Como o 3-way matching automatizado reduz erros e fraudes no processo de contas a pagar?

O 3-way matching automatizado, também conhecido como conciliação de três vias, é um processo digital que compara automaticamente a nota fiscal do fornecedor, o pedido de compra e o comprovante de recebimento da mercadoria antes de liberar um pagamento.

Esse método reduz erros e riscos de fraude no processo de contas a pagar porque cruza três documentos antes da liberação do pagamento: o pedido de compra, o registro de recebimento e a fatura. Quando esses dados não coincidem, o sistema sinaliza a divergência antes que o dinheiro saia da conta da empresa.

Esse tipo de conferência sempre existiu no financeiro, mas por muito tempo dependeu de alguém que comparava três papéis diferentes à mão. O volume de faturas de uma empresa média torna esse processo lento e sujeito a erro, mesmo quando a equipe é cuidadosa.

A seguir, veja o que é 3-way matching, quais informações ele compara, como a automação muda esse processo de contas a pagar e até que ponto esse controle realmente evita fraudes. Confira os detalhes a seguir.

O que é 3-way matching?

Vamos aprofundar a definição da introdução: o 3-way matching é o processo de comparar três documentos antes de aprovar o pagamento de uma fatura: o pedido de compra feito pela empresa, o comprovante de recebimento da mercadoria ou serviço e a fatura enviada pelo fornecedor.

Cada um dos três documentos comparados no 3-way matching cumpre uma função diferente, e entender essa divisão ajuda a enxergar por que o processo funciona como controle. O pedido de compra registra o que a empresa autorizou comprar: item e quantidade combinados com o fornecedor, além do valor definido antes de qualquer entrega acontecer.

O comprovante de recebimento confirma o que chegou de fato na empresa, seja mercadoria física ou a conclusão de um serviço contratado. Esse documento normalmente é gerado por quem recebe o pedido na ponta, como o almoxarifado ou o responsável pela área que solicitou a compra.

A fatura, por fim, é o documento que o fornecedor envia para cobrar o pagamento. Ela deveria refletir exatamente o que foi pedido e recebido. Na prática, divergências acontecem por erro de digitação ou mudança de preço não comunicada, e também por entregas parciais que não chegam a ser registradas corretamente.

Como realmente funciona o método

A lógica do 3-way matching é simples. Se os três documentos contam a mesma história, o pagamento segue para aprovação normalmente. Se algum dado diverge, como uma quantidade maior do que a recebida, o sistema separa essa fatura para revisão antes de liberar qualquer valor. Esse tipo de conferência sustenta boa parte do controle de contas a pagar em empresas de médio e grande porte.

O nome vem do inglês e descreve exatamente essa comparação em três pontas. Sem um dos três documentos, ou sem comparar os três entre si, o processo deixa de ser 3-way matching e vira apenas uma conferência parcial.

Quais informações o 3-way matching compara antes do pagamento?

Nem toda informação de uma fatura entra nessa comparação. O sistema foca nos dados que, se estiverem errados, geram prejuízo direto ou pagamento indevido.

Confira os pontos verificados por essa técnica:

• o valor total da fatura, comparado ao valor combinado no pedido de compra;
• a quantidade de itens recebidos, comparada à quantidade faturada pelo fornecedor;
• os dados do fornecedor, para confirmar que a fatura pertence a quem realmente entregou o pedido;
• os itens específicos recebidos, quando o pedido envolve mais de um produto ou serviço;
• o número do pedido de compra vinculado à fatura, para evitar pagamentos sem origem clara.

Quando todos esses pontos batem, a fatura segue direto para aprovação. Quando um deles diverge, o sistema interrompe o fluxo antes que o erro vire pagamento.

Como a automação muda a conferência de faturas no processo de contas a pagar?

A conferência manual de faturas depende de alguém abrir três documentos diferentes, comparar valores um a um e registrar a aprovação em uma planilha ou sistema separado. Esse processo consome tempo e cresce em risco conforme o volume de faturas aumenta.

O que a conferência manual costuma deixar passar

Os erros de digitação e os valores duplicados costumam passar despercebidos quando a validação de notas fiscais depende só da atenção humana.

O mesmo vale para faturas que não correspondem ao pedido original. Uma fatura paga duas vezes por engano, por exemplo, só costuma aparecer na conciliação de faturas do fim do mês, quando o dinheiro já saiu.

O que muda com a automação de contas a pagar

O sistema, com o 3-way matching automatizado, compara os três documentos assim que a fatura chega, sem depender de alguém abrir cada arquivo manualmente. Pagamentos duplicados ficam mais difíceis de passar despercebidos, porque o sistema reconhece uma fatura repetida antes da aprovação.

