Rateio de despesas: o que é e quais os benefícios

Existem diversas formas de manter uma gestão eficiente em uma empresa, entre elas está o rateio de despesas. Você já ouviu falar nela?

Ela é uma das mais importantes e eficientes maneiras de reduzir custos operacionais dentro de uma empresa, dividindo gastos como, espaço físico, internet, energia elétrica e outros gastos fixos com outras empresas.

Por mais que seja uma metodologia muito eficiente, ainda não muito conhecida e nem muito utilizada. Por isso, neste artigo, falaremos tudo sobre esse assunto e mostraremos como você pode usar essa metodologia na sua empresa de maneira eficiente e conseguir reduzir gastos.

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O que é rateio de despesas?

Primeiro, vamos entender o que é rateio. De acordo com o Dicionário Online de Português, rateio é um substantivo masculino que pode ser definido como: ação ou efeito de ratear; [Jurídico] Ato de dividir (os bens materiais, lucros, gastos, débitos, etc.) de maneira proporcional entre os responsáveis.

Ou seja, de maneira geral, podemos resumir rateio como o ato de dividir alguma coisa de maneira proporcional entre todos os envolvidos. Essa prática é algo que fazemos diariamente em nossas vidas, seja dividir os custos de transporte com colegas de trabalho ou dividir a pizza no final de semana com os amigos.

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Porém, o rateio tem sido implementado no mundo corporativo. Assim, empresas que querem diminuir custos físicos, como aluguel, água, luz, internet, energia elétrica, entre outros, procuram por outras empresas para dividir esses gastos.

Dessa forma, duas empresas estarão ocupando o mesmo espaço físico, utilizando a mesma internet e estarão dividindo os custos igualmente entre elas.

É importante entender que essa metodologia de rateio não pode ser feito entre qualquer empresa. Isso por ele só ser permitido entre organizações do mesmo grupo econômico. Esse processo consiste em uma divisão proporcional desses custos, de acordo com um contrato preestabelecido entre as organizações.

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Quais são as vantagens dessa prática?

Já podemos perceber algumas vantagens na utilização do rateio de despesas, não é? Ao dividir os custos com outras empresas, consequentemente, os gasto de todas as envolvidas diminui.

O rateio de custos permite, assim, uma precisão quase cirúrgica nas análises internas, melhorando a gestão de custos do negócio. Além disso, permite também uma divisão justa e proporcional dos gastos internos da organização.

Além disso, ao dividir custos com outra empresa, é possível investir mais em determinadas ferramentas ou necessidades.

Por exemplo, se normalmente sua empresa teria o orçamento para pagar um aluguel no valor de x, ao dividir com outra empresa, esse aluguel pode ser 2x, o que garantirá mais espaço, conforto e outras funcionalidades para ambas as partes.

Esse exemplo pode ser aplicado em diversos cenários, como internet, softwares, fornecedores, etc.

Assim, ao garantir um local de qualidade, com as melhores ferramentas e recursos à disposição dos seus colaboradores, a produtividade da equipe também será aumentada, garantindo mais resultados positivos para a empresa como um todo.

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Como fazer rateio de despesas de forma eficiente

Agora, vamos entender como fazer o rateio de despesas de forma eficiente na sua empresa.

Determine a forma de calcular o rateio de despesas

A primeira coisa que você deve fazer é definir como será a forma de divisão e cálculo deste rateio. Existem diversas maneiras de calcular a porcentagem que cada uma das empresas deve pagar no rateio.

Sendo assim, na hora de encontrar uma empresa parceira para realizar o rateio é importante já ter determinado uma forma justa para realizar essa operação, de modo a já deixar esse quesito claro no contrato que será assinado posteriormente.

É possível estabelecer, por exemplo, que todas as despesas serão divididas pela metade entre as duas empresas, ou ainda, você também pode escolher uma porcentagem pré determinada (70/30 ou 60/40, por exemplo) para a divisão.

Por fim, outra forma de dividir as despesas é através de indicadores, como o faturamento, lucratividade, número de transações, etc. O importante é que as duas empresas devem estar de acordo com os valores.

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Elabore o contrato

Outro fator que deve ser considerado na hora de realizar o rateio de despesas é o contrato. É importante que esse acordo seja feito através de um documento oficial, para que possa servir como garantia e proteção para as duas empresas participantes.

Portanto, redija o contrato incluindo todas as cláusulas necessárias. Nesse momento, pode ser importante contar com o apoio de uma consultoria jurídica ou contábil, de forma a identificar se o contrato é válido e adequado à situação.

As duas partes devem assinar o contrato, que precisa ser registrado em cartório para ser considerado um documento efetivamente válido.

Além disso, quando falamos em rateio de despesas, é fundamental guardar todos os comprovantes. Isso significa que você deve ter todos os comprovantes de pagamento de todas as despesas, de transferências bancárias entre as empresas, de reembolsos, entre outros.

Isso é uma exigência legal, uma vez que esses documentos servem para posterior prestação de contas em relação ao Fisco. Porém, também é uma forma de resguardar o seu negócio, garantindo que todas as cláusulas do contrato foram seguidas de forma adequada e que a sua empresa cumpriu com todas as obrigações estabelecidas.

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