Como contabilizar ajuda de custo?

03/05/2022

Uma das principais dúvidas dos gestores corporativos é saber como contabilizar ajuda de custo. Na prática, essa iniciativa consiste em um valor oferecido aos colaboradores em caráter indenizatório, para arcar com gastos específicos.
A ajuda de custo não pode ser considerada parte do salário do funcionário, isso porque é um valor pago esporadicamente e sob demanda, não sofrendo os descontos trabalhistas.
Por outro lado, essa iniciativa também não pode ser “vendida” como um benefício pela empresa, pois não é algo que fuja das obrigações legais da organização. Aqui é válido reforçar que a ajuda de custo não é a diária de uma viagem corporativa, se trata de um valor diferenciado.
Para te ajudar a entender melhor em quais situações esse processo é feito e como contabilizar ajuda de custo na sua operação, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e confira.
 
Em quais situações a ajuda de custo é adotada?
Como citado, a ajuda de custo é usada para saldar despesas muito específicas, que podem ser desde deslocamentos para reuniões corporativas ou encontros com clientes até alimentação e outros gastos.
Durante a pandemia, por exemplo, diversas empresas ofereceram aos seus funcionários em home office um valor de ajuda de custo, por conta do espaço ou, até mesmo, equipamentos que os colaboradores estavam usando.
Outro cenário em que a ajuda de custo é aplicada é na mudança do funcionário para outra cidade, estado ou país a cargo do trabalho. Geralmente, as empresas oferecem um valor para auxiliar na instalação do colaborador ou arcar com determinados gastos, como aluguel.
 
Como contabilizar ajuda de custo nas empresas?
O primeiro passo para como contabilizar ajuda de custo dentro das empresas, sem dúvidas, é ter uma política de despesas robusta.
Nessas diretrizes, é fundamental estabelecer as condições para disponibilizar esse valor aos colaboradores, assim como teto de gastos, padrões para comprovação das despesas, maneiras de preenchimento dos relatórios e outros processos semelhantes.
Quanto mais detalhada for sua política de despesas, com mais facilidade os funcionários conseguirão seguir essas regras e menores são as chances de fraudes, erros ou gargalos operacionais.
Além disso, é crucial registrar devidamente todas essas movimentações e contar com a tecnologia para gerenciar os relatórios, de modo a minimizar falhas e maximizar o controle das transações.
 
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