Relatório de viagem a trabalho: como funciona e quais as informações necessárias?

O relatório de viagem a trabalho é um documento que deve constar na política interna de toda empresa que usa os deslocamentos corporativos para expandir as suas oportunidades de negócio.

Assim, sempre que os colaboradores fizerem algum deslocamento, independentemente do motivo, é fundamental fazer essa documentação para informar aos gestores sobre as despesas realizadas durante a viagem, as ações executadas e outros detalhes.

Isso deixa claro que o relatório é uma ferramenta valiosa para as organizações, pois ajuda a controlar as despesas dos funcionários viajantes. No entanto, a elaboração e o preenchimento do documento, após eventos, visitas a clientes e reuniões, pode apresentar alguns desafios e dores de cabeça, tanto para os profissionais, como para os gestores que devem conferir, validar e aprovar o documento.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é o relatório de viagem, a importância desse documento, o que deve constar nele, os benefícios e um passo a passo de como criá-lo. Continue a leitura!

O que é o relatório de viagem a trabalho?

De maneira prática e resumida, esse é um documento que o funcionário utiliza para explicar e descrever as atividades desempenhadas no período em que estava fora da empresa. Também os gastos realizados nesse período, a fim de formalizar as informações daquela viagem.

Esse relatório é responsável por unir a parte técnica com as despesas corporativas. No âmbito dos gastos, o objetivo é prestar as contas e solicitar o reembolso das verbas desembolsadas na viagem. Já, no que diz respeito à análise técnica da viagem, os profissionais precisam registrar tudo o que foi feito no trabalho externo.

Assim, os gestores podem mensurar o tempo empregado em cada atividade e os resultados gerados, seja em fechamento de um novo cliente, a contratação de uma tecnologia ou a qualificação efetiva do colaborador na participação de um congresso.

Qual é a importância do relatório de viagem a trabalho?

Na prática, o relatório de viagem a trabalho traz vantagens para as empresas e para os colaboradores. Conheça os principais benefícios que demonstram a importância de criar esse documento.

Comprovação dos gastos realizados

Para os gestores, o relatório é fundamental para verificar se as verbas separadas para as viagens foram utilizadas ou não. Também para identificar se o orçamento foi extrapolado, se houve gastos extras e quais as maiores despesas na viagem conforme as classificações, entre outros detalhes.

Liberação do reembolso

O relatório, especialmente no aspecto das despesas realizadas, é uma peça central para se iniciar o processo de solicitação, aprovação e pagamento do reembolso.

Assim, os colaboradores comprovam os pagamentos feitos, seja com hospedagem, alimentação, transporte e outros, com notas fiscais para receber o ressarcimento conforme o tempo previsto na política interna.

Digitalização das despesas

Outro ponto interessante do documento para os funcionários se refere à possibilidade de digitalização das despesas para registrar os gastos. Isso porque, ao fazer tal processo de modo manual, perde-se muito tempo e corre-se o risco de ocorrer erros e atrasos.

Portanto, nada melhor do que poder capturar os recibos e transmiti-los para a empresa com o celular, de modo totalmente digital.

Imposto de renda do funcionário

Continuando as vantagens do relatório de viagem para os funcionários, não podemos esquecer a declaração de imposto de renda.

Até porque as despesas reembolsadas são isentas e não precisam ser declaradas. Basta o colaborador usar o próprio relatório como documento para comprovar gastos pela sua empresa.

Resultados da viagem

Como comentamos, uma informação essencial do documento é sobre os resultados e consequências da viagem de trabalho. Ou seja, se os objetivos estipulados para os funcionários naquelas ações foram mesmo atingidos.

Análise de gastos e visibilidade financeira

Com a comprovação das despesas, é possível ter maior visibilidade dos custos envolvidos nos processos da viagem a trabalho. Além disso, os gestores podem identificar situações passíveis de implementar uma estratégia de redução de custos.

Centralização de informações

Com a elaboração e a entrega de um relatório de viagem a trabalho, a empresa pode recolher todos os dados relacionados aos deslocamentos, despesas, objetivos e resultados.

Assim, os gestores conseguem organizar as informações de maneira centralizada em apenas um único lugar. Isso por si só já vai ajudar e facilitar o trabalho de organização, conferência e pesquisa futura.

Incentivo para a cultura da empresa

Uma organização que conta com um documento desse tipo consegue fortalecer sua política de viagens com toda a equipe.

Nesse contexto, a empresa mostra sua preocupação em ter uma melhor cultura interna. Isso influencia, inclusive, em uma gestão mais transparente e na conscientização dos colaboradores para evitar gastos desnecessários.

