O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

A gestão financeira é essencial para a saúde de uma empresa. Ela garante que os gastos sejam realizados da melhor maneira possível. Também permite identificar os excessos e desperdícios que podem ser cortados para diminuir os custos. Uma das etapas para fazer essa gestão é a alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas.

Sempre que houver despesas com colaboradores, independentemente da situação, é necessária a realização de um relatório para prestação de contas. É o que acontece, por exemplo, com viagens, compras, eventos ou até mesmo mobilidade.

É neste relatório que estão contidas todas as informações necessárias para aprovações e reembolso, como a comprovação dos gastos. Elas serão úteis para a realização de uma gestão financeira eficiente. Então, para as despesas serem consideradas válidas, é necessário legitimar os relatórios e ter uma alçada de aprovação bem estruturada, com fluxos, hierarquias definidas e um sistema flexível.

Mas esse processo pode ser confuso para quem está começando, então, vamos simplificar um pouco com este guia. Com ele você vai entender o que é a alçada de aprovação, a importância dela, os benefícios que traz, como desenvolver uma e mais. Boa leitura!

Leia também: Sistema de controle de despesas: passo a passo para implantar e otimizar processos

O que é alçada de aprovação?

Antes de tudo, você precisa entender o que é uma alçada de aprovação. Conforme o dicionário Oxford, alçada quer dizer “limite da competência de um juiz ou tribunal para, de acordo com o valor de uma causa, conhecê-la e julgá-la sem recorrer a outro órgão”.

Ou seja, podemos utilizar a palavra alçada como um limite imposto sobre determinada ação. Quando nos referimos a viagens, por exemplo, estamos falando sobre os limites e deveres que os colaboradores precisam seguir durante uma viagem corporativa. Essas limitações estão inseridas nas políticas estabelecidas e despesas da empresa.

Em uma organização, tudo deve passar pela aprovação de alguém, desde um orçamento de compras até o ressarcimento de diárias para colaboradores que viajam a negócios. A alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas serve para regular os gastos de uma empresa.

Ela é o instrumento para garantir que a despesa seja validada, segundo a política interna, antes de ser efetuada. Além disso, também funciona como um direcionador de decisões. Permitindo que os gestores identifiquem o que pode ser melhorado e otimizado para as próximas viagens ou despesas.

Saiba mais: Como otimizar a experiência do colaborador em viagens corporativas?

 Qual a importância da alçada de aprovação para as viagens e despesas corporativas?

Estabelecer a alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas oferece diversas vantagens e benefícios para as empresas. Quando se determinam regras e acordos entre a companhia e o colaborador, todos os processos se tornam mais práticos e eficientes.

Isso garante que aspectos administrativos e financeiros sejam aperfeiçoados, favorecendo o desenvolvimento da empresa. Confira alguns benefícios trazidos pela alçada de aprovação.

Identifica fraudes

O primeiro benefício trazido pela alçada é a capacidade de identificar tentativas de fraudes, por meio de gastos superiores aos permitidos ou em serviços não permitidos. Com a alçada, é realizado um bloqueio automático que traz segurança às empresas e previne possíveis fraudes corporativas.

Além disso, os gestores também terão acesso a mais informações sobre as negociações. Assim, podem identificar as irregularidades e tomar as providências.

Otimiza os processos

A elaboração da alçada de aprovação reduz o número de pessoas envolvidas em uma única solicitação e conferência de dados. Dessa forma, os colaboradores poderão otimizar seu tempo em outras tarefas, fazendo com que a aprovação de despesas e os pedidos de reembolso se tornem mais eficientes, simples e rápidos.

Outra vantagem para a rotina do negócio é a diminuição das chances de erros humanos. É possível que um colaborador faça pedidos de despesas por erro, bem como que gestores aprovem o gasto erroneamente. Mas a automação do processo e o maior controle por meio de um software especializado diminuem a ocorrência de falhas.

