Crie um caso de negócios para o software de gestão de gastos: viagens e despesas

A pergunta não é se sua empresa quer crescer, mas se ela está pronta para isso. Há evidências conclusivas de que a tecnologia integrada de viagens, despesas e contas a pagar pode preparar sua empresa para o crescimento. O desafio é criar um caso de negócios para o software de gestão de gastos. 

Uma plataforma única e coesa de gestão de gastos melhora a eficiência, o controle, a visibilidade dos gastos e as percepções necessárias para buscar oportunidades, superar desafios e transformar e expandir seus negócios. É uma combinação poderosa, mas à medida que você começa a construir um caso de negócios, isso ajuda a entender melhor como a gestão de gastos pode impulsionar o crescimento, como a tecnologia de contas a pagar se expande com suas soluções de viagens e despesas (T&E), os custos de não fazer nada e as principais etapas para construir suporte e justificar o investimento.  

Como a gestão de gastos e o crescimento se conectam 

Conectar o software de gestão de gastos em uma plataforma coesa fornece clareza, produtividade, conformidade e outros recursos para expandir seus negócios. Com as soluções SAP® Concur® ajudando pessoas e processos a funcionarem como um só, você obtém uma vantagem competitiva. 

Nossa pesquisa recente destaca como as empresas com uma solução integrada de T&E se beneficiam de: 

• 21% de economia em reservas de viagens e relatórios de despesas 
• 20% de economia no processamento de faturas 
• 26% de aumento na conformidade com as políticas 

Construindo eficiência, visando o crescimento: a pesquisa 

A nova pesquisa global da SAP Concur ilustra como gerenciar viagens, despesas e contas a pagar com uma única plataforma economiza dinheiro, aumenta a produtividade e impede fraudes. 

Obtenha o relatório

O que a gestão de gastos conectada oferece 

Economize tempo, energia e frustração. Seja reservando viagens, enviando recibos ou lidando com faturas, os colaboradores têm uma experiência consistente e fácil de usar em vez de precisarem fazer grandes esforços. Com a automação, os colaboradores não precisam monitorar os recibos em papel, pois as transações fluirão automaticamente para um relatório de despesas. 

Obtenha uma única fonte de verdade. Com os dados se movendo sem problemas entre as soluções, as empresas operam a partir de um único ponto de verdade financeira. Os viajantes têm um só lugar para reservar viagens e gerenciar relatórios de despesas; os gerentes de viagens podem controlar os gastos com acesso a dados de reservas e gastos de viagens quase em tempo real, bem como gerenciar o dever de diligência.  

Controle os gastos e otimize seu fluxo de caixa. Com a gestão de gastos conectada, os líderes financeiros obtêm visibilidade sobre o destino de cada dólar em todas as fontes de gastos da empresa. Essa percepção não filtrada permite identificar oportunidades para otimizar ainda mais os custos e o fluxo de caixa.  

Conecte-se a um mundo de opções. Sua empresa pode trazer provedores de pagamento, quase 400 empresas de gestão de viagens, NDC e conteúdo de distribuição global, além de uma ampla gama de aplicativos e serviços especializados em uma série de empresas. 

Aproveite anos de inovação. As soluções SAP Concur contam com enormes quantidades de dados e décadas de experiência, o que se traduz em inovação integrada e melhoria contínua. Por exemplo, a IA está incorporada nas soluções Concur há quase uma década.  

Com recursos de gestão de gastos totalmente integrados, sua vantagem competitiva está a apenas alguns cliques de distância. 

Reúna tudo: T&E e contas a pagar integrados 

Cada solução que fornece automação de gestão de gastos e despesas pode trazer melhorias por si só. Mas reunir tudo em uma única plataforma constitui o valor. 

Fortaleça o controle e a conformidade 

A IA fornece estimativas precisas de custos de viagem, enquanto a orientação no aplicativo direciona os colaboradores para fazer escolhas em conformidade. A empresa pode aplicar consistentemente políticas nas funções de solicitação, reserva, geração de relatório de despesas e fatura. Os painéis fornecem relatórios e análises baseados em dados quase em tempo real. Auditorias alimentadas por IA descobrem duplicatas e erros, encontram padrões que os humanos não conseguem ver e evitam fraudes.  

Aumente a eficiência e a produtividade 

Os colaboradores têm uma única interface para reservar viagens e aprovar, reembolsar ou analisar gastos. Em vez de fazer tarefas manuais, a equipe financeira pode prever, descobrir economias e negociar descontos. Em vez de registrar recibos e relatórios de despesas, os viajantes podem se concentrar em fazer vendas e atender os clientes. 

Obtenha extensibilidade, escalabilidade e uma abordagem verdadeiramente global 

As soluções Concur são prontamente ampliadas com ferramentas especializadas, como Concur Request, Verify, Invoice Capture e TripIt Pro. Para gastos específicos ou desafios regulatórios, você provavelmente pode encontrar uma solução em nosso ecossistema de mais de 900 parceiros. A operabilidade é global, abrangendo mais de 170 países e vários idiomas, regulamentos e moedas. A plataforma evolui junto com você à medida que sua empresa cresce.  

Como você pode estar deixando de crescer 

Não usar um software de gestão de gastos e gerenciar tudo manualmente é, obviamente, uma opção. Mas há um custo claro de não fazer nada. Oportunidades perdidas e desafios não atendidos significam deixar de crescer. 