Tomada de decisão

Com tantas informações agregadas, o relatório de viagem a trabalho também ajuda os gestores a tomarem decisões mais eficientes, inteligentes e baseadas em dados sólidos e confiáveis.

Assim, por meio das experiências anteriores nos deslocamentos, é possível definir novos planejamentos de viagens, novos orçamentos e alinhar os objetivos de negócio para atingir os resultados esperados.

Verificação das fraudes

Infelizmente, é normal que as empresas sofram riscos de fraudes corporativas durante as despesas realizadas em viagens.

No entanto, um relatório bem estruturado, com comprovações e justificativas, ajuda a mitigar tais riscos, detecta gastos fora de conformidade e evita o pagamento desses reembolsos.

Cumprimento da política

Por fim, entre as vantagens do relatório de viagem a trabalho, podemos destacar também a possibilidade de identificar os colaboradores que estão cumprindo a política interna de despesas e viagens.

Assim, o gestor pode conversar e dar feedbacks para aqueles que não estão seguindo as boas práticas e recomendações.

Quais são as principais informações do relatório de viagem a trabalho?

O relatório de viagem precisa conter uma série de informações para ser um documento bem completo. Como você viu, ele é indispensável para fazer o controle de tudo o que aconteceu durante esse episódio. Por isso, quanto mais detalhado for, melhor para o funcionário e para o gestor.

Confira, a seguir, algumas informações que não podem ficar de fora.

Identificação do viajante

O relatório deve começar com as informações básicas de quem realizou a viagem. Isso inclui nome completo, cargo, área ou departamento e, quando necessário, número de matrícula ou identificação interna.

Esses dados garantem rastreabilidade das informações, facilitam a aprovação do gestor responsável e organizam o controle por colaborador, especialmente em empresas que colocam as viagens no centro da sua estratégia e têm um grande volume de deslocamentos.

Dados gerais da viagem

É fundamental registrar as informações centrais sobre o deslocamento. Devem constar o objetivo da viagem, o período de realização e o destino.

Inclua cidade, estado, país (quando aplicável), além do nome do hotel ou local de hospedagem. Quanto mais detalhado for esse campo, mais fácil será compreender o contexto da viagem e avaliar sua relevância estratégica.

Itinerário e deslocamentos

O relatório precisa apresentar o itinerário completo. Isso envolve voos realizados, horários de embarque e desembarque, conexões, além de translados, uso de táxi, aplicativos de mobilidade, transporte público ou locação de veículos.

Essas informações ajudam a validar despesas e demonstram como o tempo foi distribuído durante a viagem.

Informações sobre hospedagem

Os dados da acomodação devem ser registrados de forma precisa. Alguns exemplos de informações que precisam estar no relatório.

• nome e endereço do hotel;
• datas de check-in e check-out;
• telefone ou outro canal de contato do estabelecimento;
• categoria da acomodação, quando relevante.

Essa seleção não é aleatória — esses elementos organizam o controle financeiro e facilitam eventuais conferências futuras.

Registro detalhado das despesas

Todas as despesas precisam ser lançadas, sem exceções. Assim, será preciso registrar valores com alimentação, transporte, estacionamento, pedágios, taxas e quaisquer outros gastos relacionados à viagem.

Cada despesa deve estar acompanhada do respectivo comprovante e de uma justificativa alinhada à política de viagens da empresa.

Resultados e conclusões da viagem

O relatório não deve se limitar aos custos, já que também é indispensável registrar os resultados alcançados.

Nesse sentido, reuniões realizadas, acordos fechados, oportunidades identificadas, aprendizados obtidos e próximos passos precisam constar no documento. Essa etapa demonstra o retorno gerado pela viagem e reforça sua relevância para a organização.

Quais são as consequências de não apresentar o relatório de viagem?

Infelizmente, tanto o colaborador que viaja como a empresa podem ser prejudicados nessa situação. Confira alguns cenários possíveis:

• o funcionário não recebe reembolso enquanto o relatório não for entregue, arcando com todas as despesas da viagem por conta própria;
• o processo administrativo de prestação de contas fica travado, atrasando fluxos internos e fechamentos financeiros;
• o gestor perde visibilidade sobre os custos reais das viagens realizadas pela empresa;
• o controle de despesas fica comprometido, dificultando ajustes na política de viagens para atender melhor às demandas dos colaboradores;
• fica inviável monitorar se os gastos e atividades do viajante estão alinhados às diretrizes da organização;
• a empresa fica sem registros organizados para auditorias, análises estratégicas e tomada de decisão;
• a gestão de viagens perde eficiência e gera retrabalho, já que não há dados consolidados para acompanhar resultados e otimizar investimentos futuros.

