O que é fraude interna e como evitar que aconteça na empresa?

Todas as empresas estão sujeitas a riscos que podem comprometer os seus resultados e, até mesmo, a sua sobrevivência no mercado. As fraudes, por exemplo, são um dos grandes desafios enfrentados pelos empreendedores e trazem consequências nocivas para uma empresa. Mas o que muitos gestores acabam não considerando são os riscos de fraude interna.

Segundo dados do relatório da Association of Certified Fraud Examiners, uma empresa perde cerca de 5% de seus lucros do ano para fraudes desse tipo. Além disso, organizações que não apresentam processos antifraude sofrem, em geral, danos duas vezes maiores que aquelas que possuem.

A fraude interna é caracterizada, principalmente, pelo enriquecimento de um profissional por meio da utilização inadequada ou da aplicação indevida dos recursos e bens da organização em que trabalha, direta ou indiretamente. 

Neste artigo, explicaremos o que é fraude interna na empresa e como ela se diferencia da externa, além de dar dicas de como evitar que ocorra. Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é fraude interna?

A fraude interna é uma ação ilícita praticada, geralmente, por colaboradores que manifestam uma pretensão enganosa, cujo intuito é prejudicar e afetar a empresa. Ela costuma acontecer em virtude da busca de uma vantagem, que, na maioria das vezes, é financeira e proporciona diferenciais econômicos a quem executa.

Em outras palavras, trata-se de qualquer meio utilizado com o objetivo de obter vantagem injusta sobre uma organização. Essa vantagem pode ser por ação ou omissão, por conduta intencional ou má-fé.

As fraudes internas são um dos principais motivos para que o relatório financeiro das empresas não seja confiável, pois, mais do que comprometer as finanças, elas também podem afetar diretamente os colaboradores envolvidos e a credibilidade do negócio no mercado.

Quais as principais diferenças em relação à fraude externa?

Diferentemente das fraudes internas, que geram efeitos na atuação da empresa, as externas se referem àquelas que não estão sob controle da organização. Ou seja, são riscos ainda desconhecidos, que não podem ser mensurados ou avaliados. 

Atualmente, as fraudes externas têm sido frequentes entre os consumidores. A utilização de máquinas “clonadas” de pagamento com cartões, desvios financeiros, despesas duplicadas e extravio ou falsificação de recibos e comprovantes aumentaram significativamente.

Como evitar que a fraude interna aconteça?

Enfrentar esse comportamento nocivo é desafiador para qualquer negócio, sobretudo porque nem sempre é possível saber onde está acontecendo e quem é responsável. 

Por isso, as instituições precisam de mecanismos de proteção contra fraudes internas, independentemente do porte e do segmento. Pensando nisso, separamos algumas dicas de como evitar que a fraude interna ocorra. Confira!

Mapeie os procedimentos que envolvem dinheiro

A primeira dica é conhecer todos os processos da instituição e monitorá-los de perto, especialmente aqueles que abrangem dinheiro. Nesse caso, uma ótima ideia é desenvolver documentos de acompanhamento, manuais, políticas internas, checklists e pedir relatórios dos diferentes departamentos.

Um procedimento que envolve dinheiro e geralmente dá abertura para fraudes é o sistema de reembolso de despesas. É comum, por exemplo, encontrar notas frias e superfaturadas sendo reembolsadas devido a gastos de viagens corporativas.

Acompanhe dados e relatórios

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, os relatórios não são apenas registros históricos da empresa, eles servem para acompanhamento de todas as operações realizadas e controle de informações. A boa notícia é que muitas fraudes são identificadas através deles, basta analisá-los detalhadamente. 

Você não precisa basear todas as ações apenas em relatórios, mas sim observá-los como dados sintéticos de tudo o que ocorre na empresa. Um relatório mensal de valores discrepantes durante uma viagem pode sugerir que algo não está certo. 

Conheça o histórico dos colaboradores

Conhecer bem os colaboradores é extremamente importante dentro das organizações. Saber todo o seu histórico possibilita identificar se os profissionais se posicionam e apresentam o perfil condizente com as finalidades da organização.  

Essa dica serve também para fornecedores e prestadores de serviço. Afinal de contas, ter uma parceria com alguém que comete fraudes pode acabar com a reputação do negócio. 

Desenvolva um plano de políticas internas

Além do monitoramento de processos e pessoas, a presença de um plano de políticas internas, uma cultura antifraude e o desenvolvimento de um código de ética e orientação podem ser pontos decisivos para eliminar as fraudes internas que prejudicam as empresas.

Esse plano deve estabelecer algumas normas e regras a serem seguidas dentro da corporação, a fim de que as fraudes diminuam, uma vez que existe uma determinação do que deve ou não ser feito pelos profissionais. 

Além disso, é fundamental ter um programa de compliance voltado para o seu negócio, no qual todos os funcionários, de todos os setores, estejam engajados na intenção de preservar a ocorrência de fraudes.  

Realize uma gestão de riscos

A gestão de riscos é indispensável para avaliar os impactos de qualquer ameaça que possa afetar a capacidade e o crescimento da empresa. Resumidamente, esse tipo de gestão serve para prevenir problemas e determinar o melhor curso de ações para resolvê-los antes mesmo que ocorram.

Além disso, também é possível solucionar conflitos de interesse, desvio de condutas e comportamentos antiéticos. Por isso, para evitar os riscos, é recomendada a adoção de processos internos rígidos, alinhados com as melhores práticas de mercado.

Faça auditorias regularmente

Realizar auditorias, tanto internas quanto externas, é essencial para controlar e verificar se as medidas usadas para combater as fraudes estão sendo eficazes. Afinal, elas garantem que as políticas implementadas para combater ações fraudulentas sejam cumpridas de modo satisfatório.

Por meio delas, é possível identificar riscos e falhas, além de mostrar em quais setores as fraudes estão sendo praticadas. Porém, não adianta fazer tudo isso se as falhas e as ocorrências ilícitas não forem reportadas imediatamente. 

Conte com soluções tecnológicas

Além de uma boa política, conscientização dos funcionários e realização de auditorias, com bons recursos é possível monitorar algumas fraudes internas. Por isso, investir na combinação de soluções tecnológicas é a melhor forma de evitar que esse problema ocorra nas empresas.

O acesso a um sistema de gestão confiável, atualizado e com informações relevantes, por exemplo, é um dos principais fatores para o sucesso do monitoramento de fraudes internas. Isso porque o uso de processos manuais facilita ainda mais essa ação.

Atualmente, as aplicações da Inteligência Artificial nos negócios são totalmente eficazes e podem ser incorporadas por qualquer tipo de profissional.

Como você pôde ver, as fraudes internas são ações que demandam atenção, sobretudo por sua grande capacidade de afetar diversas áreas do ambiente corporativo. Esperamos que nossas dicas sejam úteis e que agora você tenha o conhecimento necessário para implementar ações antifraude em seu negócio.

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