Desbloqueie o Potencial do SAP Concur: 5 Dicas para uma Integração Otimizada

Integrar o SAP Concur com ERPs como S/4HANA ou ECC pode transformar a gestão de despesas e viagens da sua empresa. Uma integração bem-feita automatiza processos, reduz erros e dá visibilidade em tempo real para Finanças, RH e TI. Seja você da área técnica, financeira ou de liderança, a integração eficiente é a chave para descomplicar a operação e trazer resultados reais. Como parceira SAP, a Genesis Consulting compartilha cinco dicas práticas, baseadas em nossa experiência, para garantir que sua integração seja um sucesso. Vamos conectar todos os dados do Concur com o seu ERP, criando uma única fonte de verdade para todos. Confira!

1. Use as Ferramentas Nativas da SAP para Ganhar Tempo

Use os conectores nativos de integração da SAP (como o SAP Integration with Concur Solutions, ou ICS). O SAP Concur é projetado para integrar-se nativamente com soluções SAP, o que significa que você pode utilizar conectores prontos ao invés de desenvolver integrações do zero.
Essas ferramentas nativas permitem a transferência de diversos tipos de dados e estruturas para o SAP praticamente em tempo real, eliminando o conhecido processamento por arquivo em lotes. O uso desses conectores reduz significativamente a complexidade (eliminando a necessidade de um middleware, por exemplo) e o esforço de TI, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas de alto nível.

A dica é: comece pelas soluções que a SAP oferece - elas são otimizadas para integração com o Concur, economizam tempo e garantem confiabilidade. Geralmente, customizações serão necessárias, e o recomendado é avaliar se as ofertas padrão da SAP (como as BADIs, ao integrar com o ERP) são suficientes durante o escopo do projeto.

2. Alinhe e Sincronize seus Dados

Um dos problemas mais comuns nas integrações é a inconsistência nos dados mestres entre os sistemas. Antes de integrar, certifique-se de que dados como IDs de funcionários, registros de fornecedores, centros de custo e códigos de projeto estejam alinhados no SAP e no Concur.
Por exemplo, se as despesas do Concur precisam gerar pagamentos de reembolso no SAP, cada funcionário provavelmente deve existir como fornecedor no SAP - se isso não estiver configurado, ocorrerão erros de lançamento.

Utilize as ferramentas disponíveis para sincronização - há, por exemplo, no Business Accelerator Hub, um pacote pronto para uso que replica os dados de funcionários do SAP SuccessFactors Employee Central para o SAP Concur.

Dica: estabeleça um processo regular de conciliação de dados ou use relatórios de integração para identificar rapidamente qualquer divergência. O módulo Intelligence pode ser um grande aliado com extrações automatizadas em sua caixa de email.

3. Cartões de Crédito: Simplifique a Experiência do Usuário

Integração não é apenas um assunto técnico - ela melhora significativamente a experiência dos usuários e gestores. Integrar os cartões corporativos ao SAP Concur é uma das formas mais eficazes de simplificar a prestação de contas e reduzir o trabalho manual. As transações são importadas automaticamente para o sistema, permitindo que os usuários apenas completem a despesa com os dados necessários.

O SAP Concur oferece suporte a diferentes tipos de cartões:

• Cartão corporativo individual (emitido no nome do colaborador)
• Cartão de compras (uso por departamento ou centro de custo)
• Cartão lodge (fatura consolidada, geralmente usado por agências de viagem)

Dica: avalie quais tipos de cartão sua empresa utiliza e configure-os desde o início do projeto para otimizar tempo. Alguns bancos menores necessitam passar por homologação para serem integrados ao SAP Concur.

4. Envolva Finanças, RH e TI desde o Início

Um projeto de integração do SAP Concur bem-sucedido precisa ser multifuncional. Não cometa o erro de tratá-lo como um projeto exclusivo da TI ou apenas da área financeira.
As informações de despesas e viagens envolvem várias áreas - Finanças se preocupa com contabilidade e conformidade, RH com dados de funcionários e políticas de viagem, e TI garante a conectividade técnica e a segurança.
Envolva todos esses stakeholders desde o início para definir os requisitos e objetivos em comum. Por exemplo, Finanças pode definir como as categorias de despesas do Concur se mapeiam para contas do SAP; RH garante que as políticas estejam alinhadas com dados como cargos e direitos de viagem; e TI escolhe o método de integração mais adequado (arquivos, API ou conectores).
O SAP Concur oferece diversos métodos de integração e a escolha certa depende das suas necessidades. Uma abordagem colaborativa ajuda a configurar a integração corretamente desde o início, evita retrabalhos e educa todos os grupos de usuários.

Pense bem: diferentes tipos de integrações podem ser utilizados ao mesmo tempo, uma avaliação completa da arquitetura deve ser realizada levando em conta o esforço de manutenção para cada área.

5. Planeje para a Melhoria Contínua e Escalabilidade

Integração não é uma tarefa "faça uma vez e esqueça". Para obter valor no longo prazo, planeje monitorar, otimizar e escalar sua infraestrutura ao longo do tempo.
Primeiro, certifique-se de utilizar os mecanismos de monitoramento disponíveis para erros ou falhas de integração - se um lançamento falhar por causa de um centro de custo inexistente no SAP, sua equipe deve estar capacitada para identificar e corrigir rapidamente. À medida que a empresa cresce ou as exigências mudam, esteja pronto para estender a integração - talvez com expansão para outros países, múltiplas moedas ou novos módulos SAP. Adicionalmente, esteja pronto para para implantar uma estratégia de cibersegurança muito robusta, na qual a proteção de dados, a segurança e o compliance acompanham a estratégia de escalabilidade da sua empresa.

A boa notícia é que o ambiente SAP é preparado para o crescimento: você terá acesso a uma ampla gama de soluções, ferramentas e serviços de gestão de despesas conectados, além de um ecossistema com mais de 21 mil soluções, aplicativos e ferramentas de parceiros.

História de Sucesso – Seattle Public Schools (SPS)
 

A Genesis Consulting realizou a implementação do SAP Concur Expense e Invoice, em conjunto com a integração nativa do SAP Concur ao SAP ECC (ICS). A SPS agora processa 45.000 faturas anualmente com tecnologias como OCR, IA e Machine Learning, eliminando processos manuais e reduzindo custos de Contas a Pagar em mais de 75%. A solução unifica aprovações de viagens, despesas, adiantamentos e gestão de cartões corporativos (individuais e p-cards).

 
A integração nativa entre SAP Concur e a suíte SAP pode transformar a gestão de viagens e despesas de um processo manual e demorado para uma vantagem estratégica.
Para saber mais, baixe gratuitamente o eBook “Integração das soluções SAP Concur em seu ecossistema” ou veja como a Genesis Consulting entrega ROI significativo utilizando o SAP Concur aqui.

Em parceria com Genesis.