Saiba quais os benefícios da rastreabilidade do viajante

No dinâmico cenário do varejo, em que a expansão e mobilidade dos colaboradores são fundamentais, a rastreabilidade emerge como um elemento crucial para garantir o sucesso e a segurança das operações.

Imagine uma empresa de varejo que precisa abrir novas lojas em diferentes cidades, coordenar sua cadeia de suprimentos ou realizar visitas estratégicas a clientes. Nesse contexto, a rastreabilidade do viajante não é apenas uma opção, mas uma necessidade imperativa.

A seguir, conheça em detalhes como a rastreabilidade funciona, os benefícios que ela traz para as empresas e como essa prática pode transformar a maneira como o setor gerencia suas viagens corporativas.

O que é a rastreabilidade do viajante e como funciona?

A rastreabilidade do viajante é a capacidade de uma organização acompanhar e monitorar a localização e a situação de seus colaboradores durante suas viagens. Ela é uma prática em crescimento, impulsionada pelas preocupações com a segurança dos viajantes corporativos.

Compreender essa prática é fundamental para empresas que atuam na integração de sistemas e adequações tecnológicas voltadas à estratégia de negócio. Isso é alcançado por meio de tecnologias como GPS, aplicativos móveis e sistemas de comunicação.

Por exemplo, em um cenário em que o colaborador precisa viajar para coordenar a implementação de um sistema ERP em uma nova unidade de negócio. Com a rastreabilidade, a empresa pode acompanhar sua localização, garantindo que ele chegue com segurança ao destino e cumpra suas atividades conforme o planejado.

Atualmente, as empresas não podem ignorar o risco associado às viagens de negócios. É aí que entra a tecnologia, permitindo uma gestão mais eficaz e cuidadosa dos colaboradores que estão na estrada.

Quais os benefícios da rastreabilidade do viajante?

Note que a rastreabilidade não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir o sucesso e a segurança de profissionais em constante movimento. Veja, a seguir, alguns impactos positivos de contar com essa tecnologia.

Diminuição de riscos

A capacidade de resposta rápida em emergências reduz riscos para os viajantes. Suponha que um colaborador esteja em uma viagem de negócios e um desastre natural ocorra. Com a rastreabilidade, a empresa pode localizá-lo imediatamente e fornecer assistência.

Mais segurança e conforto

O monitoramento constante proporciona um ambiente mais seguro durante as viagens. Os viajantes sabem que estão sendo acompanhados e isso pode evitar possíveis problemas. Além disso, impacta o bem-estar físico e emocional dos viajantes.

Otimização de itinerários

A empresa pode ajustar itinerários para evitar áreas de risco, o que não é apenas uma questão de segurança, mas também uma estratégia eficaz de gestão de recursos. É um elemento-chave que permite maximizar a eficiência de suas operações de viagens corporativas, economizando tempo e recursos valiosos.

Redução de custos

O acompanhamento eficaz pode levar a reduções de custos, como economia em despesas imprevistas. Isso é especialmente relevante em empresas de varejo, nas quais a eficiência operacional é fundamental.

Aumento da produtividade

Viagens mais seguras e planejadas contribuem para uma maior produtividade. Os colaboradores podem se concentrar em suas tarefas, em vez de se preocuparem com questões de segurança.

Qual é a relação da rastreabilidade com o duty of care?

O duty of care é um conceito que se traduz como o dever de diligência que uma empresa tem com seus colaboradores, garantindo que eles estejam seguros e bem durante suas atividades profissionais, inclusive em viagens de trabalho. A rastreabilidade do viajante se encaixa perfeitamente nesse contexto, pois oferece às empresas os meios necessários para cumpri-lo de forma eficiente.

O serviço permite que as organizações monitorem em tempo real a localização de seus colaboradores e estejam cientes de qualquer incidente ou emergência que possa ocorrer durante a viagem. O mais importante, possibilita que as empresas tomem medidas imediatas para garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes.

