Como a digitalização de recibos transforma os processos das despesas corporativas

22/12/2021
A transformação digital vem acelerando a adoção de medidas mais efetivas para a gestão de despesas corporativas, como é o caso da digitalização de recibos.
 
De maneira prática, sabemos que as medidas tradicionais para o gerenciamento de gastos empresariais, geralmente, são burocráticas e demoradas, pois dependem da apresentação de diversos relatórios e comprovantes em papel físico para que os reembolsos sejam realizados.
 
Para se ter uma ideia, segundo dados de relatórios de viagens, parte dos viajantes corporativos concordam que os procedimentos atuais são desnecessariamente complicados. Além disso, essa mesma pesquisa nos revela que um colaborador leva em torno de 2h para preencher os relatórios após uma viagem e esperam cerca de 4 semanas para receberem os valores de reembolsos. Inclusive, muitos funcionários já recusaram uma viagem de negócios por conta da demora nos reembolsos.
 
Diante disso, a digitalização de recibos pode solucionar esses problemas e garantir uma gestão mais efetiva da operação. Nesse cenário, confira abaixo quais são os benefícios dessa iniciativa e como implementá-la com tecnologia.
 

Quais os benefícios da digitalização de recebidos?

A digitalização nada mais é do que repassar ao mundo online um documento físico. Antigamente, esse processo era feito apenas por meio de impressoras multifuncionais, que permitiam escanear documentos e salvá-los em arquivos digitais.
 
Para isso, os colaboradores precisavam esperar chegar até o escritório ou em casa para conseguirem enviar os comprovantes, correndo o risco de perder esses recibos. Inclusive, de acordo com a pesquisa supracitada, o extravio dos comprovantes de gastos gera um desfalque de 500 dólares anuais aos colaboradores.
 
Atualmente, porém, a realidade é outra. Com a inovação, é possível realizar a digitalização de recibos em tempo real e na palma da mão, por meio dos próprios dispositivos móveis. Dessa forma, não somente os funcionários, mas também as empresas podem desfrutar de uma série de benefícios, como:

Melhora a experiência dos colaboradores

Como citado, a perda ou extravio de comprovantes, infelizmente, é uma situação comum. Ao contar com o recibo eletrônico, porém, os viajantes conseguem apresentar esses documentos com rapidez, minimizando qualquer tipo de risco que prejudique os reembolsos da despesa.
 
Além disso, o preenchimento de relatórios se torna muito mais simples, o que otimiza o tempo dos colaboradores e garante eficiência e produtividade.
 

Reduz gastos

Outra vantagem expressiva da digitalização de processos é a redução de gastos, tanto da própria operação, quanto dos reembolsos.
 
Ao adotar medidas mais eficazes de validação e auditoria de informações, a sua organização consegue mitigar os riscos de fraudes ou falhas nas informações apresentadas e, consequentemente, minimiza as chances de que pagamentos sejam realizados de maneira errada.
 
Por outro lado, a eficiência operacional também é uma maneira de reduzir custos, isso porque os colaboradores usam menos tempo em atividades mecânicas e repetitivas, o que permite maior foco nas atribuições que realmente fazem a diferença para o sucesso do seu negócio.

Torna os reembolsos mais rápidos

Por meio da digitalização de recibos, os seus colaboradores conseguem enviar os comprovantes para reembolsos em tempo real, acelerando o trabalho do time financeiro e garantindo pagamentos mais rápidos.
 
Com a tecnologia correta, é possível implementar auditorias detalhadas em todas as solicitações, minimizando qualquer tipo de erro.

Garante mais transparência na operação

Por fim, ao adotar a digitalização, uma empresa consegue atingir e conformidade na operação, aumentando os aspectos de governança corporativa, proteção de dados e transparência.
 
Isso pode trazer benefícios não somente para o cotidiano da organização, mas também diferencial competitivo, visto que valoriza as práticas de ESG e melhoram a imagem da empresa para o mercado.
 

Conheça o SAP Concur Expense

Se você deseja adotar a digitalização de recibos na sua empresa, o SAP Concur Expense pode ajudar! Consistindo em um sistema de gestão de despesas completo, intuitivo e responsivo, o SAP Concur Expense conta com ferramentas inovadoras que facilitam o cotidiano das operações. Dentre as principais atribuições do sistema, estão:
  • Facilita a digitalização por meio do envio de fotos dos comprovantes;
  • Permite o gerenciamento de gastos online;
  • Automatiza a elaboração e envio de relatórios;
  • Integra processos de despesas e viagens;
  • Oferece uma visão holística da operação;
  • Simplifica as auditorias em todos os pedidos de reembolsos.
Além disso, o SAP Concur Expense pode ser utilizado tanto por ambientes da web quanto dispositivos móveis, facilitando o preenchimento por parte dos colaboradores.