Quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas?

Estruturar políticas de reembolso de despesas corporativas, além de trazer vantagens para o viajante, complementa ações da própria empresa que busca o bem-estar do colaborador e do ambiente de trabalho.

Esse documento, que podemos também chamar de guia pela sua grandiosidade, mostra todas as normas, direitos e deveres de gestores, colaboradores e área contábil em relação ao reembolso de despesas corporativas. Também estão nele quais as despesas são elegíveis para reembolso e quais são, para que o processo de prestação de contas seja o mais tranquilo e transparente possível para os dois lados. A maioria dos gastos que são ressarcidos são: hospedagem, transporte, alimentação.

O setor de viagens corporativas superou em 11,6% o período pré-pandemia no país no terceiro trimestre deste ano. O resultado é da pesquisa da Associação Brasileira das Agências de Viagens Corporativas (Abracorp). Dados da Pesquisa Nacional de Domicílios (PNAD), realizada pelo Ministério do Turismo e o IBGE, apontam que as viagens corporativas representaram 14,6% das viagens realizadas no ano de 2021 dentro do país.

O ressarcimento, como todos sabem, acontece quando há um deslocamento para a realização de eventos ou negócios fora da própria empresa. Os gastos que saem do bolso do viajante são restituídos após a volta para o ambiente corporativo pois, de acordo com a lei, a instituição é obrigada a arcar com essas despesas.

Pensando em tudo isso, no blog de hoje, falaremos mais sobre quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas para o seu negócio. Acompanhe!

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Por que ter políticas de reembolso de despesas corporativas?

Disponibilizar um documento completo com todas as políticas de reembolso de despesas corporativas ajuda a manter o viajante e a empresa seguros. Dessa forma, a empresa não deixará de realizar o ressarcimento dos gastos e o colaborador saberá exatamente como poderá agir com o dinheiro. A segurança também entra quando a questão das políticas de reembolso de despesas corporativas chega até um processo trabalhista. A fim de evitar esse tipo de ação, para que a área jurídica não seja acionada e haja transtorno no ambiente corporativo, ao cumprir completamente o exigido no guia das políticas de reembolso de despesas corporativas, tudo ocorrerá da melhor forma possível. Formalizar normas e regras nunca é demais para uma boa gestão de viagens corporativas. Assim, evita-se fraudes, falhas no reembolso e retrabalho e prejuízos no setor financeiro. Além disso, processos organizados aumentam a produtividade e diminuem os gastos desnecessários, otimizando o tempo das demandas, análises e pagamentos. Na questão de relacionamento, quando os processos são transparentes e confiáveis, há o aumento, também, da confiança entre os colaboradores e a instituição. Logo, a satisfação do viajante em realizar os deslocamentos gera maior comprometimento do mesmo com a empresa.

No tópico abaixo, conheça algumas perguntas que ajudam a compreender melhor as necessidades da empresa e do viajante no documento das políticas de reembolso de despesas corporativas. Confira: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Como montar políticas de reembolso de despesas corporativas?

Depois de saber da importância das políticas de reembolso de despesas corporativas, é interessante complementar as informações com como montar um bom guia para a sua empresa. Algumas das perguntas mais comuns que norteiam esse planejamento são:

• Quais despesas serão reembolsadas?

• Qual o valor máximo de cada despesa?

• Como e quando deve ser feita a solicitação para reembolso?

• Quais os documentos necessários para a prestação de contas?

Quais são os prazos para solicitação e pagamento de reembolso?

Para reembolsar o valor do transporte, por exemplo, é possível pensar nos quilômetros rodados. Tudo isso, obviamente, com a ajuda de um software com relatórios detalhados sobre cada viagem.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

Quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas?

Para que a execução da política de reembolso de despesas corporativas seja bem-sucedida, é crucial contar com o auxílio da tecnologia e a SAP Concur Expense é a melhor possibilidade do mercado. Na prática, essa ferramenta consiste em um sistema de gestão de gastos que permite o acompanhamento de todos os custos internos em tempo real e de modo ágil. Como também, a plataforma viabiliza o recebimento e a validação de reembolsos, facilita a transitação de informações e a otimização dos processos, garantindo a redução de despesas e melhor eficiência operacional. Mas, antes de determinar que a tecnologia SAP será a escolhida para a sua empresa, há diversos tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas e a sua organização pode determinar a que mais fizer sentido com os processos empresariais. Assim, com a implementação da SAP, as ideias já estarão organizadas e prontas para a automação do nosso sistema integrado. Abaixo, apresentaremos algumas ideias de política de reembolso de despesas corporativas:

1- Política de reembolso simples

O conceito da política de reembolso simples é possuir os itens básicos para que os processos de prestação de contas e ressarcimento aconteçam: como realizar o processo de reembolso e de prestação de contas, quais despesas são reembolsáveis, quais os comprovantes necessários, compra da passagem aérea, controle de quilometragem.

2- Política de reembolso detalhada

Já a política de reembolso detalhada possui diversos campos a mais que a simples, pois acrescenta novos pontos de acordo com as necessidades da empresa. Isso acontece em organizações de grande porte por possuírem maiores demandas. Aspectos como regras específicas para cargos diferentes, limites de valores. Tudo isso para que as especificidades do negócio sejam priorizadas a fim de garantir o melhor para todos.

A vantagem mais importante deste detalhamento citado acima é que a empresa consegue ter maior previsibilidade de despesas em diversas situações, sabendo exatamente como agir em cada uma delas. Para que haja tamanha explicação, a tecnologia de um software como os SAP Concur auxiliam no controle e automatização de processos.

3- Política de reembolso flexível

Esse último processo pode ser tanto simples como detalhado. Como? Adaptando as normas à realidade atual da empresa e definindo como a organização se portará em momentos imprevisíveis. A flexibilidade de reembolso de despesas corporativas pode acontecer, claro, desde que os processos continuem exatamente como são, para que não haja perdas de dados e prejuízos financeiros.

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Saiba mais: Contas a pagar: aprenda a realizar uma gestão eficiente em 6 passos

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O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples. Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!