Autentica os processo conforme as políticas da empresa

Ao trabalhar com um processo automatizado na gestão de gastos, as solicitações de despesas feitas fora da política interna são bloqueadas. Assim, é necessária a liberação pelo líder responsável, que avaliará a demanda e decidirá a aprovação ou impedimento do gasto.

A alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas também é um modo mais seguro de acompanhar o desempenho de cada profissional durante suas viagens. Permite que os líderes saibam com mais precisão quais colaboradores vão além do limite com maior frequência.

Determina limites de gastos 

A alçada de aprovação é responsável por determinar um limite de gastos aos colaboradores. Ela não permite que o orçamento seja extrapolado, uma vez que a falta de controle financeiro para os gestores pode refletir em prejuízos para a empresa.

Quando esse controle não é realizado, é possível que os colaboradores responsáveis tenham que pagar as despesas que gerem prejuízos financeiros para a empresa. Todos os gastos devem ser coletados e analisados. Afinal, mesmo os menores podem acarretar impactos financeiros para a organização no final do mês.

Confira: 4 maneiras de modernizar as despesas corporativas

Como a alçada de aprovação facilita a gestão de reembolso?

A política de viagens da empresa é o que vai determinar como uma viagem corporativa precisa ser planejada, orçada e realizada. Também estabelece as boas práticas esperadas do colaborador que vai viajar, a fim de manter os custos dentro dos limites aprovados.

Não podemos esquecer, é claro, que ela vai estabelecer as regras para os reembolsos. Por exemplo, os tipos de comprovantes aceitos e a maneira como eles devem ser arquivados e enviados para os gestores. Conforme explicamos, a alçada de aprovação faz com que as políticas de viagem da empresa sejam seguidas.

É por isso que ela contribui de maneira significativa para que a gestão de reembolsos aconteça de uma forma mais precisa e eficiente. É a alçada que vai determinar se aquelas despesas lançadas pelo colaborador estão em conformidade com a política vigente. Também, se foram seguidas todas as regras estabelecidas nessa mesma política para que esse profissional seja reembolsado.

Mas não estamos falando apenas de análises. Afinal, você viu que um dos focos da alçada de aprovação é, também, simplificar o processo. Portanto, se tudo estiver em conformidade, o colaborador vai receber o seu reembolso seguindo aquilo que está estabelecido na política de viagens. Tudo vai acontecer com simplicidade e agilidade, facilitando o trabalho do gestor.

Ele não precisa se preocupar em realizar essa tarefa por conta própria. A alçada de aprovação se encarrega de cuidar de tudo isso para que os reembolsos legítimos sejam realizados, as tentativas de fraude barradas e para que os excessos sejam comunicados também. Isso evita que a empresa arque com custos que não deveriam sair do seu próprio orçamento, já que não estão previstos na política de viagens.

Como desenvolver uma alçada de aprovação de viagens eficiente em apenas 5 passos

Agora que você já sabe o que é alçada de aprovação nas viagens e despesas comerciais e quais suas vantagens para a empresa, vamos entender como implementar de maneira eficiente em apenas 5 passos.

1. Crie um fluxo

O primeiro passo é a criação de um fluxo. Isso vai auxiliar na visualização dos processos internos. Por meio de um fluxograma, as etapas ficarão mais claras e permitirão determinar uma rotina.

2. Construa um workflow

Após criar o fluxograma de processos, está na hora de montar o workflow no campo prático. Essa prática é a sequência lógica de etapas que permite automatizar os processos do negócio.

Nesse momento, é necessário que cada atividade seja realizada pelo colaborador certo e no momento ideal. Caso contrário, pode ocorrer retrabalho ou falta da execução de uma tarefa.

As atividades devem ser desempenhadas na sequência prevista no fluxograma para evitar a ocorrência de erros. Para isso, é importante que o máximo de operações seja automatizado por um sistema de gestão de despesas.

