Como se preparar para o futuro das viagens corporativas e a importância do dever de diligência?

28/05/2020

A crise do novo Coronavírus não provocou disrupções apenas dentro das empresas com a chegada do home office, mas também nas viagens corporativas e levantou reflexões a respeito do dever de diligência (ou “duty of care”, termo usual em inglês). De modo geral, com o período de quarentena e os riscos de transmissão em deslocamentos para locais com um grande número de casos de Covid, as organizações precisaram adequar seus processos e, principalmente, alinhar fluxos que sejam benéficos para os funcionários.

Nesse sentido, surge o dever de diligência, que pode ser definido como as responsabilidades legais que uma empresa possui sobre os colaboradores no desempenho de suas funções. Entretanto, alinhar o duty of care é um outro desafio. Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento da SAP, 25% das organizações pesquisadas não atualizam regularmente as informações de seus funcionários, dificultando o rastreamento. Além disso, 53% capturam todas as viagens de colaboradores por ferramentas reservas ou não têm certeza da precisão desses sistemas. 

Esses números demonstram a importância de reavaliar processos com o objetivo de facilitar a interação da empresa com os colaboradores em deslocamentos, como também rápidas respostas em casos de emergências. Na prática, o dever de diligência é a melhor maneira de preparar o negócio para as viagens corporativas do futuro e garantir a segurança de todo o time em campo. Para te ajudar nessa missão, elaboramos um conteúdo completo, confira.

Como se preparar para as viagens corporativas pós-pandemia?

Não é segredo que o cenário promovido pela pandemia causará uma série de mudanças nos setores após esse momento de crise. Por isso, o primeiro passo para se adequar às novas realidades é o ajuste do programa de viagens e despesas corporativas. É fundamental que esses regulamentos suporte as alterações dos negócios e apoie completamente os deslocamentos, com informações claras e objetivas. 

Por outro lado, esses fluxos se adequam também aos relatórios de viagens e políticas internas, com processos mais dinâmicos e intuitivos. Ademais, é de suma importância acirrar o relacionamento com todos os parceiros de negócios, sejam as partes internas ou externas, como os fornecedores e clientes.

Finalmente, o cuidado com os colaboradores precisa ser o cerne dos regulamentos de viagem por meio do duty of care. Para tal, é essencial alinhar medidas de prevenção, como a contratação de seguros obrigatórios e negociações com prestadores de serviços devidamente homologados, além do alinhamento de planos de ação em casos de emergências.

Leia também: Como fazer o gerenciamento de riscos para garantir redução de custos e despesas?

Qual é a importância do dever de diligência?

Com o objetivo de preparar totalmente a sua organização para as demandas pós-pandemia, é fundamental compreender a importância do dever de diligência. De modo geral, essa prática viabiliza o rastreamento e localização dos funcionários em deslocamento, como também, facilita a comunicação em momentos críticos. Além disso, implementar o duty of care é sinal de total proteção aos funcionários e ágeis respostas de acordo com a precisão e consultas regulatórias internacionais. 

O processo auxilia no envolvimento de todos da organização, desde os próprios gestores de viagens, até equipes de recursos humanos e segurança.

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O SAP Concur Expense é um sistema de gerenciamento de despesas completo, funcional, responsivo, intuitivo e inovador. Por meio de uma plataforma tecnológica, conseguimos apoiar com eficiência a implementação do dever de diligência. Na prática, o SAP Concur Expense auxilia no mapeamento dinâmico dos destinos e riscos associados, avaliando com precisão os níveis de segurança e localizar com precisão os colaboradores. Por fim, é possível ter informações precisas a respeito do local antes do embarque com as análises e recomendações pré-viagem, além de acirrar o contato com os viajantes e facilitar as tomadas de decisões.

A SAP Concur está atenta a todas essas mudanças do mercado e desejamos apoiar os nossos parceiros a promoverem toda a segurança e bem-estar aos seus funcionários. Deseja mais informações? Entre em contato conosco e conte com o nosso suporte.