Despacho de bagagem: o que é preciso saber antes de viajar

O despacho de bagagem é um procedimento de rotina para quem está habituado a fazer viagens corporativas. Porém, para quem vai fazer isso pela primeira vez ou vai orientar seus profissionais nesse momento, é importante saber como funciona, as regras atuais e ajudar a tirar dúvidas quando desafios surgirem nesse momento.

Saber isso de antemão pode fazer a diferença na experiência do viajante, fazendo com que ele não perca tempo nesse momento e não corra o risco de perder um voo. Além disso, ter maior segurança torna a viagem mais tranquila e o profissional pode focar nos seus objetivos.

Neste artigo, você verá tudo que é necessário saber sobre o despacho de bagagem, além de dicas para tornar esse processo mais tranquilo e evitar imprevistos. Confira a seguir!

Para que serve o despacho de bagagem?

O despacho de bagagem é o processo de envio das malas no porão das aeronaves, para que o passageiro não precise levá-las na cabine. Os aviões não comportam carregar bagagens acima de 10 kg por passageiro na parte superior. Por isso, os itens precisam ser transportados nesse local.

Ele é indicado para todas as pessoas que levam bagagens acima do permitido pela sua franquia, como bagagem de mão ou transporte de itens que não possam ficar na cabine. Além disso, despachar as malas pode ajudar a trazer mais conforto para o passageiro, já que ele não precisará se preocupar em encontrar espaço no compartimento superior da cabine para guardar seus itens.

Com o aumento no número de pessoas que estão optando por viajar somente com mala de mão, algumas companhias têm, até mesmo, solicitado que alguns grupos despachem todos os itens (exceto os pessoais) antes de embarcarem.

Como esse processo impacta a experiência de viagem?

Nas viagens corporativas, a escolha entre despachar a bagagem ou não pode impactar diretamente a experiência do colaborador, o tempo de deslocamento e, até mesmo, os custos da empresa.

Isso porque as companhias aéreas têm oferecido passagens com diferentes franquias. Em alguns casos, quem viaja somente com bagagem de mão e não precisa despachar malas pode pagar um valor menor na tarifa, economizando os custos da empresa.

Além disso, o profissional que precisa despachar bagagem deve chegar com maior antecedência no aeroporto. Isso porque ele pode encontrar filas para realizar o procedimento e, quanto antes conseguir realizá-lo, menores serão as chances de perder o horário de embarque.

Quando ele vai apenas com a bagagem de mão, pode ir direto para a aeronave, caso já tenha feito o check-in. Essa questão impacta o desembarque também, já que no caso de mala despachada será necessário esperar a liberação para pegá-la na esteira. Esse tempo precisa ser considerado no deslocamento e planejamento da viagem.

No entanto, contar com a possibilidade de despachar a bagagem pode trazer benefícios para o profissional, como:

• permite que levar mais itens para a viagem;
• evita restrições de líquidos e objetos que não podem ser levados na bagagem de mão, especialmente em viagens internacionais;
• maior conforto durante o voo.

Como o despacho de bagagem funciona?

O processo de despacho de bagagem pode variar conforme a companhia aérea, mas, geralmente, são apenas detalhes que mudam entre uma e outra. O passo a passo, normalmente, envolve:

• check-in: o viajante pode fazer esse processo online. Porém, caso prefira, pode utilizar os totens de autoatendimento da companhia;
• entrega da bagagem: após o check-in, ele vai com os documentos e a passagem no balcão para entregar a bagagem. Ela será medida, etiquetada e pesada e o passageiro receberá o comprovante de despacho da mala;
• pagamento pelo despacho ou excesso de peso: caso a bagagem ultrapasse o peso máximo estabelecido pela companhia, ou se a tarifa do viajante não contemplava o envio da bagagem, será feito o pagamento do serviço;
• inspeção de segurança: as malas passam por um scanner para garantir que não há itens proibidos;
• transporte até a aeronave: as bagagens são conduzidas até o porão do avião;
• retirada no destino: no aeroporto de chegada, a bagagem estará disponível na esteira da companhia aérea correspondente.

Se acontecer o extravio da bagagem, o passageiro deve registrar a ocorrência imediatamente na companhia aérea. Essa agilidade é importante para facilitar a localização das malas e restituição dos itens.

Quais são as regras de despacho de bagagem?

As regras variam conforme a empresa aérea, classe tarifária e destino (viagens nacionais e internacionais). Porém, nos trajetos nacionais, geralmente as companhias seguem normas semelhantes:

• o limite de peso é geralmente de 23 kg;
• as dimensões totais da mala (altura, largura e profundidade) geralmente não podem ultrapassar 158 cm, ou deverão constar como bagagem especial;
• caso a tarifa não inclua franquia de bagagem despachada, o passageiro precisará pagar o valor do serviço no balcão (ou antecipadamente com a companhia);
• não devem ser despachados objetos de valor (joias, dinheiro, eletroeletrônicos), que devem ir como item pessoal com o passageiro.

Quais os desafios do despacho de bagagem?

Especialmente para quem está começando a viajar de avião para viagens corporativas com maior frequência, alguns desafios podem surgir na hora de fazer o procedimento. Estão entre os mais frequentes:

• necessidade de chegar com antecedência: especialmente quando a viagem parte de aeroportos mais movimentados, a fila para o despacho de malas pode ser maior. Assim, o profissional corre mais riscos de perder o seu voo;
• risco de extravios: as bagagens podem ser perdidas ou atrasadas, impactando o tempo de deslocamento do colaborador;
• custos maiores: algumas companhias cobram uma diferença considerável para incluir o despacho de mala na tarifa.

Como tornar o despacho de malas mais eficiente?

Com algumas medidas, é possível facilitar o despacho de malas, especialmente quando ele é inevitável e, até mesmo, diminuir os custos para a empresa. Entre as principais recomendações, estão:

• planejamento: se o profissional sabe que precisará despachar a bagagem, o ideal é fazer a aquisição da franquia antes do check-in. As tarifas são mais baixas do que quando a solicitação é feita no balcão da companhia;
• consulta às regras da companhia: com isso, é possível reduzir problemas como excesso de bagagem e envio de itens proibidos;
• identificação da bagagem: solicite que o profissional identifique a sua mala e adicione itens visuais, como fitas e adesivos, para localizá-la mais rapidamente no desembarque, diminuindo o tempo de deslocamento;
• despacho corporativo: veja se a companhia oferece o serviço de envio prioritário da bagagem em caso de viagem executiva;
• use etiquetas inteligentes: elas permitem rastrear a bagagem em tempo real. Isso facilita encontrar a mala, caso ela seja extraviada;
• avalie a necessidade de despachar bagagem: em caso de viagens mais curtas, pode ser mais ágil optar por levar apenas a bagagem de mão, que será acondicionada na cabine, facilitando a saída do aeroporto.

O despacho de bagagem é um procedimento comum para quem viaja constantemente. Porém, se os colaboradores estiverem fazendo isso pela primeira vez, é normal ter maior insegurança e dúvidas. Com essas informações, fica mais fácil orientá-los no dia a dia.

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