6 dicas para controlar as despesas administrativas de forma eficiente

As despesas administrativas são os gastos gerais de uma empresa que não estão diretamente ligados à produção. Alguns exemplos são as contas de água, luz, telefone, aluguel, salários dos funcionários administrativos e outros custos relacionados à administração geral da empresa.

Esses custos são fixos e ocorrem independentemente do volume de produção ou vendas da empresa. Por isso, é extremamente importante controlar essas despesas para garantir a saúde financeira da empresa e identificar oportunidades de redução de custos e otimização dos recursos.

Foi pensando nisso que separamos 6 dicas para você reduzir esses gastos administrativos. Acompanhe o texto e aproveite!

1. Faça um planejamento

Um planejamento pode ajudar a reduzir as despesas administrativas de uma empresa, já que é por meio dele que você identifica quais gastos podem ser reduzidos ou cortados e fazer ajustes de acordo com a realidade da organização.

Para isso, é necessário identificar todas as despesas administrativas da empresa e classificá-las em fixas e variáveis. Em seguida, vale analisar cada uma dessas despesas e verificar se elas são realmente necessárias para o funcionamento da empresa ou se podem ser reduzidas ou eliminadas. 

2. Separe as despesas por categorias

Para categorizar os gastos, é necessário identificar todas as despesas da empresa e classificá-las de acordo com a sua natureza. Como categorias, você pode considerar contas de infraestrutura (água, luz, telefone), materiais de escritório, serviços terceirizados, salários e benefícios dos funcionários administrativos, entre outras.

É importante que a classificação seja clara e objetiva para facilitar o controle das despesas e permitir uma análise mais precisa dos gastos. Para facilitar essa jornada, é recomendado utilizar um software de gestão financeira para automatizar o processo e garantir maior eficiência na categorização das despesas.

Sobre o apoio da redução de custos, aplicando essa dica, é possível identificar quais são as áreas que mais consomem recursos da empresa e buscar soluções para reduzir esses custos.

3. Elabore um orçamento

Essa é uma dica super útil, já que permite que a empresa tenha uma visão clara e objetiva dos gastos previstos e reais. Com ela, após identificar quais são as áreas que mais consomem recursos da empresa, é necessário definir o teto de gastos para cada categoria, buscando soluções efetivas para alcançar o objetivo.

O orçamento de custos também permite que a empresa faça um planejamento financeiro mais eficiente, evitando gastos desnecessários e imprevistos. Vale reconhecer que, com um controle mais rigoroso das despesas, é possível tomar decisões mais assertivas e melhorar a eficiência operacional da empresa.

4. Desenvolva uma política de uso dos recursos com responsabilidade

Essa política baseada na responsabilidade promove o uso consciente e eficiente dos recursos da empresa. Com essa mobilização, é possível evitar desperdícios e reduzir gastos desnecessários, o que contribui para a diminuição dos custos administrativos.

Além disso, a política de uso responsável dos recursos pode incentivar a equipe a adotar práticas mais sustentáveis e econômicas no dia a dia da empresa, gerando impactos financeiros positivos a longo prazo.

Vale também considerar que essa política pode ajudar a empresa a cumprir suas obrigações legais e éticas em relação ao meio ambiente e à sociedade em geral. 

5. Treine a equipe

Ainda na ideia de criar uma cultura de economia e eficiência dentro da organização, vê-se a importância do treinamento da equipe. Para isso, é necessário conscientizar os funcionários sobre a importância do uso consciente dos recursos e incentivá-los a adotar práticas mais sustentáveis rotineiramente.

Para isso, é possível promover treinamentos específicos para cada área da empresa, abordando temas como gestão financeira, controle de estoque, diminuição de desperdícios e otimização dos processos. 

Não se esqueça de envolver toda a equipe na busca por soluções para redução de custos, dialogando sobre os assuntos e buscando sugestões dentro do time. Assim, é possível aumentar o engajamento dos funcionários na busca por resultados efetivos.

6. Conte com a tecnologia

Não é de hoje que é possível relacionar a tecnologia com a redução de gastos empresariais, certo? No contexto de custos administrativos, podemos utilizar a automação de processos gerenciais, que permite uma melhor gestão de todos os recursos da organização, evitando desperdícios de tempo, custo e materiais.

Sem contar que a tecnologia pode ajudar na gestão financeira da empresa, permitindo o registro e acompanhamento de todas as transações financeiras em tempo real. Com isso, é possível gerar relatórios e análises que permitem identificar oportunidades de redução de custos e otimização dos recursos.

Outra forma efetiva de utilizar a tecnologia para diminuir custos administrativos é por meio do uso de softwares especializados em gestão empresarial, que permitem automatizar processos e aumentar a eficiência operacional da empresa.

Contando com os melhores da área

Chegando até aqui, você já deve ter compreendido que reduzir os gastos administrativos é essencial para a saúde financeira do seu negócio e que existem diversas ações que podem auxiliar nessa jornada. Não podemos descartar a relevância de escolher os melhores fornecedores para a sua empresa!

A SAP Concur é líder em gerenciamento de despesas, oferecendo uma série de recursos para auxiliar as empresas nessa tarefa. Com o software SAP Concur, é possível automatizar a captura de informações de despesas por meio de dispositivos móveis, cartões corporativos e outras fontes de dados, eliminando a necessidade de entrada manual de informações.

Ele também oferece recursos de rastreamento e auditoria, permitindo que os gerentes possam identificar e corrigir erros e fraudes rapidamente. Além disso, a empresa oferece recursos avançados de análise de dados, que permitem aos gestores identificar tendências de despesas e criar estratégias para reduzir custos e melhorar a eficiência.

Outra vantagem é a sua integração com outras soluções de gerenciamento empresarial, como o SAP ERP e o SAP Ariba, o que permite que as empresas tenham uma visão mais completa de suas finanças e tomem decisões mais informadas.

Portanto, o SAP Concur é uma solução tecnológica completa para gestão de despesas administrativas, que oferece recursos avançados de automação, rastreamento, auditoria e análise de dados. Sua integração com outras soluções de gerenciamento empresarial também torna mais fácil para as empresas obter uma visão completa de suas finanças e tomar decisões mais informadas.

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