Fechamento do mês na empresa: 7 passos a serem seguidos

O fechamento do mês consolida a saúde financeira do negócio, direciona decisões estratégicas e reforça a credibilidade da empresa junto a investidores, fornecedores e órgãos regulatórios. Especialistas afirmam que o tempo ideal varia de três a seis dias úteis e que empresas menores costumam levar até 14 dias úteis.

Quer saber mais sobre o assunto e descobrir por que acelerar essa etapa é determinante para criar valor e como estruturá-la em sete passos claros, apoiados por tecnologia? Então, continue a leitura!

O que significa fazer o fechamento do mês na empresa?

O fechamento do mês consiste em reunir, validar e contabilizar todas as transações do período — receitas, despesas, provisões, impostos, depreciações, ajustes de câmbio, reconciliações bancárias e centros de custo — para produzir demonstrações financeiras precisas.

Ao final, surgem relatórios que alimentam KPIs, indicadores de desempenho e projeções de fluxo de caixa, bases para decisões de curto, médio e longo prazo.

Para exemplificar, imagine um varejista omnichannel. O fechamento cruza dados do ERP de loja física com a plataforma de e-commerce, somando vendas, descontos, chargebacks e taxas de marketplace — todos reconciliados num único balanço.

Quando é necessário realizar o fechamento do mês?

O fechamento mensal atende a diferentes necessidades dentro de uma empresa, sendo exigido tanto por obrigações externas quanto por práticas internas de gestão estratégica. Veja quando ele é indispensável:

• periodicidade legal — normas contábeis e fiscais exigem balancetes mensais para apuração de tributos e cumprimento de obrigações acessórias;
• governança corporativa — investidores, conselhos de administração e auditorias solicitam demonstrações periódicas;
• gestão interna — quanto mais rápido o fechamento, mais cedo os líderes visualizam tendências de vendas, margem e capital de giro para ajustar estratégias.

Uma pesquisa compartilhada pelo Journal of Accountancy apontou que 64% das organizações já utilizam automação financeira, com mais 17% planejando adotá-la em 2025. As principais razões são aumentar a eficiência e a produtividade, melhorar a precisão e a conformidade e, por consequência, encurtar o ciclo de fechamento e melhorar a acuracidade dos dados.

O que faz parte do processo?

O processo de fechamento mensal envolve várias etapas importantes que garantem a precisão das informações financeiras. Vamos conhecer cada uma delas!

Coleta de dados

Primeiramente, é necessário realizar a coleta de dados, centralizando os lançamentos de despesas, receitas, impostos e folha de pagamento, a partir de ferramentas eficientes como o SAP Concur Expense, integrado aos sistemas ERP.

Reconciliação

Na reconciliação, a finalidade é assegurar que os saldos contábeis estejam alinhados com os extratos bancários. Pode-se utilizar robôs de conciliação em nuvem para automatizar e agilizar esse processo.

Ajustes e provisões

Na fase de ajustes e provisões, são reconhecidas receitas a apropriar, depreciações e impostos a recolher. Para isso, é recomendado usar planos de contas configurados especificamente para esses ajustes.

Análise de variações

A análise de variações é fundamental para explicar e entender possíveis desvios entre os valores reais e os previamente orçados. Aqui, dashboards de KPIs financeiros são ferramentas ideais, pois permitem visualização clara e rápida dessas diferenças.

Relatórios finais

Por fim, são elaborados os relatórios finais, como Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), balanço patrimonial e fluxo de caixa. Nesse momento, soluções como o SAP Concur integradas a ferramentas de Business Intelligence (BI) proporcionam relatórios detalhados e precisos, facilitando análises estratégicas e tomadas de decisões assertivas.

Como realizar o fechamento do mês na empresa?

Para realizar o fechamento do mês com mais eficiência, veja os processos a seguir!

1. Defina claramente responsáveis e papéis

Identifique todas as áreas e unidades de negócio da empresa e atribua responsáveis específicos (budget owners) para cada centro de custo ou receita. Esses profissionais devem fornecer informações financeiras completas até uma data previamente definida, garantindo que os dados sejam entregues com pontualidade e precisão.

2. Estabeleça um calendário padronizado de fechamento

Crie um cronograma claro com datas específicas para cada etapa do fechamento, distribuindo as atividades em ondas sequenciais. Por exemplo, o primeiro dia pode ser dedicado à contabilização das receitas, o segundo para contas a pagar, o terceiro para folha de pagamento, e assim sucessivamente.

3. Centralize os dados em uma plataforma na nuvem

Para evitar erros e retrabalho gerados por planilhas paralelas e descentralizadas, migre todos os formulários, recibos e notas fiscais para um sistema na nuvem, acessível a qualquer momento e integrado facilmente com qualquer ERP do mercado. Essa prática gera flexibilidade para o trabalho remoto e maior eficiência operacional.

4. Automatize o processo de reconciliação

Implemente soluções tecnológicas capazes de realizar automaticamente a reconciliação das informações financeiras, comparando valores, datas e códigos de referência de bancos, cartões corporativos e plataformas de vendas. Ferramentas intuitivas e ágeis reduzem o tempo gasto em tarefas repetitivas, permitindo que sua equipe se dedique a análises estratégicas e de maior valor agregado.

5. Crie trilhas de auditoria detalhadas

Garanta transparência e segurança no processo contábil gerando trilhas de auditoria robustas e imutáveis para cada ajuste realizado. Além de facilitar auditorias externas e garantir a conformidade com as normas vigentes, isso protege a empresa de potenciais erros ou fraudes internas.

6. Monitore KPIs financeiros em tempo real

Adote um sistema que permita o acompanhamento contínuo dos principais indicadores financeiros relacionados ao fechamento mensal, como o custo total do processo, o número de dias gastos para concluir o fechamento e a porcentagem das transações automatizadas.

7. Realize melhorias contínuas no processo

Após cada ciclo de fechamento, faça reuniões de avaliação com os envolvidos para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Empresas que realizam essa prática regularmente registram um aumento médio de até 30% na produtividade, segundo dados da Redwood.

Quais cuidados tomar durante o processo?

Veja os cuidados fundamentais nesse processo, principalmente quando falamos de planejamento financeiro:

• mantenha atualizados e bem organizados os cadastros de clientes, fornecedores e itens, evitando duplicidades e inconsistências nos lançamentos;
• estabeleça claramente que quem registra os dados não pode aprová-los e quem aprova não deve realizar as reconciliações, garantindo maior controle interno e segurança;
• utilize soluções baseadas na nuvem que garantem criptografia avançada e redundância global dos dados, minimizando riscos de perda ou vazamento;
• mantenha o manual do processo de fechamento atualizado semestralmente e ofereça capacitações periódicas em formatos como e-learning, para garantir que a equipe esteja sempre alinhada às melhores práticas;
• assegure-se de que todas as parametrizações fiscais e contábeis estejam atualizadas conforme as mudanças nas exigências legais, evitando multas e problemas com órgãos regulatórios.

Notou que reduzir o ciclo de fechamento do mês trata-se de liberar inteligência financeira para impulsionar crescimento, alinhar áreas de negócio e manter conformidade? Além disso, permite à gestão tomar decisões estratégicas com maior agilidade, aumentar a transparência nas demonstrações financeiras e melhorar a credibilidade da empresa diante de investidores e stakeholders, gerando vantagem competitiva no mercado.

Quer saber mais? Então, descubra por que agora é o momento ideal para digitalizar a gestão de gastos!