3. Utilize um sistema flexível

Ao considerar o tamanho da sua empresa, da equipe financeira e das demandas, a alternativa de utilizar um sistema que traga automatização e eficiência é essencial.

Assim, além de não sobrecarregar nenhum colaborador ou demandar muito tempo para as aprovações, conferências e reembolsos, você garante que o workflow seja preciso.

4. Não se esqueça do compliance 

Compliance consiste em se manter regular perante a legislação, política interna e parceiros, bem como atuar com ética e moral. No caso da alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas, isso é muito importante.

Cumprir as regras e normas regulamentares, assim como manter a ética e as políticas internas, é essencial no processo.

[Embedar este vídeo aqui: https://www.concur.com.br/resource-center/videos/fusion-exchange-sao-paulo-controle-e-compliance]

5. Utilize a tecnologia em seu favor

Por último, utilizar tecnologias para facilitar o trabalho da equipe é fundamental para evitar erros e retrabalhos, além de melhorar a produtividade e diminuir custos.

Leia também: Como aumentar a produtividade da equipe com a tecnologia de gestão financeira?

Quais os benefícios da alçada de aprovação?

Por todas as informações que apresentamos até aqui, você já deve ter percebido que a alçada de aprovação é fundamental. Ela contribui de maneira significativa para o trabalho do gestor, facilitando o controle e a gestão das viagens corporativas e dos custos envolvidos.

Sendo assim, você também já deve ter notado que é possível alcançar uma série de benefícios com a criação dessa alçada. Para reforçar essa ideia, listamos a seguir alguns dos principais que a sua empresa pode obter com essa medida estratégica.

Prevenção de fraudes

Falamos sobre a identificação de fraudes quando citamos a importância de criar uma alçada de aprovação. Mas, ao mesmo tempo que identifica e barra essas tentativas, ainda pode contribuir para prevenir essas ocorrências.

Uma vez que existe uma política de viagens bem definida e uma boa organização de todo o processo, fica mais difícil tentar fraudar algo. Inclusive, há uma inibição dessa tentativa justamente porque já se sabe que a alçada de aprovação vai identificar e barrar. Portanto, evitamos o desconforto e os problemas que podem vir dessas tentativas de fraude.

Assim, há incentivo para seguir estritamente a política de viagens estabelecida. Ao agir conforme as regras e realizar as ações solicitadas, cada viagem pode ser gerenciada da melhor maneira possível. Isso ainda assegura que os direitos do próprio viajante sejam resguardados. Ou seja, ambas as partes são beneficiadas pela alçada de aprovação: empresa e colaborador.

Processos melhorados

Perceba que para implementar a alçada de aprovação é preciso organizar etapas e fluxos de trabalho. Justamente por isso ela contribui para a melhoria dos processos de organização das viagens e da gestão delas.

Estabelecer rotinas e cronogramas faz tudo fluir de forma mais natural, eliminando ruídos de comunicação e reduzindo erros significativamente. Sem retrabalhos e outros empecilhos, a organização da viagem e a gestão dos custos não são atrasados.

Como explicamos, a alçada de aprovação simplifica tudo isso. Assim, promove mais produtividade e reduz burocracias, facilitando o trabalho de todos.

Validação facilitada

A função da alçada de aprovação é analisar gastos e custos e validar tudo isso. É claro que não se resume apenas a essa tarefa, mas esse é um dos grandes focos dela. Logo, um dos benefícios alcançados com essa estratégia é facilitar essas validações.

Mas para que isso aconteça é essencial que a alçada de aprovação seja criada de uma forma organizada e bem estruturada, conforme recomendamos. Afinal, de nada adianta ter essa alçada se há desorganização nos processos e falta de regras bem definidas.

Quando tudo isso está devidamente alinhado, a alçada de aprovação só precisa fazer as conferências e validar de maneira automática tudo aquilo que está em conformidade.

