Com a retomada gradual do mercado de viagens corporativas, as empresas estão cada vez mais investindo em medidas para não somente garantir um deslocamento seguro para os seus colaboradores, mas também
reduzir as despesas de viagem e promover a sustentabilidade financeira.
Sabemos que o setor tem se recuperado rápido e as previsões para 2022 são bastante positivas. Para se ter uma ideia, segundo a HSMAI Brasil, 50% dos hoteleiros esperam que o faturamento deste ano seja semelhante ao de 2019, tempo anterior à pandemia.
Por sua vez, 200% dos hoteleiros também indicam aumento dos valores praticados nas negociações com viajantes corporativos.
Diante deste cenário, é fundamental
gerenciar com efetividade os custos dos relatórios de despesas de viagens, de modo a garantir melhor controle de recursos e minimizar riscos para o seu negócio. Veja abaixo outros benefícios dessa iniciativa e como implementá-la.
Veja também: Viagens corporativas: quais são as mudanças esperadas no pós-pandemia e como se adequar?
Qual é a importância de otimizar a gestão das despesas nas viagens de negócios?
Além da melhor adequação ao mercado e sustentabilidade dos recursos da organização, a otimização da gestão de despesas de viagem podem promover uma série de benefícios, como:
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Controle de despesas mais transparente;
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Fácil identificação de gargalos;
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Melhor atendimento ao colaborador em casos de emergência;
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Gestão de riscos simplificada;
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Minimização de fraudes nas despesas corporativas;
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Apoio a expansão e desenvolvimento dos negócios.
Como reduzir custos nas despesas de viagem?
Para minimizar custos nas despesas de viagem, algumas iniciativas são fundamentais, como:
Planeje com antecedência
Como diz um antigo ditado: prevenir é melhor do que remediar. O primeiro passo é
planejar as viagens corporativas com antecedência.
Quanto mais tempo você tiver para organizar os deslocamentos, roteiros e reservas, mais fácil será encontrar os melhores preços e acomodações ou passagens apropriadas.
Além disso, qualquer imprevisto também pode ser remediado de uma forma mais rápida, minimizando gastos, por exemplo, com alterações ou cancelamentos fora dos prazos praticados pelos parceiros.
Sempre que necessário, adapte as suas políticas de viagens
Outro ponto importante é manter a sua política de viagens e reembolso de despesas apropriada às necessidades da sua organização e mudanças do mercado.
É preciso ter em mente que a política de viagens não é estática. Pelo contrário, trata-se de um organismo vivo e, por isso, deve ser alterada e adaptada sempre que necessário.
Diante disso, analise os seus processos internos e entenda se a sua organização está preparada para o mundo pós-pandemia, assim como se suas diretrizes atuais fazem sentido para esse novo momento do setor.
Tenha a tecnologia como maior aliada
Por fim, não podemos falar sobre como minimizar as despesas de viagem sem citar a
importância da tecnologia nesse processo.
Ao contar com ferramentas apropriadas, as empresas conseguem ter uma visão holística sobre toda a operação e controlar melhor os gastos feitos pelos viajantes corporativos.
Além disso, ao ser usada de maneira estratégica, a tecnologia traz insights poderosos para otimizar constantemente as operações.
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