8 benefícios da gestão proativa de gastos na empresa

Não é difícil entender os benefícios de controlar os gastos dentro da empresa. Quando as despesas se tornam muito altas, a tendência é de que a saúde financeira do negócio seja comprometida. Contudo, como adotar uma mentalidade de redução de desperdícios financeiros e se antecipar aos problemas? Por meio da gestão proativa.

Essa abordagem propõe que o planejamento financeiro deve ser realizado de modo a preparar a empresa para lidar com momentos de dificuldade — e para aproveitar os cenários de alta para fortalecer o seu caixa. Neste post, falaremos um pouco mais do conceito e dos benefícios de adotar essa estratégia. Boa leitura!

O que é gestão proativa?

A gestão proativa de gastos é uma abordagem que proporciona que os líderes se antecipam e resolvem problemas financeiros mesmo antes que eles surjam. Isso é feito por meio da administração preventiva e de um acompanhamento dos custos e despesas.

Nesse sentido, a gestão proativa garante uma governança preventiva, propondo medidas para evitar crises e manter a boa saúde financeira do negócio.

O próprio termo "proativa" já mostra que essa abordagem visa antecipar problemas futuros, assim como a necessidade de realizar alterações em projetos. Quando os líderes e suas equipes acompanham os trabalhos de perto, fica bem mais fácil lidar com imprevistos e obstáculos.

Como funciona?

A gestão proativa combina um mindset de proatividade, tecnologias e colaboradores com a autonomia necessária para tomar decisões dentro da empresa.

Nesse sentido, ela é uma mudança cultural completa. Não basta apenas adotar uma solução digital e manter práticas nocivas, como a falta do gerenciamento do fluxo de caixa. Ela garante uma alteração do paradigma, de modo a colocar a saúde financeira do negócio como prioridade.

Qual a diferença entre gestão proativa e outros tipos de gestão?

O gerenciamento proativo é um modelo de gestão preventiva, com uma supervisão antecipada dos problemas financeiros. O foco é criar condições favoráveis para que a empresa esteja bem preparada tanto para momentos de alta como de baixa no mercado.

Assim, a empresa evita ter que encarar com rombos financeiros e outros problemas de caixa no momento que eles aconteçam — o que seria bem mais caro e ainda pegaria os líderes de surpresa.

Quais os benefícios da gestão proativa de gastos?

Entendido o conceito, nada melhor do que listar os benefícios dessa prática.

1. Maior controle financeiro

O monitoramento antecipado dos gastos e o controle proativo das práticas financeiras ajudam a empresa a organizar suas finanças — e garantir que os custos não saiam do controle.

2. Redução de custos

Com uma coordenação proativa dos gastos e um mapeamento ativo de todos os recursos que a empresa tem, os gestores entenderão melhor a realidade do negócio. Com isso, poderão reduzir custos desnecessários e identificar focos de desperdício dentro da organização.

3. Mais informações para tomada de decisão

A gestão proativa de gastos aposta no uso da tecnologia para fornecer um maior número de informações relevantes para os gestores. Com mais dados em mãos, as decisões tendem a ser mais precisas e focadas.

4. Prevenção de fraudes

Muitas vezes, as fraudes ocorrem por falta de controle por parte dos gestores, que não adotam uma direção preventiva dos gastos.

Com o uso de tecnologias feitas sob medida e uma mudança de mindset na organização, que passa a se tornar mais orientada aos dados, a tendência é de que as fraudes não ocorram com tanta frequência.

Basta acompanhar alguns escândalos e histórias de rombos financeiros em grandes empresas na imprensa para notar que os motivos sempre giram em torno de falta de informações por parte de quem toma as decisões. Afinal, se eles estivessem munidos com dados suficientes, poderiam realizar ajustes de rota dentro do negócio.

Por isso, a gestão proativa aposta em uma supervisão antecipada dos problemas e em administração preventiva para evitar o surgimento de fraudes que comprometam financeiramente o negócio.

5. Competitividade

Com uma mentalidade de proatividade, a empresa melhora as suas operações e rotinas do dia a dia. Os resultados são melhores entregas para os seus clientes, maior nível de confiança dos parceiros de negócio e uma presença mais marcante no mercado de atuação.

Nesse sentido, não é exagero dizer que a gestão proativa dos gastos resulta em uma vantagem competitiva significativa para a empresa. Quando ela reorganiza seus processos internos e aumenta os cuidados com os gastos, eles podem se transformar em recursos para investimentos para fazer o negócio crescer.

6. Aumento da resiliência financeira

A resiliência financeira é a capacidade que a empresa tem de se recuperar de dificuldades momentâneas e driblar momentos de crise no seu ramo de atuação. Isso só é possível quando o planejamento é de longo prazo, com medidas para se antecipar às oscilações no mercado.

Ao adotar uma mentalidade de gestão proativa, e contar com tecnologias que proporcionem o cumprimento dessa estratégia, a resiliência financeira da empresa aumenta. Ela estará mais preparada para enfrentar os cenários de incerteza e as mudanças naturais do mercado.

7. Autonomia

Uma das características principais de uma gestão financeira proativa é a autonomia, que é adquirida de diversas formas:

• a autonomia concedida pelo uso de soluções digitais que favoreçam o monitoramento financeiro do negócio. Desse modo, o número de tarefas manuais é reduzido e a empresa ganha em agilidade;
• a autonomia dada a colaboradores bem capacitados, que estarão bem preparados para tomar decisões sensíveis;
• a autonomia dos próprios gestores, que terão informações e dados prontos para decidir os rumos da empresa.

8. Melhora no gerenciamento do fluxo de caixa

O fluxo nada mais é do que o montante de dinheiro no caixa da empresa, dentro de um período específico. Quando a organização não monitora continuamente esse indicador, ela pode ter surpresas negativas em momentos de crise.

Como a gestão proativa tem tudo a ver com um gerenciamento antecipado de riscos e com medidas preventivas para cuidar da saúde financeira do negócio, a gestão otimizada do fluxo de caixa é um dos seus benefícios.

Como adotar uma gestão mais proativa?

Caso o seu negócio já tenha um quadro qualificado de colaboradores, a melhor maneira de adotar uma gestão proativa dentro da empresa é contar com tecnologias que otimizem o potencial da sua equipe.

Desse modo, você consegue visualizar os custos e despesas em tempo real, realizar projeções para o futuro, realizar o controle proativo dos gastos de viagens corporativas e gerar relatórios para melhorar a tomada de decisão.

Como o SAP Concur ajuda a ter uma gestão mais proativa de gastos?

O SAP Concur é uma solução digital robusta que oferece análise de dados para que você visualize a situação do seu negócio, faça ajustes financeiros e consiga prever cenários de riscos. O sistema tem uma grande ênfase na gestão proativa.

Com ele, você ficará por dentro de todas as despesas de modo a conseguir gerenciar melhor o fluxo de caixa — isto é, controlar as entradas e saídas de receita dentro do negócio. Com alertas agendados para ajudar no dia a dia, será mais fácil cumprir à risca as suas políticas de gastos.

Os usuários do SAP Concur ganham uma visão consolidada e atualizada das suas despesas. Essa interação é feita por meio de painéis e relatórios personalizados, que proporcionam informações de fácil compreensão para os colaboradores.

Como você viu no artigo, a gestão proativa combina diversas características positivas: gestão preventiva dos gastos, monitoramento, controle proativa e uma liderança antecipada, de modo que a empresa aumente sua resiliência financeira.

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