Relatório de despesas de viagem: 5 passos para fazer na sua empresa em 2021

02/03/2021

Neste momento desafiador, o relatório de despesas de viagem é um importante aliado para a retomada dos deslocamentos a negócios com inteligência na utilização dos recursos, além do controle total dos valores despendidos nesta área. Nesse sentido, vale destacar que o mercado apoia a retomada das viagens corporativas e, inclusive, os números já demonstram isso. Segundo a Abracorp, os deslocamentos domésticos cresceram 67% nas vendas no terceiro trimestre de 2020. Já as viagens internacionais registraram 54% de aumento no mesmo período.
 
Diante deste cenário de retorno, saiba como fazer o relatório de despesas de viagem na sua empresa em 5 etapas. Confira a seguir!
 

Conheça os 5 passos para estruturar o relatório de despesas de viagem na sua organização

1. Defina as despesas
O primeiro passo para produzir o relatório de despesas de viagem corporativa é avaliar quais são as despesas relevantes para o seu negócio. A partir desses dados, é possível estruturar o documento de acordo com as métricas importantes para a gestão financeira da organização e utilizá-lo de maneira realmente eficiente.
 
2. Registre os dados dos colaboradores
Em seguida, é preciso que os profissionais que viajam pela empresa preencham seus dados no relatório de despesas de viagem, para que fiquem registrados os gastos durante os deslocamentos, desde transportes até hospedagem e refeições, por exemplo. Neste ponto, é importante que os colaboradores anexem os comprovantes fiscais de cada despesa junto ao relatório. Assim, o setor financeiro tem os insumos necessários para realizar o reembolso aos profissionais.
 
3. Calcule as despesas
Após definir as despesas e com o registro dos dados dos colaboradores, é o momento de calcular os valores gastos nas viagens. Esse processo precisa ser realizado de maneira ágil e precisa e, por isso, um software de gestão de despesas de viagens corporativas pode ser fundamental para eficiência e segurança dos dados e informações. A plataforma utilizada deve oferecer dados separados por colaboradores e um compilado para que os gestores possam ter uma visão total das despesas de viagens.
 
4. Utilize dados e métricas em tempo real
Para que o relatório de despesas de viagem faça sentido, os gestores devem saber interpretar as informações contidas no documento. Por isso, um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas, não só entrega essas informações, como disponibiliza métricas e dados em tempo real, para que sejam tomadas decisões com agilidade e assertividade.
 
5. Invista na tecnologia
Como visto, o relatório de despesas de viagem é fundamental para a gestão financeira de uma empresa, principalmente, em tempos desafiadores como o atual. No entanto, documentos em planilhas já estão ultrapassados, diminuem a produtividade dos colaboradores e a probabilidade de erros é maior. Nesse sentido, é necessário investir em tecnologia para obter precisão e eficiência na gestão das viagens empresariais.
 

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