Como mitigar as fraudes nas despesas corporativas? Entrevista com Denis Tassitano, VP da SAP Concur

29/09/2021
As fraudes nas despesas corporativas geram graves prejuízos para as empresas. Por isso, é tão importante saber como mapear e controlar os gastos dos colaboradores, de olho na prestação de contas e nos relatórios de despesas, a fim de garantir que os reembolsos sejam realizados de forma adequada.
 
Assim, é possível manter os gastos dentro das políticas internas e garantir o compliance do seu negócio.
Para conversar sobre este assunto em torno das fraudes nas despesas corporativas, convidamos o vice-presidente da SAP Concur, Denis Tassitano
 
Com mais de nove anos de atuação dentro da SAP (2005-2011 e de 2017 até o momento), Denis chegou à vice-presidência da Concur em janeiro de 2021. Confira na sequência esse bate-papo exclusivo com Denis e tire suas dúvidas sobre as fraudes corporativas. 

O que pode ser considerado uma fraude nas despesas corporativas? Quais os tipos mais comuns?

Nas fraudes, você pode submeter despesas que não existem, despesas que existem de maneira duplicada ou inflar as despesas. São vários tipos de fraudes diferentes e os mais comuns são esses:
  • Despesas que não existem
  • Despesas de maneira duplicada
  • Despesas infladas
Também temos alguns erros que podem ser cometidos. É uma linha bem tênue entre erro e fraude. Eu posso submeter uma despesa e, depois, ter esquecido e submeter novamente. Isso pode ser uma fraude ou uma falha. Sempre queremos pensar que a pessoa não é uma pessoa que está fraudando, podendo ser uma falha. 
 
Mas, em geral, é isso: são despesas que não ocorrem. Por exemplo: eu não fui para o almoço com o cliente, mas peguei a despesa desse almoço e submeti como se fosse o almoço com cliente. E também eu fui para o almoço e submeti essa despesa duas vezes: uma nesse mês e uma na outra quinzena ou no outro mês. Esses são os tipos mais frequentes que encontramos. Também é possível mentir na quilometragem. Então, eu saio de casa e percorro um trajeto de 5 km, mas falo que foi um trajeto de 50 km. Essa é outra modalidade.
 

Qual a ocorrência mais comum: fraudes ou erros?

Infelizmente, as fraudes nas despesas corporativas são mais comuns do que os erros. Até porque, quando você implementa uma solução, você consegue identificar isso mais facilmente. 
 
O que precisamos saber é que quem está no governo é um extrato da nossa sociedade e quem está na empresa é um extrato da mesma sociedade. Então, o nível de corrupção que vimos no governo também ocorre na iniciativa privada. Todo o descomando e o descontrole que costumamos criticar do governo, nós também temos em proporções até maiores na iniciativa privada. Qual a diferença? No governo, pode parecer que não, mas tem controle. Hoje mesmo, eu posso entrar no portal da transparência e buscar o que o deputado em que eu votei consumiu no último mês. Já a maioria das empresas não têm esse tipo de controle. Se você pedir um extrato do que foi consumido de maneira clara, eles não têm esse controle.
 
Então, é importante ter consciência de que, se tem fraude no governo, tem no setor privado. A diferença é que, no setor privado, não se tem um órgão de imprensa indo lá pegar as fraudes. Se eu fosse um deputado e gastasse um dinheiro onde não poderia, teria um veículo de imprensa atrás de mim para, depois, publicar a notícia no outro dia. Eu trabalho na SAP e, se eu for consumir onde não posso, não vai ter nenhum órgão de imprensa atrás de mim. Desse modo, temos a impressão equivocada de que fraudes só ocorrem no governo. Mas não! As fraudes ocorrem, às vezes, em maior escala, na iniciativa privada. É que, na iniciativa privada, não tem ninguém indo atrás ou, quando vai atrás, não é comunicado na imprensa. A iniciativa privada controla as fraudes, manda as pessoas embora, realiza seus próprios acordos e acaba ali.
 
Logo, tudo o que vemos que acontece no governo, como gastos excessivos e gastos fora da política, também acontece na iniciativa privada. A diferença é que algumas empresas pegam e outras não. No meu caso, se eu for no restaurante aqui do lado e gastar R$ 2 mil em alimentação e bebidas, não tendo a ver com o meu trabalho, a SAP pega isso, porque tem o Concur e tem ferramentas para identificar. Mas, se não tivesse ferramentas, talvez minha assistente iria fazer o relatório e passaria batido. Até porque, em altos níveis, é onde você encontra altos níveis de corrupção. Por isso, as empresas precisam criar essa consciência e colocar ferramentas de controle para não ficar apenas nas mãos de humanos cuidar disso.

Quais os sinais que o gestor pode identificar de que está havendo uma fraude?

O principal é que o gestor não deveria identificar as fraudes. Digo isso, porque nós temos que deixar para as máquinas fazerem o trabalho de máquina e a gestão fazer o trabalho de gestão. Esse trabalho de identificar fraudes tem que ser um trabalho feito por máquinas. Por isso, temos algumas soluções focadas nesse aspecto.
 
Se o gestor tiver que parar para avaliar relatório de despesas, avaliar se a despesa já foi submetida ou não, o gestor vai deixar de fazer o trabalho dele para ir atrás de fraude. Então, o trabalho de identificar fraudes tem que ser feito por máquinas, como por exemplo, inteligência artificial, soluções, softwares etc.
 
