9 dicas para garantir o compliance da viagem corporativa
As empresas enfrentam desafios como a conformidade com a política e a fraude em processos. Com as ferramentas certas, sua organização pode aumentar a conformidade, mitigar riscos e impedir adulterações.
O assunto compliance nunca sai das pautas das maiores empresas do mundo. Isso porque estar em conformidade com as regras é o melhor jeito de melhorar a gestão organizacional. Garantir a compliance da viagem corporativa é cumprir as normas, como: política de viagens, reembolsos de despesas, e todas as outras diretrizes que se relacionam.
De acordo com uma pesquisa da KPMG, 85% dos entrevistados mostraram que sentem dificuldade em identificar, avaliar e monitorar corretamente as questões ligadas ao compliance. Os benefícios dessa prática são: redução de custos, otimização da gestão, fortalecimento da confiança com os colaboradores, melhoria do desempenho e valorização do ambiente de trabalho.
Você não pode controlar o que não consegue enxergar, então as soluções SAP Concur reúnem dados de viagens e despesas em um local centralizado e organizado, proporcionando uma visibilidade mais aprofundada do que está sendo desembolsado.
No blog de hoje, mostraremos 9 dicas para garantir o compliance da viagem corporativa. Confira!
SAP Concur e compliance da viagem corporativa
54% das empresas em todo o mundo trabalham em parceria com a SAP Concur, que tem as melhores práticas e o know-how para maximizar o compliance da viagem corporativa na sua empresa. Apoiamos as companhias a prevenir, detectar e mitigar seus riscos.
Sem dúvida, descobrir falhas na gestão de viagens corporativas e de reembolso de despesas pode ser difícil, especialmente quando você tem visibilidade limitada da maneira como seus funcionários estão gastando.
Ficar acomodado às mudanças de hoje nos gastos dos funcionários pode parecer desafiador, mas o custo de gerenciar o compliance sem uma solução unificada e conectada com um ecossistema de parceiros em todas as áreas de gastos será muito maior em termos de perda monetária, detecção de padrão e prevenção geral. As empresas experientes desta Nova Era do Compliance, que colocam um microscópio nas áreas de gastos dos funcionários, são mais eficientes do que as outras e melhoram sua lucratividade em 24%.
Participe do próximo 5 em 15 Minutos da SAP Concur, onde estamos falando sobre as melhores práticas de compliance e gerenciamento de despesas corporativas.
No tópico seguinte, saiba sobre 9 dicas para garantir o compliance da viagem corporativa.
9 dicas para garantir o compliance da viagem corporativa
Para assegurar o compliance da viagem corporativa, separamos algumas dicas que podem ser implementadas no dia a dia da sua empresa.
1- Criar uma política de viagens corporativas
O primeiro passo para o compliance da viagem corporativa é garantir que todas as normas estejam documentadas em uma política de viagens corporativas. Quanto os funcionários podem gastar com refeições e quilometragem? Quando eles podem viajar em classe executiva e que tipo de reembolso não podem reivindicar? Se você quiser saber o que incluir em uma política de despesas, comece com este simples criador de política de despesas.
2- Criar uma política de reembolso de despesas
Na hora de viajar, o colaborador já deve estar ciente do quanto ele pode gastar, no que, e como ele será reembolsado. Por isso, a criação de uma política de reembolso de despesas é imprescindível para garantir o compliance na viagem corporativa.
3- Criar uma política de uso do cartão corporativo
Assim como as demais políticas acima, a criação de uma para o uso do cartão corporativo também auxilia a prevenir fraudes. As soluções da SAP Concur automatizam o processo de cartões de compras do início ao fim para simplificar o gerenciamento de despesas e torná-lo mais eficiente. No caso de cartões corporativos que são cobrados de forma centralizada, nossas ferramentas digitais podem corresponder despesas pré-aprovadas a faturas para possibilitar uma conciliação rápida e precisa.
4- Divulgar as políticas
A criação por si só não resolve muita coisa. Além de colocá-las em prática, é preciso, também, divulgá-las para os colaboradores. Compartilhe os documentos para que todos tenham acesso a esse conhecimento.
5- Padronizar a prestação de contas
De acordo com pesquisa da Oxford Economics e SAP, 41% das organizações sem consciência de custos têm dificuldade de acompanhar o aumento das faturas de fornecedores. é preciso ter uma ferramenta consolidada, de uma empresa sólida e experiente como o SAP Concur Expense, para automatizar e padronizar a prestação de contas.
6- Realizar controle de gastos
Hoje em dia, os funcionários gastam mais do que antes. E isso torna a visibilidade e o controle de custos impossível para organizações que não possuem um sistema sólido de gestão de gastos. SAP Concur é a única solução que pode automatizar processos, conectar dados de gastos e colocar tudo em um só lugar para você ver. Veja dados de gastos quase em tempo real e tome decisões informadas com rapidez.
7- Criar incentivos
A fim de fortalecer o relacionamento e o engajamento, crie incentivos como bônus por metas e incentivos coletivos. Dessa forma, manter o compliance na viagem corporativa se torna mais fácil.
8- Fortalecer a cultura organizacional
Manter o compliance está relacionado a manter a confiança e a uma cultura organizacional transparente com seus processos. Por isso, estimule valores como: honestidade nas relações.
9- Contar com tecnologias
Com o grande número de regulamentos e normas em todo o mundo, é um desafio para as organizações confiarem nos dados de gastos para garantir a conformidade. Agora é fundamental, mais do que nunca, implementar a tecnologia certa para detectar e evitar riscos relacionados a fraudes e conformidade. Sem os sistemas certos, são necessários muitos recursos para criar e manter a experiência necessária apenas para entender todos os regulamentos e políticas necessárias para criar uma cultura de conformidade.
A SAP Concur pode ajudar a implementar medidas de segurança, além de oferecer as melhores soluções de despesas e viagens da categoria, podemos ser seu parceiro na prevenção de fraudes e na garantia de conformidade em toda a organização.
Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “O novo destino das viagens corporativas”, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.
Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo email: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!
Conheça o SAP Concur Travel & Expense!
O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.
Por meio dos recursos e funcionalidades, o nosso sistema colabora para reduzir os custos corporativos em até 8%. Além disso, o SAP Concur Travel & Expense traz benefícios como decisões inteligentes e alertas de violação da política de viagens.
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
-
Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
-
Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
-
Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
-
Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
-
Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
-
Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
-
Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
-
Permite a escolha de viagens sustentáveis;
-
Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
-
Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
-
Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!