Como otimizar o processo de autorização de gastos com o Concur Request?

Antecipar os gastos, evitar surpresas no orçamento e manter o controle financeiro da empresa são metas cada vez mais prioritárias em um cenário corporativo dinâmico. Nesse contexto, o processo de autorização de despesas passa a desempenhar um papel estratégico, e negligenciar essa etapa pode custar caro.

Especialmente em grandes empresas, onde há diferentes áreas envolvidas, regras internas específicas e múltiplos centros de custo, garantir que as solicitações de gastos estejam alinhadas à política da organização é uma tarefa desafiadora.

Mas a boa notícia é que, com soluções como o Concur Request, esse fluxo pode se tornar mais eficiente, transparente e inteligente. A seguir, você confere como isso é possível!

Qual é o desafio de autorizar gastos?

Mesmo quando há processos formalizados, é comum encontrar gargalos e ruídos no momento de aprovar despesas. Os principais obstáculos são:

• falta de visibilidade prévia sobre o orçamento disponível;
• dificuldade para validar se os gastos estão alinhados à política interna;
• retrabalho causado por solicitações incompletas ou fora do padrão;
• autorizações que se perdem em trocas de e-mails ou planilhas descentralizadas.

Esses pontos tornam o processo de autorização lento, sujeito a falhas e sem rastreabilidade. A consequência? Despesas aprovadas tardiamente (ou sem controle), o que compromete a previsibilidade financeira e a governança corporativa.

Por que a etapa de solicitação de gastos é crítica?

Antes mesmo de um gasto ser realizado, ele precisa ser planejado e aprovado. É aí que entra a etapa de solicitação. Ela funciona como um “filtro” inicial, garantindo que apenas os pedidos coerentes avancem para as próximas fases.

No entanto, essa etapa é frequentemente negligenciada. Muitas empresas concentram esforços na auditoria posterior (quando o dinheiro já foi gasto), em vez de estabelecer critérios claros antes da despesa ocorrer. O resultado? Uma gestão mais reativa do que preventiva.

Como está o panorama atual da gestão de solicitações de gastos?

O panorama atual da gestão de solicitações de gastos ainda revela um cenário bastante manual em muitas empresas.

É comum que colaboradores preencham formulários ou planilhas e os enviem por e-mail para aprovação, gerando uma cadeia de comunicação desorganizada e sujeita a falhas.

A situação se agrava em organizações com múltiplos centros de custo, projetos simultâneos e equipes remotas, em que a ausência de um sistema centralizado dificulta o acompanhamento do status de cada solicitação, o alinhamento com as regras internas e a previsibilidade de caixa e provisionamentos.

Diante disso, a automação do processo surge como um passo essencial para tornar a gestão mais eficiente, integrada.

Quais são as dicas para otimizar o processo de autorização?

A adoção de boas práticas é fundamental para otimizar o processo de autorização de qualquer tipo de despesa. Entre as principais recomendações, podemos destacar:

• padronizar o fluxo de solicitação e aprovação, com regras claras e visíveis;
• criar campos obrigatórios para justificar cada gasto;
• definir alçadas de aprovação por faixa de valor ou tipo de despesa;
• registrar todas as etapas em uma plataforma integrada;
• manter a comunicação entre solicitante e aprovador dentro do próprio sistema.

Como o Concur Request contribui para a autorização de gastos?

O Concur Request, solução da SAP Concur, foi criado justamente para tornar o processo de solicitação e autorização mais eficiente e integrado. Com ele, é possível:

• submeter pedidos com poucos cliques e anexar documentos diretamente na plataforma;
• configurar políticas internas de aprovação com diferentes níveis hierárquicos;
• aprovar ou recusar solicitações via desktop ou app, com total mobilidade;
• acompanhar o status de cada solicitação em tempo real;
• integrar os dados ao módulo de despesas e aos sistemas ERP da empresa.

Como usar a ferramenta na prática?

Implementar o Concur Request de forma estratégica é o segredo para extrair o melhor da ferramenta. Agora, chegou o momento de entender como estruturar essa implementação passo a passo e transformar o processo de autorização de um gargalo operacional em uma vantagem competitiva.

Mapeie os processos atuais

Antes de tudo, é essencial entender como a autorização de gastos ocorre hoje. Quais fluxos estão em uso? Onde estão os gargalos e riscos?