Gastos regulados

Sem o suporte da alçada de aprovação, o gestor fica sobrecarregado. O excesso de trabalho tende a favorecer a ocorrência de erros, e até mesmo deixa passar gastos e custos que não deveriam ficar a encargo da empresa, ou os orçamentos são extrapolados e podem passar despercebidos.

Mas dificilmente isso vai acontecer com a alçada de aprovação. Você viu que ela faz um monitoramento bem rigoroso do orçamento da viagem e de todos os custos extras que o colaborador tenha. Além disso, monitora aqueles que sempre fogem ao orçamento.

Isso possibilita regular os gastos com mais eficiência. Mas não estamos falando de não oferecer reembolsos, e sim de trabalhar da melhor forma a política de instruir corretamente os colaboradores e de melhorar o processo de planejamento da viagem. O principal objetivo é contribuir para que os gastos não sejam excessivos, e ainda assim, o orçamento conseguir atender às necessidades de quem vai viajar.

Como a tecnologia pode ajudar?

Explicamos que uma das etapas para desenvolver a alçada de aprovação é utilizar a tecnologia. Isso porque ela reduz a operacionalidade, facilita o armazenamento e a centralização das informações, além de contribuir para a realização de análises.

Ter uma ferramenta como aliada evita que todas essas tarefas sejam realizadas por meio da força humana. O próprio sistema fica encarregado de conferir as informações, de verificar os comprovantes, de calcular custos e orçamentos, e assim por diante.

Ou seja, diminuímos a carga de trabalho também para quem vai atuar na alçada de aprovação. Ainda, aumentamos a precisão dos processos, já que podemos contar com a inteligência da máquina para fazer essas análises. Isso evita a ocorrência de erros humanos, de falhas ou de que algum detalhe passe despercebido em função do excesso de informações que precisam ser analisadas.

Além de tudo isso, a tecnologia realiza esses processos com agilidade. Afinal, o nível de processamento é mais rápido, portanto, evitamos o acúmulo de trabalho, aumentamos a produtividade e a eficiência.

Sem falar que ao utilizar a tecnologia fica ainda mais fácil gerar relatórios para identificar o que está fugindo às políticas de viagem da organização. Ou seja, monitoramos todos esses processos com maior precisão também.

Como monitorar os processos?

Você viu no tópico anterior que a tecnologia é uma aliada para monitorar os processos. Isso porque quando utilizamos uma ferramenta de gestão ela mantém todos os dados e informações sobre as viagens devidamente registrados. Logo, é mais difícil burlar o sistema, e o gestor consegue ter uma visão clara de tudo o que está acontecendo.

Mas antes de adotar uma ferramenta de gestão é preciso que a política de viagem esteja muito bem estabelecida. Assim o gestor conseguirá identificar quando algo estiver contra essas regras para tomar as providências cabíveis. Isso pode ser feito por meio de mudanças na política, por instrução e treinamento dos colaboradores ou até mesmo por aplicação de advertências.

Uma vez que as regras estão definidas, a ferramenta poderá ser escolhida e configurada para padronizar os processos. Com as informações centralizadas, o gestor pode monitorar tudo e verificar se está em conformidade com as políticas definidas.

O gestor ainda poderá estabelecer alguns indicadores (KPIs) para gerenciar despesas e viagens corporativas. Dessa forma, terá como aliada a tecnologia para obter as informações que precisa para fazer os cálculos dos seus indicadores, e poderá verificar se tudo está de acordo com aquilo que espera para os orçamentos e os custos com as viagens.

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Ter uma alçada de aprovação pode facilitar de forma significativa a gestão das viagens, dos custos e das despesas delas. Isso porque, como vimos, ela contribui para maior agilidade nos processos e nos fluxos de trabalho, evitando a ocorrência de erros e possíveis fraudes para que você possa controlar as viagens corporativas com mais eficiência.

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