Reembolso de despesas: como digitalizar a nota fiscal

SAP Concur Team | 25-08-2022
Na hora de calcular o reembolso de despesas corporativas, a nota fiscal é o documento crucial que prova todos os gastos durante o deslocamento. Armazená-los incorretamente traz prejuízos, já que o papéis são danificados ao longo do tempo, sem contar com a possibilidade de perda dos mesmos.
 
Esses empecilhos dificultam a gestão financeira empresarial, travando os processos operacionais e impedindo que o colaborador seja ressarcido da viagem realizada.
 
Como solução, a digitalização de documentos trouxe maior tranquilidade quando o assunto é gastos corporativos. Saiba mais sobre esse tipo de reembolso de despesas no blog de hoje.
 

Quais as vantagens da digitalização para o reembolso de despesas?

Em primeiro lugar, a facilidade de organização é o benefício mais visível da digitalização de notas fiscais para o reembolso de despesas. Sem um montante de papéis, a área financeira consegue sistematizar os ressarcimentos e reduzir a chance de erros. Além disso, essa prática otimiza o espaço físico e ajuda no quesito sustentabilidade, uma pauta atual muito importante.
 
Segurança e agilidade nos processos são outras vantagens de digitalizar a nota fiscal. Em um software corporativo, não há como perder as informações e a estruturação das etapas por meio da tecnologia aumenta a rapidez com que elas são realizadas. A transformação digital assegura que esse documento pode ser acessado de qualquer lugar a qualquer hora, não sendo necessário estar, literalmente, no ambiente de trabalho.
 
A consequência dessa aceleração para o reembolso de despesas é a redução de tempo gasto com retrabalho. A otimização do ressarcimento permite a execução de um maior volume de tarefas, aumentando, também, a produtividade.
 
Apesar de ser um tema recorrente no mercado competitivo, a digitalização da nota fiscal foi aprovada pelo Senado Federal no projeto de Lei 146/2007, que aceita o documento digital como tendo o mesmo valor legal do impresso.
 

Reembolso de despesas: como digitalizar a nota fiscal?

Para realizar um reembolso de despesas eficiente, a nota fiscal deve ser digitalizada com a ajuda de um smartphone. Uma simples fotografia já ajuda na comprovação dos gastos realizados na viagem e é possível enviá-la diretamente para o aplicativo em nuvem, garantindo, assim, a segurança do documento.
 
Ao digitalizar a nota fiscal, verifique, primeiramente, se o ambiente possui uma luz adequada. A iluminação é um fator importante para que a fotografia fique legível para a verificação no relatório de custos.
 
Depois, é importante se certificar de que todos os dados necessários para o reembolso de despesas estão aparecendo na nota fiscal antes de encaminhá-la.
 
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