Como usar a IA empresarial para maximizar a eficiência, a produtividade e o crescimento: casos de uso e orientação para aumentar o valor

O potencial da IA empresarial para maximizar a eficiência, a produtividade e o crescimento é claro para os líderes financeiros e outros líderes de negócios. Mais da metade nos disse recentemente que planeja investir em IA empresarial, com 61% esperando melhorar a eficiência, 64% automatizar tarefas banais e 67% tornar previsões mais precisas.  

O problema é que também há uma lacuna de conhecimento, já que 58% dos CFOs confessam entender muito pouco sobre IA em finanças. Continue lendo para obter informações para ajudar a preencher as lacunas, como: 

• Como a aplicação de IA empresarial pode melhorar a produtividade em viagens de negócios e contas a pagar 
• Por que as soluções de viagens, despesas e contas a pagar com tecnologia de IA oferecem uma vantagem competitiva 
• Melhores práticas para implementação de IA empresarial 
• Capacitar sua força de trabalho financeira para usar ferramentas de IA 
• Avaliar o retorno sobre o investimento (return on investment, ROI) da IA empresarial 

Casos de uso de IA empresarial para produtividade de contas a pagar e viagens 

Grande parte da conversa sobre os aplicativos de IA nos negócios envolve questões estratégicas de nível mais alto, como ROI de tecnologia e lacunas persistentes de talentos e habilidades. Há muito a falar sobre eficiência, precisão e eficiência de custos, mas vamos detalhar casos de uso específicos de IA. Por exemplo, de muitas maneiras concretas, a IA empresarial já está aumentando a eficiência em contas a pagar e impactando as viagens de negócios. Vamos nos aprofundar em como a IA empresarial melhora a produtividade de contas a pagar e viagens. 

Como a IA empresarial melhora a eficiência de contas a pagar  

A força da IA está em sua capacidade de absorver grandes quantidades de dados e analisar, aprender, recomendar e agir com base nisso. Com muitos detalhes, contas a pagar apresenta um caso de uso ideal de IA. As soluções de IA empresarial podem: 

• Capacitar a detecção de fraudes digitalizando automaticamente todas as faturas para obter informações e detectar padrões e anomalias. 
• Melhorar o fluxo de caixa automatizando entradas, reforçando previsões e garantindo pagamentos em tempo hábil.  
• Identificar pagamentos antecipados encontrando faturas disponíveis para descontos e priorizando-as. 
• Automatizar os cálculos de impostos em todas as jurisdições, gerenciando impostos sobre o valor agregado (IVA) e benefícios tributáveis dos colaboradores, reduzindo o risco de auditorias e penalidades. 
• Fortalecer a tomada de decisões, pois os dados de gastos em tempo real possibilitam percepções que impulsionam o crescimento e a lucratividade. 

Exemplos do impacto da IA nas viagens de negócios 

As viagens de negócios estão sendo afetadas por vários tipos de IA, desde machine learning que simplifica a captura de recibos e geração de relatórios de despesas até IA generativa (GenAI) que produz recomendações personalizadas. Os casos de uso incluem: 

• Aprovações pré-viagem que fornecem faixas de preços precisas com base nos parâmetros da viagem, permitindo que viajantes e gerentes saibam os custos com antecedência e garantindo a conformidade com as políticas. 
• Recomendações personalizadas derivadas das preferências históricas do viajante, garantindo que as considerações de custos e sustentabilidade sejam atendidas e encurtando o planejamento da viagem. 
• Orientação em tempo real durante todo o processo, desde a ajuda por bate-papo no aplicativo para reservas e preenchimento de despesas até recomendações e notificações sobre a segurança do local e interrupções na viagem. 
• Análises e percepções mais profundas para líderes de viagens a partir de soluções que classificam dados, encontram oportunidades de economizar custos e fornecem referências para melhoria. 

A vantagem competitiva da IA empresarial 

As empresas implementam ferramentas de produtividade de IA para obter eficiência e resolver problemas. E em seus processos financeiros, de viagens e despesas, eles vislumbram melhorias que podem oferecer uma vantagem. Mas como é a vantagem competitiva da IA empresarial?  