A gestão tem que focar no trabalho que cada área deve realizar, seja o financeiro, as vendas, o marketing, entre outros. Fraudes têm que ficar numa área focada em fraudes, mas que não pode deixar para um humano fazer esse processo, porque o humano vai ter um trabalho não focado em estratégia. Temos que deixar a automatização para aquelas atividades que podem ser automatizadas e este é um caso.

Quais as principais consequências ou prejuízos que as empresas podem sofrer se não identificarem as fraudes?

O prejuízo mais claro é o financeiro. Tem colaboradores que chegam a aumentar em 10% e até 15% o seu salário só com esse tipo de fraude. E tem o prejuízo de imagem. Então, em uma empresa em que o colaborador frauda e é pego, isso fere não só a imagem do colaborador, mas também a da empresa. Um exemplo muito claro é o governo. Quando as fraudes aparecem no governo, não pensamos apenas na imagem do colaborador e sim na imagem do governo e do órgão público como um todo.
 
Logo, o prejuízo mais nítido é o financeiro, com a empresa perdendo dinheiro que poderia ser economizado, mas também tem o impacto na imagem da empresa e do colaborador. E esse impacto na imagem é um impacto que não se consegue mensurar, sendo, muitas vezes, maior do que o financeiro. Se você pegar uma multinacional e tiver o impacto de prejuízo financeiro, uma vez o colaborador sendo descoberto, isso pode representar milhões e milhões, dependendo do tipo de fraude. Portanto, esse impacto não é possível de mensurar, mas é muito forte.
 

 

Quais dicas para evitar as fraudes nas despesas corporativas?

Em primeiro lugar, é preciso automatizar todo o processo e colocar inteligência no processo. Só de implementar essa inteligência, você já evita parcialmente a fraude. Por exemplo: se você vê aquela placa de quem tem um radar na via, independentemente de ter um radar na via ou não, você já vai pisar no freio. Dessa maneira, quando você automatiza o processo, você já começa a evitar as fraudes.
 
Outro ponto é estabelecer políticas claras e comunicar essas políticas. Como eu comentei, inclusive, em alguns momentos, não chega a ser fraude e, às vezes, é algum erro. Ou seja, eu posso fazer um consumo fora da política, porém, se a política não está comunicada, não tem como eu saber.
 
Então, você identifica a fraude desde o momento da contratação, apesar de ser mais difícil fazer uma avaliação da índole da pessoa, mas a contratação é fundamental para isso. Agora, é importante estabelecer políticas claras para evitar gastos fora das regras. E, em se tratando de fraudes, você tem que automatizar para inibir e pegar o fraudador.
Isso porque, enquanto você coloca uma pessoa dedicada para identificar essas fraudes, ela não tem essa rapidez de quem está fraudando e ficam buracos. No entanto, quando o fraudador se depara com inteligência artificial e com automatização, então, a empresa está indo mais rápido do que o fraudador.

Qual a importância do compliance neste cenário de prevenção das fraudes?

Agora que muito se fala sobre ESG (social, ambiental e de governança), o compliance vem muito forte nessas três áreas, porque governança é compliance e o ambiental e social também convergem para a governança. Quando você tem uma empresa que não só comunica as políticas, mas segue as políticas, as regras e o que está determinado, isso vai dar valor para a organização.
  • Valor de mercado: ou seja, se a empresa tem suas ações na Bolsa ou possui investidores;
  • Valor para os funcionários: porque a empregabilidade aumenta e vão ter mais pessoas querendo trabalhar nessa empresa.
Na prática, o compliance vai ditar se a empresa é confiável e isso vai atrair muito mais mão de obra, investidores e atenção, além de atrair também mais consumidores. Então, os negócios com o compliance regendo suas diretrizes possuem uma abordagem holística em relação a diferentes disciplinas, que são fundamentais para seguir não só no curto prazo, mas no curto, médio e longo prazo. Por isso, quando falamos de ESG, tratamos de compliance, governança e da parte de controle como um todo.
 

Como a SAP Concur ajuda a mitigar as fraudes nas despesas corporativas?

A resposta dessa pergunta vem ao encontro do que eu comentei de ter soluções que possam automatizar a detecção de fraudes e não ter a necessidade de deslocar pessoas do seu dia a dia para começar a virar investigadores.
 
Então, você conta com uma solução, que, por meio de machine learning e evolução tecnológica, consegue antecipar a fraude e também inibi-la. Ou seja, mais do que antecipar, se você inibe, você não precisa identificar lá na frente os casos de fraudes. O fraudador já sabe que ele tem uma tecnologia de ponta, que é muito mais inteligente e consegue atuar muito mais rápido do que ele para antecipar essa fraude.
 
Dessa maneira, por meio da nossa solução, conseguimos entregar para as empresas um histórico de ganhos reais. Quando falamos de ganhos de imagem, esse é um impacto que, muitas vezes, não se consegue calcular. Mas temos casos de ganhos reais de inibir fraudes de duplicidade de nota fiscal, de relatórios errados de reembolso de quilometragem, de detectar consumos fora de política, entre outros.
 
Portanto, temos como apresentar casos reais e também criar business cases para nossos clientes. Assim, eles podem mensurar como e de onde vem esse retorno. Nós conseguimos entregar todo um histórico de casos comprovados para sustentar os números que vamos apresentar para cada um dos cenários. Isso porque, a depender do cliente, ele pode ter um retorno maior em cenários distintos. Por exemplo: se você tem uma equipe que viaja muito e apresenta muitos relatórios em relação à quilometragem, nós conseguimos apresentar retornos em relação a essa métrica. Se você tem viagens internacionais, também podemos apresentar retorno. Então, para cada uma das despesas, nós podemos mostrar casos reais de sucesso nos mercados distintos.
 
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