Como organizar uma viagem de negócios em 5 passos

04/08/2022

Planejar-se é uma das tarefas mais importantes antes de organizar uma viagem de negócios. A experiência precisa ser agradável para o colaborador e para a empresa. Por isso, direcionar corretamente os viajantes evita imprevistos, otimiza tempo e recursos de viagens corporativas.
 
O estudo “Business Travel – Global Market Trajectory & Analytics” apontou que as viagens de negócios, domésticas ou internacionais, as quais compreendem trabalho, hospedagem, alimentação, lazer e transporte, estão entre os principais contribuintes para a economia global e a perspectiva é que atinjam US$ 792 bilhões até 2026.
 
A produtividade deve ser o principal foco do deslocamento. O desafio de fechar um contrato acarreta diversas preocupações, mas é possível deixar a mente mais tranquila com uma distribuição clara de ações.
 
O primeiro ponto é deixar o trabalho adiantado antes de viajar. Dessa forma, você não ficará pensando em outras atividades enquanto se prepara para uma viagem de negócios. O segundo ponto é manter uma agenda sistematizada, com horários e lugares. E, por último, aproveitar da melhor forma todos os benefícios de passar alguns dias fora do ambiente corporativo.
 
Para que a sua empresa possa estruturar uma viagem corporativa da melhor maneira possível, no blog de hoje, explicaremos como organizar uma viagem de negócios em 5 passos. Confira!
 

O que saber antes da viagem de negócios?

Antes de realizar uma viagem de negócios, alguns aspectos precisam ser revisados. São eles.

Objetivos

Aqui, é preciso saber o porquê de se estar viajando e quais as expectativas do fechamento do negócio. Isso ajuda o colaborador a se preparar da melhor forma para a reunião.

Política de viagens corporativas da empresa

Empresas que possuem reuniões fora do ambiente corporativo precisam organizar uma política de viagens para assegurar comodidade para o colaborador e, também, para a instituição. Informações sobre locais, horários, alimentação, hotel e reembolso devem estar especificadas nesse documento.

Duração da viagem

O colaborador precisa saber quanto tempo ele ficará fora para que as despesas de reembolso corporativo sejam contabilizadas corretamente após a sua volta.

Previsão do tempo

Saber da previsão do tempo ajuda a escolher quais os melhores transportes para o deslocamento e quais roupas são necessárias na viagem de negócios.

Hospedagem

Detalhes como a localização do hotel fazem a diferença para que a viagem corporativa aconteça tranquilamente. Verificar se há estrutura para reuniões também é uma boa forma de organizar antecipadamente o deslocamento.

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Como organizar uma viagem de negócios em 5 passos

A viagem de negócios deve ser um momento de tranquilidade para o colaborador e para a empresa, que conta com as habilidades do funcionário para fechar contratos. Por isso, melhorar a experiência em deslocamentos corporativos garante que mais negócios sejam fechados.
 
Organizar antecipadamente é um modo de preservar a segurança durante a jornada e manter os compromissos conforme o combinado. Descubra, abaixo, 5 passos simples para deixar a viagem de negócios bem estruturada.

1- Confirme os compromissos

Viajar sem confirmar as reuniões pode ser um desperdício de tempo e recursos financeiros empresariais. Portanto, antes de embarcar, cheque os compromissos da viagem de negócios.

2- Compre passagens com antecedência

Casos de viagem de negócios de última hora exigem correria para comprar passagens, mas, exceto isso, é preferível reservar antecipadamente para evitar imprevistos. É importante ter atenção com horários e trajetos.

3- Escolha o hotel

Buscar pelo hotel mais bem localizado, perto da reunião de negócios, auxilia na comodidade da viagem de negócios e, também, na redução de custos com transporte para outros destinos.

4- Defina os deslocamentos

Definir os deslocamentos vai além do transporte em si. Para que o reembolso seja adequado, o colaborador deve compreender se precisará de carro de aluguel, de aplicativos, ou se vai com o próprio veículo. Tudo deve estar detalhado na política de viagens corporativas.

5- Planeje o roteiro

O tempo disponível do viajante e também da reunião são importantes para o planejamento do roteiro. Elabore um documento com as horas previstas em cada deslocamento, assim, a sua estadia se baseia em uma agenda de compromissos otimizada e com menos chances de imprevistos.

Saiba mais: O que significa reembolso de despesas e como fazer a devida gestão no seu negócio?

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