Além disso, a rastreabilidade contribui para uma gestão de riscos mais eficaz, um componente essencial do duty of care. As empresas podem identificar potenciais riscos nas áreas para as quais seus colaboradores estão viajando, permitindo que tomem medidas proativas, como ajustar itinerários ou fornecer orientações específicas de segurança.

Como implementar a rastreabilidade do viajante?

Já vimos o que é a rastreabilidade do viajante, além de ter observado os impactos tanto para o colaborador da empresa quanto para a organização em si. Sabendo de tudo isso, chegou a hora de partirmos para a prática. Acompanhe a descrição das principais etapas.

Escolha da tecnologia

A escolha da tecnologia para a rastreabilidade do viajante é um passo crítico na implementação desse sistema. Uma das opções mais comuns é o uso de GPS, que fornece informações precisas de localização em tempo real, permitindo que a empresa saiba exatamente onde seus colaboradores estão a qualquer momento.

Uma alternativa são os aplicativos móveis específicos para rastreabilidade. Eles podem ser instalados nos dispositivos dos viajantes e fornecem uma interface amigável para que eles compartilhem sua localização e status. Isso pode ser particularmente útil para colaboradores que utilizam seus próprios dispositivos pessoais.

Além disso, empresas podem optar por soluções de gestão de viagens corporativas que incluem funcionalidades de rastreabilidade. Elas oferecem uma abordagem integrada, permitindo gerenciar todas as etapas das viagens de seus colaboradores, desde a reserva de voos até o acompanhamento da localização em tempo real.

Integração com sistemas existentes

Para empresas que já trabalham com algum sistema, garantir a integração da rastreabilidade é de vital importância. Esse processo envolve a harmonização com outras ferramentas, como sistemas ERP ou software de gestão de despesas.

Garantindo a integração correta, as informações de rastreabilidade são compartilhadas com o sistema utilizado, possibilitando uma visão completa e unificada das atividades dos viajantes. Dessa forma, ajuda na alocação de recursos e no planejamento estratégico com base nas informações coletadas durante as viagens.

Treinamento

Garantir que os funcionários saibam como usar as ferramentas de rastreabilidade é fundamental para o sucesso do sistema. Essa etapa inclui não apenas os próprios viajantes, mas também a equipe responsável por monitorá-los e tomar medidas em caso de necessidade.

Os viajantes devem receber treinamento sobre como operar as tecnologias de rastreabilidade, como ativar e desativar a função de rastreamento e de que forma relatar situações de emergência, se aplicável. Para a equipe de monitoramento, é essencial saber interpretar os dados de localização e agir de acordo com as políticas estabelecidas.

Políticas claras

Estabelecer políticas claras sobre como a rastreabilidade será usada e quais são as expectativas em relação aos viajantes é um passo fundamental. Essas políticas devem abordar questões como privacidade, uso adequado das tecnologias de rastreamento, procedimentos em caso de emergência e conformidade com regulamentações aplicáveis.

As políticas claras não apenas orientam os colaboradores sobre como devem usar as ferramentas de rastreabilidade, pois protegem a empresa de possíveis litígios ou problemas relacionados à privacidade.

Testes e melhorias contínuas

Assim como qualquer sistema, a rastreabilidade do viajante requer testes e melhorias contínuas para garantir sua eficácia ao longo do tempo. Essa etapa inclui a realização de simulações de emergências para verificar a prontidão do sistema, bem como a análise constante de seu desempenho.

As empresas devem manter um ciclo de feedback para coletar informações valiosas dos viajantes e da equipe de monitoramento. Essas informações podem ser usadas para ajustar políticas, procedimentos e tecnologias, garantindo que a rastreabilidade esteja sempre alinhada com as necessidades e os desafios em evolução das viagens corporativas.

Perceba que, para empresas que buscam um futuro sólido e seguro, a adoção e o aprimoramento da rastreabilidade são passos cruciais que devem ser seguidos. Acompanhar essa tendência é mais do que uma recomendação, é uma necessidade que moldará o futuro do setor de bens e consumo e da gestão de viagens corporativas.

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