Como realizar o relatório de viagem a trabalho?

Após entender toda a importância do documento para a empresa e para os colaboradores, já podemos pensar na etapa mais importante: como construir e desenvolver esse relatório. Confira, a seguir, as etapas para isso.

1. Defina a estrutura do relatório

A primeira etapa diz respeito à estrutura que o relatório de viagem a trabalho deve ter. Por exemplo: quais serão as informações que os funcionários deverão inserir, quais dados serão preenchidos pelos gestores, qual será o fluxo do processo entre as diferentes partes etc.

Além desses aspectos, neste momento, outros itens relacionados à operacionalidade do relatório podem ser adicionados e configurados no documento. A partir daí, é possível ter um fluxo integrado e padronizado de todas as etapas e responsáveis pelo relatório.

2. Escolha as informações necessárias

Como mencionamos, o relatório de viagem a trabalho é composto por dados referentes às despesas corporativas e também relacionados à parte técnica da viagem.

Então, neste passo, os gestores devem determinar quais informações serão exigidas no documento e que os funcionários deverão preencher.

Alguns dados a serem considerados para formar o relatório são os seguintes:

• objetivo — o motivo da viagem (reunião com cliente, congresso, palestra, relacionamento, negociação etc.);
• passagem aérea — com data de emissão, número da reserva, preço do bilhete, trecho, escalas, se houver;
• seguro viagem — deve-se inserir o nome da seguradora, o tipo de seguro e a cobertura;
• hospedagem e reservas — identificar o tipo de acomodação (hotel, pousada etc), endereço, data do check-in e do check-out;
• alimentação — valores das despesas realizadas em restaurantes e lanchonetes, dias, horários, e se estava sozinho ou com cliente;
• transporte e mobilidade — aqui devem ser listados todos os gastos com táxis, aluguel de carro, ou deslocamento com carro próprio, como pedágios, estacionamentos e combustível, identificando os tipos, os respectivos valores e as datas;
• tarefas realizadas — informações sobre as atividades que o colaborador desempenhou, relacionadas ao objetivo final da viagem, como, por exemplo, reuniões, visitas a empresas e afins;
• histórico dos clientes abordados — é importante trazer também uma visão sobre os possíveis clientes, com um panorama e contexto sobre as pessoas com quem foram feitas as reuniões;
• descrição e observações — aqui os colaboradores devem mencionar detalhes das reuniões, visitas e outros itens;
• resultados — de olho em tudo o que foi feito, os objetivos e o que foi alcançado, é possível indicar os resultados no relatório.

Essa lista é totalmente adaptável às necessidades e características de cada empresa, sua política e processos de viagem. Assim, você pode se basear nesses itens, mas deve visualizar os diferenciais que você precisa incorporar para a sua organização.

3. Tenha uma política clara e bem comunicada

Para que os colaboradores não errem nas despesas durante as viagens, é importante ter uma política interna clara, consolidada e de fácil acesso.

Com isso, os funcionários saberão como funcionará o processo de reembolso, o que não pode ser ressarcido e poderão se guiar por essa política para a montagem do relatório de viagem a trabalho.

4. Exija os comprovantes de gastos

Claro que, com a digitalização de recibos, fica muito mais fácil entregar as notas fiscais dos gastos realizados durante as viagens corporativas.

No entanto, as empresas devem cobrar o envio desses comprovantes. Afinal, muitas vezes, os funcionários se esquecem de fazer o registro, mesmo que de forma digital.

Isso pode prejudicar a contabilização das despesas, a classificação correta dos gastos, a comparação com o orçamento estipulado, a visibilidade financeira e a análise dos gestores sobre potenciais de economia.  Então, criar um relatório de viagem a trabalho passa também pela cobrança dos comprovantes.

5. Use um sistema tecnológico para gestão de despesas e viagens

Para facilitar a introdução dos relatórios com informações unificadas e centralizadas, é possível contar com ferramentas tecnológicas para a gestão das despesas e viagens. Processos manuais já ficaram no passado, pois são sujeitos a falhas e erros, gerando retrabalhos e dados não confiáveis.

Tendo a tecnologia como aliada, logo ao tirar foto de uma nota fiscal e enviar para o sistema, os colaboradores já conseguem emitir um relatório específico daquela despesa de forma automática.

Essa praticidade facilita a compilação de dados para a elaboração do documento completo relacionando os gastos, objetivos e resultados.

6. Escolha a plataforma adequada

Por fim, não adianta escolher uma tecnologia ou sistema que não garanta a melhor experiência para os colaboradores.

