Redução de custos de viagens na saúde: estratégias práticas para hospitais e clínicas

No setor de saúde, a eficiência operacional é o que permite que os recursos sejam direcionados para o que realmente importa: o bem-estar do paciente e a inovação médica. No entanto, um ralo financeiro silencioso costuma passar despercebido em muitos hospitais e clínicas: a falta de iniciativas estruturadas de redução de custos de viagens.

Seja para enviar equipes a congressos, realizar treinamentos de novos equipamentos em outras unidades ou deslocar especialistas para procedimentos complexos, o volume de viagens na saúde é alto.

Sem um controle rigoroso, as passagens de última hora, as hospedagens sem negociação e os gastos extras acumulados geram desperdícios significativos que comprometem a sustentabilidade do negócio.

Continue a leitura para entender como corrigir o problema!

Onde estão os maiores custos de viagens corporativas?

Para economizar em viagens corporativas, o primeiro passo é identificar onde o dinheiro está sendo gasto. Na área da saúde, os custos não se limitam apenas ao bilhete aéreo — eles se ramificam em uma cadeia complexa. Vamos conhecer as principais fontes.

Passagens aéreas e transporte

Este costuma ser o item mais pesado. Na saúde, a necessidade de deslocamento pode surgir de forma repentina, o que leva à compra de bilhetes com tarifas de urgência (que chegam a custar o triplo do preço padrão).

Além disso, o transporte terrestre (traslados, táxis e aplicativos) em grandes centros urbanos soma valores consideráveis ao final do mês.

Hospedagem e diárias

Manter médicos e técnicos em hotéis sem tarifas corporativas negociadas é um erro comum. A falta de parcerias com redes hoteleiras próximas a centros de convenções ou unidades hospitalares parceiras faz com que a instituição pague preços de balcão, perdendo a oportunidade de descontos por volume.

Alimentação e despesas incidentais

Pequenos gastos com refeições, taxas de estacionamento e internet, quando não monitorados, tornam-se difíceis de rastrear. Sem uma gestão de custos empresariais que categorize esses itens, a empresa perde a noção do custo real de cada missão realizada fora da base.

Quais são os principais erros que aumentam os gastos?

Muitas vezes, o aumento nas despesas não vem da quantidade de viagens, mas da forma como elas são geridas. Identificar falhas no processo é o caminho mais rápido para reduzir despesas corporativas. Conheça os principais erros:

• falta de planejamento e antecedência: reservar viagens com menos de 14 dias de antecedência é um dos maiores vilões do orçamento;
• processos de aprovação lentos: quando um fluxo de aprovação é burocrático, a tarifa promocional encontrada pelo colaborador pode expirar antes da autorização final, forçando a compra de um bilhete mais caro;
• inexistência de uma política de viagens: sem regras claras sobre o que é permitido gastar em cada categoria, cada colaborador define seu próprio padrão de conforto, gerando inconsistência nos gastos;
• reservas fora da plataforma oficial: o chamado "vazamento de reservas" (quando o funcionário reserva por conta própria em sites de lazer) impede que a empresa acumule dados para negociações futuras com fornecedores.

Quais estratégias adotar para reduzir custos na prática?

Para aliar política de viagens e economia, a instituição de saúde precisa profissionalizar a sua logística. Listamos algumas ações práticas, a seguir.

Estabeleça uma política de viagens clara

Crie um documento que defina limites de gastos de acordo com o cargo e o destino. Estabeleça, por exemplo, que voos nacionais devem ser em classe econômica e defina um teto para o valor das refeições.

Uma política bem comunicada gera resultados efetivos e remove o estresse entre a equipe que aprova e quem viaja — afinal, os colaboradores saberão exatamente o que podem e não fazer.

Negocie com fornecedores preferenciais

Utilize o seu volume de viagens como moeda de troca. Ao concentrar suas reservas em poucas redes de hotéis ou companhias aéreas, você ganha poder de barganha para negociar tarifas exclusivas, upgrades e políticas de cancelamento mais flexíveis.

Incentive o planejamento antecipado

Crie metas para que os departamentos realizem solicitações de viagem com, no mínimo, 15 a 21 dias de antecedência.

Muitas vezes, uma simples mudança na cultura organizacional de planejamento pode gerar uma redução de custos de viagens de até 30%.

Como usar dados e tecnologia para economizar?

Para quem quer aumentar a produtividade e modernizar operações, a era das planilhas manuais ficou para trás. Hoje, o segredo do controle de custos de viagem está na visibilidade dos dados em tempo real.

A tecnologia permite que o gestor financeiro saia da posição reativa (apenas pagando contas) para uma posição estratégica.

Ao utilizar softwares de gestão, a empresa consegue visualizar dashboards que apontam exatamente onde estão os gargalos: qual departamento gasta mais, quais rotas são as mais frequentes e quem são os colaboradores que mais fogem da política.

Esses dados são fundamentais para ajustar estratégias e cortar excessos de forma inteligente, sem prejudicar a produtividade da equipe médica ou técnica.

A automação também elimina o erro humano e reduz o tempo gasto pela equipe administrativa com conferência de recibos e notas fiscais. Isso libera os profissionais para atividades de maior valor agregado dentro do hospital ou da clínica.

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Para transformar a gestão de deslocamentos em um diferencial competitivo, o SAP Concur Travel & Expense é a ferramenta ideal. A solução foi desenhada para integrar todo o ecossistema de viagens em uma plataforma única, garantindo total visibilidade e conformidade em cada transação.

Com o SAP Concur, sua organização de saúde tem acesso a diversas funcionalidades valiosas:

• Automatizar o cumprimento da política: O sistema bloqueia ou sinaliza reservas que estejam fora dos limites estabelecidos, garantindo economia imediata.
• Capturar dados de múltiplas fontes: Tenha uma visão consolidada de todos os gastos, desde a passagem aérea até o cafézinho, facilitando a auditoria.
• Simplificar a experiência do viajante: Com um aplicativo intuitivo, o colaborador faz reservas e presta contas em minutos, aumentando a satisfação e a adesão aos processos internos.
• Otimizar o fluxo de caixa: Com relatórios precisos, fica muito mais fácil planejar os investimentos e identificar novas oportunidades de economia.

Reduzir custos com inteligência é a chave para garantir a sustentabilidade financeira em um setor tão desafiador quanto o da saúde. Ao aliar políticas sólidas à tecnologia de ponta, sua instituição garante que cada viagem seja um investimento no crescimento e não apenas uma despesa.

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