Filial da empresa: como manter a política de viagens padronizada?

Com o crescimento do número de empresas que atuam em diferentes cidades, estados e até países, a gestão de viagens corporativas se tornou um dos maiores desafios para os departamentos administrativos e financeiros.

Quando há mais de uma filial da empresa, garantir que todos sigam as mesmas diretrizes, especialmente em deslocamentos, exige mais do que um manual de conduta.

Cada unidade costuma operar com níveis diferentes de maturidade, cultura local e prioridades. E é aí que uma política de viagens padronizada se torna essencial para manter o controle de gastos, a transparência e a conformidade com os objetivos organizacionais.

Neste conteúdo, você vai entender por que a padronização é um desafio, o que deve ser considerado ao criar uma política unificada, como monitorar a aplicação dessa estratégia e o papel das soluções SAP Concur nesse processo. Siga a leitura!

Como lidar com o crescimento de empresas com filiais?

Empresas em expansão tendem a abrir filiais para aumentar a presença regional, facilitar a logística ou até para aproveitar incentivos fiscais. Isso significa uma descentralização das operações e, com ela, mais autonomia para diferentes equipes tomarem decisões locais.

No entanto, autonomia demais sem diretrizes claras abre espaço para desperdícios, conflitos entre departamentos e descumprimento de normas internas.

É o caso clássico de colaboradores em uma filial solicitando reembolso de diárias acima do padrão ou usando agências de viagens distintas daquelas homologadas pela matriz.

Manter a consistência nesse cenário é um jogo de equilíbrio entre padronização e flexibilidade. Cada filial da empresa deve seguir diretrizes globais, mas com certo grau de adaptação à sua realidade local.

Quais são os desafios para controlar viagens corporativas em empresas com filiais?

Quando falamos em viagens corporativas em uma estrutura com múltiplas filiais, os principais desafios vão além do controle de despesas. Conheça alguns pontos críticos:

• diferentes práticas de reserva, reembolso e prestação de contas entre unidades;
• ausência de uma base de dados única para consolidar informações de viagens;
• dificuldade em fiscalizar e fazer cumprir regras específicas da política;
• disparidade no tratamento de exceções e aprovações;
• sobrecarga da equipe administrativa da matriz para revisar pedidos e relatórios vindos das filiais.

Esses obstáculos tornam o processo mais lento, sujeito a erros e com alto risco de fraudes ou incoerências no uso de recursos da empresa.

Por que é importante padronizar a política de viagens corporativas?

Uma política de viagens padronizada é mais do que um documento interno: ela define as regras do jogo. Ao padronizar diretrizes entre as unidades da empresa, a organização obtém alguns benefícios significativos.

• reduzir custos operacionais e evitar excessos;
• garantir equidade no tratamento de colaboradores de diferentes regiões;
• manter a conformidade com a governança interna e normas externas;
• facilitar auditorias e relatórios de prestação de contas;
• integrar os dados em uma plataforma única para análises mais eficientes.

Além disso, uma política bem estruturada ajuda a construir uma cultura corporativa mais coesa, e isso tem reflexo direto na experiência dos colaboradores durante as viagens.

O que considerar ao criar uma política de viagens padronizada?

Construir uma política de viagens que funcione em todas as unidades da empresa exige planejamento. Veja os principais pontos que devem ser definidos desde o início:

Tipos de viagens cobertas

É importante deixar claro quais deslocamentos são cobertos pela empresa: reuniões com clientes, eventos internos, treinamentos, visitas técnicas, entre outros.

Limites por perfil de colaborador

Cargos diferentes têm níveis de autorização distintos. Um diretor pode ter direito a hotéis e voos com mais conforto, enquanto analistas devem seguir limites mais enxutos.

Regras de reembolso

O processo de reembolso precisa ser transparente e padronizado, com prazos, exigência de comprovantes e meios aceitos de prestação de contas.

Particularidades regionais

Algumas localidades exigem adaptações, por exemplo, cidades com tarifas de hospedagem mais elevadas ou com baixa oferta de transporte público.

Canais oficiais de reserva

Defina as ferramentas e fornecedores homologados. Isso ajuda a concentrar informações, negociar tarifas e evitar a contratação de serviços fora do escopo.