• A inteligência artificial prolifera: a IA decifra recibos e faturas, personaliza viagens, impede fraudes e fortalece análises. Mas o uso da IA é baseado na automação. As empresas não podem se beneficiar de uma sem a outra.  
• Os gastos evoluem: o como, onde e o que dos gastos mudou com o trabalho remoto e híbrido. Mesas, internet e outras cobranças agora aparecem nos cartões como parte dos programas de estipêndio. Vários canais de reserva de viagens competem pela atenção com ferramentas corporativas. Os colaboradores preferem flexibilidade e ferramentas fáceis de usar. Todos testam seus sistemas de controle, custos e legados, o que acaba atrasando e sufocando o crescimento. 
• Mudança de impostos e conformidade: as autoridades fiscais exigem dinheiro e conformidade e estão se tornando digitais para obtê-los. A automação e a IA podem ajudar você a se manter atualizado em várias jurisdições e gerenciar benefícios tributáveis dos colaboradores e impostos sobre o valor agregado (IVA). Você também pode recuperar uma porcentagem maior do IVA que você deve receber de volta. 

Criando casos de negócios para gestão de viagens, despesas e contas a pagar 

A crescente proeminência do setor financeiro nos últimos anos traz maior responsabilidade de colaborar. Isso se estende à criação de um caso de negócios para um software de gestão de gastos. 

Envolver as partes interessadas é fundamental. À medida que você começa a criar um caso de negócios para automação de contas a pagar ou soluções integradas de T&E, pergunte aos líderes de finanças, contas a pagar, viagens, TI e RH sobre suas necessidades e frustrações com o status quo. Também reúna informações daqueles que usam a tecnologia todos os dias, porque eles têm perspectivas que os líderes podem não ter.  

Criando o caso de negócios para diferentes públicos 

Adapte-se à medida que desenvolve suporte, personalizando mensagens para:  

• Gerentes que revisam relatórios de despesas. 
• Gerentes de viagens que tentam agradar tanto os viajantes quanto a liderança corporativa. 
• Equipes financeiras que sofrem de visibilidade, controle de custos e gestão de políticas inadequados. 
• Membros da equipe de contas a pagar que perseguem detalhes, que estão cansados de tarefas tediosas e que esperam obter descontos de pagamentos antecipados. 
• Profissionais de TI que se preocupam com a implementação, integração, segurança e os recursos para lidar com tudo isso. 
• E, é claro, os diretores que ponderam sobre panoramas gerais e ROI. 

Ao trabalhar com o público, prepare os números. Como um aumento de 64% nas faturas processadas mensalmente ou reservas de viagem que ocorrem 15% mais rápido. E um ROI positivo apenas oito meses após a implementação. ¹ 

Cinco etapas para ajudar a criar um caso de automação 

1. Explique a diferença entre a digitalização simples – planilhas e pagamentos eletrônicos, por exemplo – e soluções baseadas em nuvem totalmente conectadas que trazem visibilidade de gastos quase em tempo real. 
2. Avalie o desempenho das soluções atuais e estabeleça referências. Use as informações para demonstrar eficiência, economia de custos ou mão de obra, ganhos de produtividade e outras medidas que influenciam o ROI. Não ignore categorias mais flexíveis, como satisfação do colaborador ou risco reduzido. 
3. Veja o que analistas e revisores externos dizem sobre soluções específicas, para que você possa fazer comparações fundamentadas e recomendações de fornecedores. 
4. Explique como as soluções automatizadas são flexíveis, extensíveis, escaláveis, facilmente implementadas e capazes de operar globalmente. 
5. Alinhe os benefícios da automação de gestão de despesas com as principais prioridades da empresa, seja crescimento, eficiência, sustentabilidade, redução de riscos, experiência do colaborador ou todas as opções acima. 

Você acha que apenas grandes empresas se beneficiam de um software de gestão de viagens e gastos? Repense 

Algumas organizações com soluções separadas de gestão de gastos ainda têm silos, pois as soluções não estão vinculadas umas às outras ou a um ERP.  Outras empresas acham que são muito pequenas para programas de gestão de viagens. É provável que não seja o caso, considerando os possíveis custos e riscos de não os ter. 

Empresas menores devem determinar se sua abordagem atual: 

• Fornece controle e pode orientar os viajantes para as melhores tarifas, tornar a conformidade a escolha mais fácil, obter descontos e obter o máximo de cada dólar. 
• Desperdiça o tempo dos viajantes porque a reserva exige o alternar entre sites para encontrar voos, hospedagem e aluguel de carros. 
• Coloca a segurança em risco porque eles não conseguem localizar facilmente os viajantes quando surgem problemas e não têm maneiras de compartilhar atualizações sobre problemas de saúde, desastres naturais e pontos problemáticos. 

Conclusão 

Assim como as soluções SAP Concur simplificam os processos, este blog busca simplificar o processo de criação de um caso de negócios de investimento e inovação para expandir seus negócios. 

Evidências e uma abordagem sistemática são essenciais ao defender o software de gestão de viagens e gastos. Assim como são os exemplos de outras empresas. Vários líderes financeiros e de viagens compartilharam conosco histórias de sucesso. 

“Isso libera meu tempo e o tempo de todos para realizar trabalho de maior valor agregado”, disse Rebecca Spanos, diretora de serviços de cartões de pagamento e viagens da UNC em Chapel Hill, no vídeo. “Estou muito animada com o recurso no Request, onde agora você pode simplesmente dizer: ‘Vou a este lugar, nessa data, me dê estimativas de custos’, porque no momento eles precisam inserir todas essas informações. É um requisito estadual, mas leva tempo e, portanto, simplificar esse processo pode ser uma grande vitória para nós”. 

_{¹Analysys Mason 2022, Travel, Expense, and Vendor Invoice Management Study}