Uma pesquisa da Grant Thornton, divulgada pelo Monitor Mercantil, mostra que 63% das empresas brasileiras identificaram ao menos um caso de fraude nos últimos 12 meses, e que a área de contas a pagar está entre as mais vulneráveis do financeiro.

O mesmo levantamento aponta que boa parte dos casos só foi descoberta depois de denúncia, o que reforça a fragilidade dos controles ainda baseados em processos manuais.

O 3-way matching evita fraudes no processo de contas a pagar?

O 3-way matching reduz o risco de fraude, mas não o elimina sozinho. O processo funciona como uma camada de controle capaz de sinalizar inconsistências antes do pagamento, não como garantia absoluta contra fraude.

O que esse controle identifica

Uma fatura com valor acima do combinado no pedido é um dos sinais que o sistema capta antes da aprovação. O mesmo vale para uma quantidade que não bate com o recebimento, ou um fornecedor que não corresponde ao pedido original. Esses casos representam boa parte das tentativas de pagamento indevido, sejam elas erro ou fraude deliberada.

Os limites desse tipo de controle

O 3-way matching não analisa a intenção por trás de uma divergência, apenas identifica que ela existe. Uma fraude bem estruturada, com documentos falsificados que coincidem entre si, ainda pode passar pela validação automática.

Por isso, a prevenção de fraudes funciona melhor quando o 3-way matching aparece ao lado de outras práticas, como auditoria de pagamentos periódica e um controle de fornecedores atualizado, que evita pagamentos para cadastros fantasmas ou dados bancários trocados.

Da automação à visibilidade completa sobre pagamentos e fornecedores: como integrar o SAP Concur Invoice

O 3-way matching automatizado funciona melhor quando faz parte de um processo maior de digitalização do fluxo de faturas. Isolado, ele resolve uma etapa. Integrado a outras práticas, amplia o controle sobre todo o ciclo de contas a pagar.

Entre os ganhos que aparecem quando esse processo se conecta a outras frentes do financeiro, podemos citar:

• menos tempo gasto em processamento de faturas manuais, porque grande parte da conferência acontece antes de qualquer pessoa abrir o documento;
• mais rastreabilidade sobre exceções de pagamento, já que cada divergência fica registrada junto com o motivo da retenção;
• um controle de fornecedores mais consistente, com histórico de pedidos, recebimentos e faturas vinculado a cada parceiro;
• ligação direta com o controle de pagamentos a fornecedores, o que ajuda a evitar fraudes fiscais associadas a cadastros irregulares;
• uma base de dados mais confiável, que também sustenta projeções financeiras mais precisas para o restante do negócio.

Um sistema integrado como o SAP Concur Invoice ajuda a digitalizar esse fluxo, aplica o 3-way matching de forma automática e amplia a visibilidade sobre cada etapa, do pedido de compra até a liberação do pagamento. Além disso, concentra informações sobre dados de despesas.

O Concur Invoice recebe faturas por e-mail, fax, papel digitalizado ou envio eletrônico, e usa reconhecimento óptico com inteligência artificial para extrair os dados de cada documento.

A partir daí, o sistema compara automaticamente a fatura com o pedido de compra e o recebimento, sinaliza exceções na hora e direciona cada caso para o aprovador certo dentro do fluxo definido pela empresa.

O processo de contas a pagar, com validação automática e rastreabilidade completa, ganha mais segurança sem perder velocidade, mesmo com o crescimento do volume de faturas. A dependência de conferência manual cai, e o financeiro ganha tempo para lidar com exceções reais.

Visite a página oficial do SAP Concur Invoice para entender melhor o que essa solução pode fazer pelo seu negócio!

FAQ

O que é 3-way matching?

É o processo que compara pedido de compra, recebimento e fatura antes de aprovar um pagamento, identificando divergências entre eles.

Quais documentos são comparados no 3-way matching?

O pedido de compra, o comprovante de recebimento da mercadoria ou serviço e a fatura enviada pelo fornecedor.

Qual a diferença entre 2-way e 3-way matching?

O 2-way matching compara só pedido e fatura. O 3-way matching acrescenta o recebimento, o que reduz mais riscos.

O 3-way matching evita fraudes?

Ele reduz o risco ao sinalizar divergências antes do pagamento, mas não substitui outros controles contra fraude.

O que acontece quando o sistema encontra uma divergência?

A fatura fica retida para revisão manual, em vez de seguir direto para aprovação e pagamento.

Como a automação melhora o processo de contas a pagar?

Ela reduz erros de digitação, evita pagamentos duplicados e dá mais visibilidade sobre cada fatura pendente.