8 dicas para otimizar o processo de reembolso de despesas

06/07/2022

Durante as viagens corporativas, os colaboradores possuem um limite de gastos que serão ressarcidos pela empresa. O processo de reembolso de despesas ocorre após o término do deslocamento e é feito, geralmente, pelo setor financeiro da organização.
 
De acordo com um levantamento da GBTA, estima-se investimento no setor de tecnologia em gestão de despesas de US $ 1,7 milhão de dólares neste ano de 2022.
 
Esse procedimento pode ser demorado, se feito de forma manual, com recibos e planilhas, ou ágil, de acordo com as tecnologias adquiridas pela área de finanças.
 
A má consistência do processo de reembolso de despesas pode ter como consequência uma ação trabalhista, por isso, é importante otimizar o método para que haja eficiência na restituição.
 
No blog de hoje, mostraremos 8 dicas para otimizar o processo de reembolso de despesas. Acompanhe!
 

O que é processo de reembolso de despesas?

O processo de reembolso de despesas é a devolução do dinheiro gasto pelo colaborador em sua viagem corporativa. Claro que existem regras do que é ressarcido e do que não é pela empresa, por isso é importante possuir uma política clara sobre a restituição.
 
As despesas mais comuns são:
 
  • Aplicativos de deslocamento como táxi, Uber e 99
  • Despesas com combustível para colaboradores que usam o próprio carro ou da empresa, que são reembolsadas através de um alinhamento prévio sobre o valor do KM rodado
  • Alimentação como cafés, almoço e jantar, incluindo em aeroportos
  • Hospedagens, passagens aéreas

A importância de um processo de reembolso de despesas

Gestores e analistas compreendem que uma organização que não preza por um sistema financeiro ordenado sofre duras consequências. Erros durante o processo de reembolso de despesas acarretam prejuízos financeiros para o caixa da empresa, além de desconforto para o ambiente corporativo. Por isso, existem 4 itens essenciais na hora de montar uma boa restituição de viagens a trabalho:
 
  1. estabelecer prazos para entrega de recibos e reembolsos
  2. determinar o que é reembolsável e o que não é
  3. apontar quais são as obrigações para reembolso
  4. desenvolver um fluxo e alçadas de aprovação
 
A padronização dos processos é uma circunstância favorável para a adoção dessa prática. Para que isso aconteça, é fundamental que a corporação estabeleça uma política de viagens, com todas as normas e procedimentos dos deslocamentos. No guia deve conter informações sobre reembolsos, envio e recebimento de notas, datas e outros parâmetros que precisam ser seguidos por todos os colaboradores. Além disso, é válido estabelecer um mapeamento das atividades. Esse tipo de medida permite uma visualização clara de todos os fluxos, inclusive dos gastos financeiros da corporação.
 
Outro ponto crucial da importância de um processo de reembolso de despesas é a definição de um orçamento. A elaboração desse budget permite que a empresa preveja com eficiência os custos, bem como estipule um valor empregado nos deslocamentos. Desse modo, para que seja eficiente, é essencial considerar todos os investimentos, como passagens, alimentação e hospedagem.
 

Quais os benefícios de otimizar o processo de reembolso de despesas?

As vantagens de se obter uma tecnologia que otimize o processo de reembolso de despesas são inúmeras. Separamos algumas delas para que você se convença e implemente em sua organização:

Digitalização dos gastos

Notas fiscais e recibos colocam a validade do documento em risco, já que podem se apagar com o tempo, ou serem perdidos durante a viagem. Ao digitalizar as despesas, esses problemas diminuem, pois é possível tirar uma foto do recibo no momento em que ele é entregue e armazenado na plataforma.

Possibilidade de solicitação de adiantamento

Caso a política da empresa permita, a solicitação de adiantamento de valores é muito mais rápida e eficiente com uma tecnologia integrada, sem a necessidade de esperar muitos dias, ou de reunir informações de vários setores para tal.

Política de reembolso integrada

As boas práticas do processo de reembolso de despesas vêm da política feita pela empresa. Com uma tecnologia de otimização, as regras podem ser facilmente ajustadas ao software e favorecer a agilidade do procedimento.

Integração da área contábil com o software

A área financeira é a mais beneficiada com o uso de uma tecnologia de processo de reembolso de despesas. É possível realizar os lançamentos automáticos, salvar documentos como recibos on-line e controlar corretamente a gestão financeira das viagens.
 

8 dicas para otimizar o processo de reembolso de despesas

Otimizar o processo de reembolso de despesas da sua empresa traz diversos benefícios, como vimos acima. Saiba agora, como realizar esse procedimento com 8 dicas:

1- Alinhar com o colaborador a política de viagem corporativa

Essa dica é muito importante para que o colaborador vá tranquilo e ciente de quais despesas serão ressarcidas e em quanto tempo ele terá o dinheiro de volta.

2- Ser simples

Empresas que desejam otimizar o seu processo de reembolso de despesas são as mais simplistas possível, com regras claras e evitando conflitos na apuração e fiscalização de complexidades.

3- Criar um processo transparente

O processo de reembolso de despesas deve delegar responsabilidades, como: quem aprova o reembolso? Quem contabiliza no software? Qual o prazo para solicitar o ressarcimento?
 
Com papéis bem definidos, a empresa ganha e o colaborador também, pois a organização do fluxo manterá os dois satisfeitos.

4- Validar recibos

Essa é uma das partes mais importantes do processo de reembolso de despesas corporativas. Por isso, os recibos devem ser guardados, mesmo que de forma digital, para comprovar quanto gasto a empresa precisa restituir e, assim, evitar prejuízos e fraudes.

5- Realizar os pagamentos de forma rápida

Depois da volta do deslocamento, o colaborador espera rapidez no processo de reembolso de despesas. Definir um curto prazo ajuda no engajamento do funcionário que vê boas práticas nas viagens corporativas.

6- Registrar o pagamento no software

Um software de despesas corporativas necessita que dados sejam inseridos sobre o processo de reembolso. Após o registro, fica mais fácil contabilizar na área financeira quanto deverá ser ressarcido.

7- Revisar o processo

Não é porque o processo está correndo bem que ele não precisa de melhorias. É importante sempre revisá-lo em busca de aprimoramentos. Uma dica é usar pesquisa de satisfação com os colaboradores que realizam as viagens corporativas.

8- Utilizar tecnologia para otimizar o processo de reembolso de despesas

A melhor tecnologia para processo de reembolso de despesas é a solução SAP Concur. Ela pode ajudar a sua empresa a contabilizar ajuda de custo. É um programa intuitivo e responsivo, valorizando diretamente a experiência dos colaboradores e se adaptando a qualquer dispositivo.
 
Com recursos inovadores, simplifica a gestão dos gastos realizados, assim como digitalização dos comprovantes de despesas, elaboração dos relatórios e validação das solicitações de reembolsos.
 
Possui uma dashboard detalhada, que permite a visualização em tempo real das movimentações operacionais, assim como auditoria de todas as solicitações de reembolsos, o que torna os fluxos financeiros mais seguros.
 
Além disso, o sistema gera relatórios completos e intuitivos, que simplificam as análises do time financeiro e torna a gestão de recursos muito mais transparente.
 

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais.
 
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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