Sistema de gestão de viagens corporativas: 4 práticas para a retomada das atividades

10/09/2020

O sistema de gestão de viagens corporativas é fundamental para administrar todos os custos empresariais dos deslocamentos a negócios como transporte, traslado e alimentação, por exemplo. No entanto, a pandemia provocada pelo coronavírus causou um recesso no setor. De acordo com pesquisa da Associação Latino Americana de Gestores de Viagens e Eventos Corporativas - ALAGEV, 41% dos gestores disseram que os todos os eventos corporativos foram cancelados até o fim de 2020.

Além disso, 94% das empresas cancelaram a participação em eventos internacionais segundo a mesma pesquisa. De acordo com a Abracorp, em números gerais, o recuo provocado pelos desdobramentos da COVID-19 foi de 18,7% apenas no primeiro trimestre. Apesar do primeiro momento de isolamento total, o setor de viagens corporativas já apresenta uma significativa melhora com 42,7% de aumento no segundo trimestre deste ano, segundo dados da Abracorp. E, para atender essa retomada, é fundamental contar com um sistema de gestão de viagens corporativas, bem como boas práticas para garantir a segurança dos colaboradores. Saiba mais!

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Conheça 4 práticas para a retomada das viagens de negócios

Defina a política de viagens corporativas

O primeiro passo para a retomada das atividades é estruturar uma política de viagens corporativas. Para isso, é preciso ter regras bem definidas no que diz respeito a limites de gastos, o que é e o que não é reembolsável, envio de comprovantes e até relatório de despesas. Para isso, o sistema de gestão de viagens corporativas é crucial, já que a plataforma fortalece a política de reembolso, otimiza tarefas como o envio de comprovantes via aplicativo, por exemplo, e auxilia sua empresa na gestão das viagens de negócios.

Padronize os processos

A partir de um sistema de gestão de viagens corporativas também deve ser padronizado, de acordo com a política da empresa, as classes de voos que serão adquiridas, categorias de hospedagem e o tipo de transporte utilizado para o deslocamento. Além disso, a plataforma também permite que seja definido um prazo máximo para efetuar as compras de passagens e reservas de hospedagens a fim de evitar custos maiores.

Estabeleça o limite dos gastos

O limite de gastos também é um item importante na política de viagens corporativas, já que além de estabelecer os valores a serem respeitados, otimiza os processos de análise e aprovação da despesa, bem como pode reduzir o trabalho dos executivos caso a empresa utilize o sistema de gestão de viagens corporativas.

Implemente um sistema de gestão de viagens corporativas

Como visto, para fortalecer a política de viagens corporativas, com processos padronizados e eficientes e com acompanhamento dos gastos empresariais iniciados pelos colaboradores é essencial contar com a tecnologia. Nesse sentido, um sistema de gestão de viagens corporativas é uma ferramenta completa que garante desde o controle financeiro até facilidades de comunicação entre empresa e colaborador.

Leia também: Como se preparar para o futuro das viagens corporativas e a importância do dever de diligência?

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Mas é importante que o sistema de gestão de viagens corporativas seja de uma empresa sólida e experiente como a SAP Concur. A nossa plataforma, o SAP Concur Travel Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas e detalhes de gastos na mesma plataforma.

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