Os processos das viagens corporativas continuam mudando: conheça os desafios e se adapte
Os processos das viagens corporativas continuam em plena mudança e transformação, em decorrência das adaptações às medidas de saúde contra o coronavírus, mas também com a retomada dos negócios e a aceleração da vacinação. Neste cenário atual, com tantas modificações, é fundamental estar por dentro de todos os detalhes e novidades que estão ocorrendo, como por exemplo:
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Adoção de novas tecnologias para digitalizar as operações em aeroportos, assim como os processos das viagens corporativas;
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Planejamento e medidas de cuidados com os colaboradores, principalmente em viagens de negócios;
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Recuperação gradual do ritmo de viagens a fim de realizar reuniões com clientes e participar de eventos;
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Menores orçamentos para a realização das viagens;
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Maior transparência quanto a todos os processos de viagens, ações de segurança sanitária e políticas de controle de despesas;
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Aumento da flexibilidade das empresas em relação às viagens para atender às demandas dos colaboradores;
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Entre outros.
Vale destacar que 24% dos gestores de viagens acreditam que sua empresa deve retomar as viagens corporativas neste 3º trimestre do ano e 25,3% preveem essa volta para o 4º trimestre. Os dados são de um estudo da Alagev (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas).
Os processos das viagens corporativas estão no centro das atenções
Com esse contexto, obviamente, os processos das viagens ficam em xeque. Afinal, os gestores e líderes de negócios precisam ser resilientes e flexíveis o suficiente para fazer os negócios progredirem com segurança e sustentabilidade, com adaptação rápida às novas prioridades e aos protocolos em constante evolução. Vamos ver os novos desafios para esse momento de mudança e retomada de negócios e viagens, descobrindo como se adequar a eles:
Flexibilidade
Segundo o estudo 2021 Global Business Traveller Report, 72% dos viajantes de negócios classificam a flexibilidade como a principal consideração para viagens. Além disso, 68% dos entrevistados afirmam que desejam retornar às viagens de negócios, mas desejam fazê-lo em seus próprios termos. VVale destacar que essa flexibilidade envolve as escolhas de transporte, hospedagem e datas de viagem.
Novas regulamentações governamentais
As normas e regulamentações em torno das viagens corporativas passam por adequações para garantir a saúde e segurança dos colaboradores. São regras que dizem respeito ao uso de passaporte de saúde digital, apresentação de comprovante de vacinação ou teste negativo de Covid-19, além de tecnologias para facilitar os processos, como por exemplo, no embarque.
Já existem soluções de reconhecimento facial no aeroporto de Congonhas, em São Paulo, evitando a necessidade de manusear documentos em papel. Por essas e outras, as empresas devem ficar atentas para garantir que os viajantes corporativos estejam aptos a cumprir tais regras.
Transparência na gestão de viagens corporativas
A transparência é um aspecto que caminha de mãos dados com a flexibilidade concedida aos trabalhadores e o cumprimento das normas. Nesse sentido, é importante contar com uma estreita colaboração com os profissionais antes de implementar as políticas internas e processos das viagens corporativas.
Com isso, cria-se uma confiança para estabelecer o programa de viagens com assertividade e ainda é possível implementar soluções de viagens e despesas com tranquilidade, explicando como serão os critérios e reembolsos.
Alterações e cancelamentos de voos
Com as constantes aberturas e fechamentos de países e cidades para viagens, em decorrência das condições da pandemia em cada local específico, é preciso ficar atento ao risco de alteração ou cancelamento nas viagens de última hora.
Assim, com ferramentas tecnológicas, a gestão pode fazer remanejamentos e novos planejamentos das viagens dos colaboradores, com toda a segurança necessária.
Orçamentos mais enxutos e melhor eficiência financeira
Voltando ao estudo da Alagev, fica claro que os orçamentos para as viagens corporativas estão reduzidos. Para 59,4% dos gestores de viagens, a disponibilidade de recursos diminuiu em relação a 2019. Para 16%, está igual e, para apenas 5,8%, aumentou.
Isso acontece, principalmente, por conta da crise gerada pela pandemia, que exigiu que as empresas garantissem maior eficiência financeira e otimização dos gastos realizados em viagens.
Revisão das políticas e processos das viagens corporativas
Por fim, é importante lembrar a importância da revisão e atualização das políticas e dos processos de viagens corporativas. O que envolve tanto a estipulação de tetos de gastos, prazos para pedidos de reembolsos e os documentos necessários para prestação de contas, como também todos os detalhes e medidas para a proteção dos colaboradores.
Segundo o Global Business Traveller Report, inclusive, 31% dos entrevistados pediriam para limitar as viagens se sua empresa não implementasse políticas ou medidas para ajudar a proteger sua saúde.
Como a SAP Concur ajuda na adaptação dos processos das viagens corporativas
Para superar todos os desafios citados acima e conseguir adaptar sua empresa com tranquilidade, nada melhor do que contar com uma solução tecnológica inovadora e eficiente, como o SAP Concur Travel & Expense. A ferramenta da SAP Concur permite na prática:
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Realizar os planejamentos de viagens;
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Gerenciar as despesas e gastos corporativos, contribuindo para maior eficiência e controle de custos;
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Manter o cuidado com os colaboradores e aprimorar a experiência de viagem, com recursos de dever de diligência;
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Facilitar os processos de reembolso de despesas;
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Garantir maior visibilidade financeira e relatórios personalizados para embasar a tomada de decisão.
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