É fundamental disponibilizar o registro de todas as informações e ter funcionalidades automatizadas, possibilidade de digitalização de recibo, automação no processo de prestação de contas, relatórios de despesas e reembolso.

Nesse sentido, é recomendado contar com uma plataforma apropriada de gestão de despesas e viagens, que reúna os dados de gastos, passagens aéreas, diárias de hotel, alimentação, transporte, entre outros, com as respectivas datas.

Por que o relatório de viagem costuma gerar retrabalho?

O relatório de viagem costuma gerar retrabalho quando não há um processo claro definido antes mesmo do embarque.

Muitos profissionais só se preocupam com o documento ao retornar, quando já perderam recibos, esqueceram detalhes importantes das reuniões ou não registraram informações estratégicas no momento em que aconteceram. O resultado é um preenchimento apressado, incompleto e sujeito a correções.

A falta de padronização é outro problema. Quando a empresa não oferece um modelo  de relatório de viagem estruturado, cada colaborador organiza as informações de um jeito diferente.

Aí, isso obriga o gestor ou o setor financeiro a solicitar ajustes, pedir comprovantes adicionais ou devolver o relatório para complementação. Esse vai e vem consome tempo de todos os envolvidos e atrasa o reembolso.

A importância de uma política bem estruturada de viagens

Também há retrabalho quando as políticas de viagem não estão claras. Despesas fora das regras, ausência de justificativas ou lançamentos incorretos exigem revisões manuais.

Em vez de apenas validar os dados, o gestor precisa investigar inconsistências, conferir valores, consultar as diretrizes internas e alinhar expectativas com o viajante.

A utilização de controles paralelos, como anotações em papel ou planilhas desconectadas do sistema oficial da empresa, aumenta ainda mais o risco de erro. Informações desencontradas geram divergências entre o que foi gasto e o que está registrado, exigindo reconciliações posteriores.

Por fim, a falta de integração entre relatório, reembolso e gestão financeira amplia o problema. Quando os dados não fluem automaticamente para os sistemas de controle, o time precisa redigitar informações, conferir números e revisar lançamentos.

Sem organização e tecnologia adequada, o relatório deixa de ser uma ferramenta de gestão e se transforma em uma fonte constante de retrabalho.

Os problemas mais comuns que podem acontecer com os relatórios de viagem?

Na criação de relatórios de viagem também surgem algumas dificuldades ou desafios. São problemas bastante comuns que podem acontecer, mas possíveis de serem solucionados e evitados com a adoção de boas práticas.

Conheça os principais:

• dificuldade na coleta de informações completas sobre a viagem, o que compromete o controle do gestor e exige idas e vindas para complementar dados;
• ausência de um modelo padronizado de relatório, gerando documentos incompletos, desalinhados e fora do padrão esperado pela empresa;
• inconsistências em relação às políticas internas, quando o colaborador não sabe exatamente quais informações precisa apresentar ou como justificar determinados gastos;
• falta de detalhamento adequado, com registros superficiais que não explicam contexto, objetivo ou relevância das despesas realizadas;
• dificuldade na classificação correta das despesas, especialmente quando envolvem gastos mistos ou categorias ambíguas;
• inexistência de categorias previamente definidas para organizar os custos, o que torna o processo mais confuso para o viajante e para o gestor;
• problemas no gerenciamento de recibos físicos, que podem ser perdidos, danificados ou esquecidos antes da elaboração do relatório;
• ausência de recursos tecnológicos para digitalizar e armazenar comprovantes de forma segura, aumentando o risco de inconsistências e retrabalho.

A ferramenta para elaborar e acompanhar relatórios de viagens

Explicamos que o uso de ferramentas tecnológicas facilita bastante a criação e a gestão dos relatórios de viagem. Mas é importante saber que não estamos falando de programas comuns de escritório, como os editores de texto ou as planilhas.

Na verdade, o ideal é que você utilize um sistema de gestão de viagens e despesas. Isso porque ele apresenta funcionalidades específicas para fazer esse tipo de gerenciamento.

É uma ferramenta mais robusta, que permite a adequação às necessidades do seu negócio. Faz a integração dos processos para facilitar a criação dos relatórios por parte do funcionário, centralizando os documentos e contribuindo para a eficiência do trabalho do gestor.

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Criar o relatório de viagem é indispensável, assim como fazer o controle dos documentos. Então, o caminho é facilitar todo esse processo utilizando uma boa ferramenta para visualizar detalhes em um só lugar, contar com todas as informações centralizadas para a criação do documento e ainda ter o controle dos próprios dados financeiros.

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