Gestão de despesas e viagens corporativas pós-pandemia: resiliência é a chave
O mundo mudou! A pandemia do coronavírus, que atingiu todos nós em março de 2020, transformou a forma como as pessoas trabalham, viajam e se relacionam, além de criar maior consciência sobre os gastos realizados internamente nas empresas. Nesse sentido, a gestão de despesas e viagens corporativas também precisa evoluir.
Neste cenário, a resiliência é um elemento central para o futuro pós-pandemia para a retomada e o crescimento dos negócios, englobando todos os processos e setores, incluindo a gestão de despesas e viagens corporativas.
Afinal, neste caso, é necessário avaliar os novos modelos de trabalho, como o home office e o híbrido, e o retorno das viagens, com o contexto de maior flexibilidade para os colaboradores fazerem escolhas e também com orçamentos mais limitados para os gastos iniciados pelos profissionais.
Vale destacar que, segundo pesquisa da Robert Half, 73% dos executivos brasileiros têm a intenção de realizar menos reuniões ou treinamentos presenciais, ou seja, menos viagens para negócios. Na prática, são muitas novidades e transformações para as quais os gestores e líderes de negócios devem se preparar e planejar cuidadosamente. Por isso, falamos em resiliência, que se trata da habilidade de superar essas adversidades e obstáculos, reagir, se aprimorar e seguir em frente fortalecido.
Inclusive, uma pesquisa do IBGE revela que, em 2015, diante da crise econômica no Brasil, as empresas resilientes geraram R$ 121,2 bilhões em receita líquida. Só isso, já mostra a importância de ser resiliente.
Como a resiliência ajuda na gestão de despesas e viagens corporativas
Depois dessa contextualização, vamos entender os principais pontos que devem ser levados em consideração para os gestores e líderes aproveitarem a resiliência na gestão de despesas e viagens corporativas.
Mapeamento de despesas e viagens no cenário híbrido
O híbrido será o modelo mais comum de atividade no período pós-pandemia, seja no formato de trabalho, nas viagens ou nas reuniões. O que envolve os gastos de colaboradores em todos esses regimes de atuação. O desafio dos executivos, gestores financeiros, diretores de viagens e RH é entender quais despesas devem ser incorporadas neste novo modelo e adequar suas políticas.
Fortalecimento da comunicação
A gestão de despesas e viagens corporativas pós-pandemia, neste formato híbrido, envolve uma comunicação aberta e efetiva com os funcionários sobre as mudanças em relação aos programas, processos e políticas de despesas e viagens.
Com isso, eles saberão os requisitos de viagem, o que podem fazer com relação aos gastos corporativos e como funciona o reembolso.
Priorização da segurança dos funcionários
Como já comentamos algumas vezes no blog da SAP Concur, o dever de diligência assumiu uma grande importância com a pandemia do coronavírus. Afinal, a avaliação da segurança se tornou um elemento central para aprovar as viagens e se comunicar com os funcionários antes, durante e depois das viagens.
Neste caso, é fundamental ser uma empresa resiliente, verificando os obstáculos atuais das viagens e o que precisa ser feito, incluindo investimentos de recursos, para garantir a segurança dos colaboradores. Também vale a pena ouvir o feedback dos viajantes para assegurar que o programa seja bem-sucedido.
Além disso, é bom pensar na saúde mental e emocional da equipe. De acordo com outro estudo da Robert Half, 48% dos executivos avaliam a possibilidade de oferecer benefícios como aulas de mindfulness, yoga e outras para promover mais qualidade de vida.
Inovação como foco
Quando se trata da gestão de despesas e viagens corporativas pós-pandemia, é cada vez mais urgente ter ferramentas eficientes para acelerar os processos de prestação de contas, reembolsos, aprovações, geração de relatórios e muito mais. Por isso, as inovações tecnológicas não podem mais esperar.
Uso de tecnologias contactless
Aliando a segurança do colaborador e as inovações, nada melhor do que investir em tecnologias inteligentes contactless, garantindo a manutenção de distância, evitando contato e eliminando o uso do papel. Imagine por exemplo mostrar sua reserva no aparelho celular ou receber imagens de comprovantes de pagamento pelo dispositivo.
Governança de gastos
Em busca de maior eficiência financeira, otimização de recursos e economia, cada vez mais se fala em controle de gastos, conformidade com a política de despesas, identificação e eliminação de fraudes. Então, é bom implementar essas medidas o quanto antes no seu negócio, assegurando menos riscos e maior eficiência financeira.
Como a SAP Concur facilita a gestão de despesas e viagens corporativas pós-pandemia
Uma ferramenta essencial para apoiar sua empresa na resiliência quanto à gestão de despesas e viagens corporativas pós-pandemia é o SAP Concur Travel & Expense. Com o sistema da SAP Concur, é possível superar todas as adversidades internas e atingir:
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Mapeamento de despesas e viagens;
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Maior visibilidade de gastos;
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Uso de tecnologias para gestão completa de viagens e despesas, desde o planejamento de viagens, até a prestação de contas, reembolsos e relatórios;
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Dever de diligência com foco na segurança dos colaboradores;
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Maior conformidade de gastos.
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