Uso de tecnologia

Ferramentas como SAP Concur viabilizam a padronização com mais agilidade e segurança. Elas automatizam reservas, aprovações e relatórios, garantindo aderência à política em tempo real.

Quais KPIs ajudam a avaliar se a política está sendo seguida?

Monitorar o sucesso da política de viagens é fundamental para garantir que as diretrizes estejam sendo respeitadas em todas as filiais. Alguns KPIs que merecem atenção:

• percentual de reservas feitas por canais oficiais;
• índice de solicitações fora da política (exceções);
• tempo médio de aprovação de viagens;
• custo médio por tipo de viagem e por colaborador;
• nível de satisfação dos viajantes corporativos;
• tempo médio de reembolso após prestação de contas.

Ao acompanhar esses indicadores, a empresa consegue identificar gargalos, corrigir desvios e ajustar sua política de forma mais estratégica.

Como as soluções SAP Concur ajudam a padronizar a política de viagens?

Quando o assunto é controle de viagens corporativas em empresas com múltiplas unidades, as soluções SAP Concur oferecem uma camada de inteligência que vai muito além da automação de processos.

A plataforma permite que todas as etapas da viagem — solicitação, aprovação, reserva, pagamento, prestação de contas — sejam integradas e centralizadas. Isso garante que, independentemente da filial da empresa, os colaboradores sigam o mesmo fluxo, com os mesmos critérios.

Entre os diferenciais da SAP Concur, destacam-se:

• personalização de regras por tipo de colaborador ou região;
• consolidação de dados financeiros e operacionais em tempo real;
• relatórios automatizados com visão global e por filial;
• redução de fraudes e inconsistências nos reembolsos;
• integração com sistemas de RH, ERP e fornecedores de viagens;
• notificações automáticas sobre violações da política;
• experiência de usuário intuitiva e acessível via mobile.

Com isso, além de garantir conformidade, a empresa ganha produtividade, reduz custos e proporciona uma melhor experiência para quem viaja a trabalho.

Quais são os benefícios reais da padronização nas filiais?

A padronização da política de viagens entre as filiais não é apenas uma boa prática administrativa, ela traz resultados concretos para a empresa.

A seguir, apresentamos três exemplos hipotéticos, mas inspirados em cenários reais, que ilustram como essa unificação pode gerar ganhos financeiros, operacionais e estratégicos.

1. Redução de custos com hospedagem e passagens

Uma empresa com filiais em São Paulo, Recife e Porto Alegre permitia que cada unidade contratasse hotéis e voos por conta própria. Essa autonomia resultava em variações de até 60% nos custos para viagens com objetivos semelhantes.

Ao centralizar as reservas em uma plataforma única e estabelecer fornecedores homologados, a empresa passou a negociar pacotes com redes hoteleiras e companhias aéreas. Isso gerou uma economia média de 35% por viagem, somando mais de R$ 500 mil ao ano em redução de despesas.

2. Menos conflitos e mais conformidade

Em uma organização com matriz em Curitiba e filial em Belo Horizonte, um colaborador teve despesas de viagem acima do permitido, alegando desconhecimento das regras. Cada unidade seguia políticas diferentes, o que gerava desgastes entre funcionários e RH.

Com a padronização das regras por meio do SAP Concur, todos passaram a acessar as mesmas diretrizes, inclusive pelo celular, com alertas automáticos para gastos fora da política. O resultado foi uma queda de 80% nos pedidos de exceção e uma melhora significativa na relação entre as equipes.

3. Relatórios centralizados e decisões mais estratégicas

A equipe financeira da matriz gastava dias consolidando planilhas de viagens enviadas pelas filiais. A falta de padronização dificultava o acompanhamento dos gastos e atrasava o fechamento mensal.

Ao integrar todas as unidades em um sistema único, a empresa passou a ter relatórios em tempo real, organizados por centro de custo, tipo de despesa e localidade. Isso permitiu decisões mais rápidas, renegociação com fornecedores e uma economia anual de 22% nas viagens.

Se sua organização tem mais de uma filial e quer garantir uma política de viagens corporativas coerente, eficiente e adaptada a diferentes realidades, o caminho passa por processos bem definidos, monitoramento constante e, sobretudo, tecnologia de ponta.

As soluções SAP Concur oferecem exatamente essa base, conectando diferentes unidades, facilitando o compliance e transformando a gestão de viagens em um processo estratégico e inteligente.

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