Como e quando realizar o adiantamento de viagem corporativa?

Uma pesquisa da Growth Lab de Harvard encontrou uma conexão direta entre as viagens de negócios de um país e o crescimento de novas indústrias, além de indicarem também o progresso daquelas empresas já existentes. Já o estudo da Associação Brasileira de Agência de Viagens Corporativas (Abracorp), apresentado neste mês de novembro, apontou que o setor deve fechar o ano com faturamento 20% maior que em 2019, ano anterior à pandemia.

Organizações que realizam deslocamentos para fechar negócios optam por colocar seus funcionários em viagens corporativas e, para arcar com as despesas de alimentação, locomoção, hospedagem, entre outras, uma das opções é proceder com um adiantamento de viagem corporativa.

Esse método é uma variação do reembolso de despesas corporativas, no qual a organização calcula uma estimativa dos gastos diários e já paga uma parte antecipadamente. Após o deslocamento, o colaborador presta contas, enviando os comprovantes fiscais, de acordo com a política da empresa, e solicita o reembolso das despesas de trabalho ou até devolve a quantia restante, em caso de sobra do adiantamento.

Com a missão de conhecer novos fornecedores, investidores e parceiros, por exemplo, o colaborador desloca-se para outra cidade, estado, ou até mesmo país, e os custos devem ser custeados pela empresa, desde que não sejam pessoais e estejam de acordo com as regras da política de despesas corporativas.

Muitas das normas que citamos no parágrafo acima são regidas pelo seguinte contrato: ao chegar de viagem, o profissional terá os gastos corporativos reembolsados. Durante a viagem, ele gasta o dinheiro do bolso e, na volta, será ressarcido. Mas, quais as situações em que o adiantamento de viagem corporativa parece uma ideia melhor?

No blog de hoje, aprenda como e quando realizar o adiantamento de viagem corporativa.

Saiba mais: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Quando realizar o adiantamento de viagem corporativa?

Quando acontece a viagem corporativa e a instituição decide por ceder o adiantamento de viagem corporativa, na maioria das vezes, é porque ela deseja manter o controle sobre os gastos do colaborador. Porém, no caso do processo reembolso de despesas feito por um software financeiro da SAP Concur, a visão holística da empresa frente aos custos das viagens continua o mesmo.

Então, a melhor escolha é registrar o adiantamento de viagem corporativa quando o deslocamento for urgente. E, em todo caso, é importante frisar que, o valor que não foi gasto pelo viajante deve ser devolvido para a organização.

No tópico a seguir, compreenda melhor como funciona o adiantamento de viagem da sua empresa.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Como funciona o processo de adiantamento de viagem corporativa?

Ao optar por esse tipo de pagamento corporativo, alguns pontos fazem do funcionamento o melhor possível. Sempre visando, é claro, o bem-estar do profissional, bem como seu conforto e tranquilidade durante a viagem.

Separamos algumas dicas para que você compreenda qual a melhor maneira de executar o adiantamento de viagem corporativa. Segue abaixo:

1- Calcule a quantidade de dias

Para saber quanto dinheiro você poderá adiantar para o seu colaborador, é preciso pensar na quantidade de dias em que ele ficará viajando e, assim, somar possíveis gastos com hospedagem, transporte, alimentação, entre outros. O ideal é ter como base uma soma diária que se repetirá durante os dias, fazendo com que haja um número preciso de dinheiro a cada dia. Assim, a organização calcula previamente os custos das viagens de negócios e define um valor fixo a ser pago ao colaborador por dia de deslocamento.

Para que esse cálculo seja justo, é importante que a empresa tenha processos financeiros estruturados e até utilize uma plataforma de gestão de viagens corporativas para realizar essa tarefa com maior assertividade e eficiência. No caso de pagamento de diárias, os colaboradores não precisam enviar os comprovantes das despesas. Além disso, caso o valor recebido exceda 50% do salário, o reembolso deve integrar o salário do profissional.

Esse cálculo nunca deve ser feito na tendência da maior economia possível, e sim, do conforto do viajante enquanto estiver fora da cidade.

2- Verifique o comprovante dos gastos

Esse tipo de processo corporativo também envolve a comprovação de gasto por meio da apresentação de notas fiscais, assim como os outros. O comprovante é o documento mais importante de uma viagem corporativa. Essa regra deve estar na política de viagens corporativas com detalhes, como, fotos escaneadas ou mandadas diretamente para um aplicativo de reembolso corporativo. Tudo para que haja controle dos gastos e ciência sobre se o valor disponibilizado no adiantamento de viagens corporativas foi suficiente para cobrir todas as necessidades do colaborador.

3- Realize um planejamento

É crucial manter o planejamento de despesas corporativas em ordem independente da escolha do método de pagamento. Pois, é a partir dele, que as normas são cumpridas e o controle exercido sobre os gastos para evitar prejuízos para a área financeira. Estruturar o controle de despesas e uma gestão financeira assertiva é fundamental para o planejamento da administração da corporação. Com isso, o empresário tem dados concretos para pensar em novos investimentos, melhorias estruturais ou metas da empresa.

4- Utilize tecnologia de gestão

Utilizar tecnologia de gestão de viagens corporativas é uma dica essencial para quem deseja organizar os processos empresariais. A ferramenta SAP Concur ajuda a otimizar os procedimentos relacionados às despesas e viagens, incluindo prestação de contas, relatórios e reembolsos, e fazer o gerenciamento adequado de todos os gastos.

A SAP Concur fornece o que há de mais moderno e inovador na gestão de despesas e viagens corporativas, com um software T & E completo, atendendo a todos os itens mencionados no tópico anterior. Além disso, o SAP Concur Travel & Expense conta com uma série de diferenciais.

A SAP Concur é líder mundial em gerenciamento de despesas, viagens e faturas pelo G2. Em seu último relatório, foi levada em consideração mais de 5 mil análises de softwares de usuários.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples. Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

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