Identificar essas lacunas proporciona a capacidade de configurar o Concur Request com mais precisão. Entrevistas com usuários e análise de documentos ajudam a revelar inconsistências e informalidades que podem ser corrigidas com a automação.

Defina políticas claras e atualizadas

Não adianta automatizar o processo se as regras forem confusas ou desatualizadas. Aproveite a implementação para revisar ou reformular as políticas internas.

Estabeleça tetos por categoria, critérios de aprovação por área e alçadas conforme o valor. Regras claras reduzem as solicitações fora da política.

Parametrize o sistema conforme sua realidade

Configure os campos obrigatórios, fluxos de aprovação e categorias de despesa com base na estrutura da empresa. Se possível, envolva controladoria e TI para garantir que o sistema reflita os processos internos com praticidade, sem burocracia excessiva.

Capacite os colaboradores

A tecnologia só entrega valor se for utilizada por profissionais capacitados. Por isso, treine os usuários para enviar solicitações corretamente e entender o fluxo de aprovação.

Líderes também devem compreender prazos e responsabilidades. Workshops e tutoriais são boas práticas para facilitar o uso.

Acompanhe os indicadores de uso e performance

Monitore os resultados para saber se o novo processo está funcionando. Métricas como tempo de aprovação, conformidade e reembolsos recusados ajudam a ajustar fluxos e treinar novamente quem tiver dificuldade. É assim que se garante a evolução contínua.

Crie uma cultura de conformidade

Mais do que uma ferramenta, o Concur Request deve integrar a cultura da empresa. Estimule os colaboradores a solicitarem antes de gastar, valorize o cumprimento das regras e promova o controle prévio como parte da rotina. Comportamentos consistentes transformam a ferramenta em ganho estratégico.

Quais são os benefícios práticos do Concur Request?

Mais do que uma solução de controle financeiro, o Concur Request impacta diretamente a operação diária das empresas.

Seja no planejamento de viagens, na rotina de equipes em campo ou na governança de grandes corporações, seu uso torna o processo de autorização mais ágil, rastreável e aderente às regras internas.

A seguir, conheça três situações hipotéticas que ilustram bem como a ferramenta tem a capacidade de fazer diferença.

Controle de gastos em eventos corporativos

Imagine que o time de marketing de uma empresa planeja participar de uma feira internacional. Antes do Concur Request, os colaboradores costumavam reservar passagens e hotéis por conta própria, e só depois pediam reembolso.

Isso frequentemente gerava gastos acima do previsto e nem sempre estavam de acordo com a política da empresa.

Com o Concur Request, a equipe agora precisa enviar uma solicitação de viagem detalhada, com estimativas de custos e justificativa do evento. O gestor aprova (ou ajusta) antes de qualquer compra ser feita. O resultado: controle prévio de orçamento, gastos dentro da política e menos surpresas no fechamento do mês.

Agilidade nas despesas de equipes em campo

Uma equipe técnica que faz manutenção em diferentes regiões precisa comprar peças e contratar serviços com frequência. No modelo antigo, eles dependiam de longas aprovações por e-mail e, muitas vezes, perdiam prazos de entrega ou oportunidades de negociação por falta de resposta rápida dos superiores.

Com o Concur Request, cada técnico submete a solicitação via app no celular, com o valor estimado e o motivo da compra. O gestor visualiza e aprova em tempo real, mesmo fora do escritório. Isso garante respostas ágeis, manutenção sem atrasos e redução de custos operacionais.

Conformidade em viagens internacionais de executivos

Executivos de uma multinacional precisam realizar viagens frequentes ao exterior. Antes, cada um organizava a viagem com ajuda da assistente, sem um padrão definido.

Isso gerava variações nos custos e não garantia o cumprimento das diretrizes corporativas, especialmente em relação a hospedagens e fornecedores homologados.

Com o Concur Request, os executivos agora têm um modelo padronizado de solicitação de viagem internacional, que já inclui os hotéis e voos aprovados pela empresa, teto de gastos por diária e categorias permitidas.

Ao adotar o Concur Request, as empresas conseguem transformar a gestão de solicitações de despesas em um processo mais estruturado, rastreável e alinhado às suas diretrizes internas. Isso garante conformidade com as políticas internas e um processo de autorização mais simples, com menos retrabalho e mais agilidade para os times.

Saiba mais sobre o Concur Request: confira a página dessa solução de gestão!