A SAP Concur oferece várias soluções orientadas por IA, por exemplo, que oferecem uma vantagem competitiva ao aumentar a produtividade, a conformidade, a experiência do colaborador e o crescimento: 

• O Concur Expense acelera o processamento de relatórios, com 5 vezes mais eficiência, enquanto fornece dados que informam as decisões. 
• O Concur Travel oferece reservas mais rápidas para os viajantes, com mensagens que alertam sobre as melhores reservas com base em suas preferências e políticas da empresa. 
• O Concur Request Assistant usa IA generativa para estimar custos de viagem com base em datas, locais e preferências, economizando o tempo dos viajantes gasto ao extrair manualmente informações de vários recursos.  
• O ExpenseIt permite que os viajantes tirem fotos de recibos, leiam os detalhes, insiram as informações nos relatórios de despesas e reduzam as taxas de rejeição de relatórios. 
• O Concur Invoice extrai automaticamente detalhes de gastos, acelerando a visibilidade e melhorando a gestão de caixa.  
• O Intelligent Audit e o Verify verificam os relatórios de despesas, estabelecendo a validade dos recibos e verificando o valor, a categoria de gastos, a data e outros itens essenciais. 

Ao buscar IA com velocidade e intenção, as organizações podem aproveitar a vantagem da IA para ficar um passo à frente dos concorrentes. 

SAP Concur e o futuro da inteligência artificial 

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Melhores práticas para uma implementação bem-sucedida de IA empresarial 

As objeções iniciais a projetos de IA, muitas vezes decorrentes de percepções errôneas, podem criar barreiras significativas e atrasos na implementação. Mas com os pontos de prova e a estratégia certos, você pode promover a adesão das partes interessadas e preparar seu projeto para o sucesso desde o início.  

• A IA é difícil de ser integrada. A IA já está incorporada às soluções Concur existentes, que são facilmente implementadas e conectadas aos seus sistemas atuais.  
• Nossos dados estão em risco. A segurança e a privacidade dos dados são nosso principal objetivo, e é por isso que seus dados estão protegidos por uma infraestrutura de segurança líder do setor que atende a todos os padrões regulatórios. Não compartilharemos com LLMs públicos como o ChatGPT. 
• Levará muito tempo para entender. Nossas soluções orientadas por IA são intuitivas para as organizações e os colaboradores e têm um longo histórico de sucesso. Também fornecemos integração e treinamento abrangentes, limitando a carga sobre as equipes de TI. 
• É difícil criar um caso de negócios orientado por dados. Medir o ROI do seu aplicativo de IA empresarial pode ser desafiador. Mas é justo procurar o SAP Concur Expense para obter perspectiva: sete meses para recuperar o investimento inicial e um ROI de três anos de 628%.² 

Como evitar erros de implementação de IA  

À medida que você desenvolve sua estratégia de implementação de IA, é valioso entender as melhores práticas e os erros comuns que os líderes de TI e outros cometem ao implementar soluções de IA empresarial. As melhores práticas incluem: 

• Definir metas e resultados claros – não importa o quanto você considere a IA interessante, resista à vontade de mergulhar de cabeça sem saber o que está tentando alcançar.  
• Definir uma estratégia de dados integrada, porque fontes dispersas e isoladas podem prejudicar percepções e automação. 
• Criar padrões para uso de IA, para que as equipes entendam claramente como os objetivos se alinham com as metas e valores organizacionais.  
• Montar uma equipe de projeto que vá além da TI para incluir viagens, finanças, RH e outras partes interessadas. 
• Elaborar um plano de gestão de mudanças descrevendo a estratégia de implementação, o cronograma e o plano de treinamento. Tenha defensores da adoção e concentre-se no impacto para toda a empresa, não apenas dentro da TI.  
• Estabelecer comunicações consistentes com os colaboradores, já que seu apoio e compreensão não apenas aumentam a adoção, mas dissipam preocupações sobre a perda de empregos. Dê a eles treinamento relevante para suas funções em evolução. 
• Procurar processos de implementação comprovados e provedores confiáveis, reconhecendo que uma equipe de TI já sobrecarregada não pode fazer isso sozinha. A SAP Concur tem ampla experiência em implementação e isso se estende a quase uma década de uso de IA empresarial. 

Como qualificar sua força de trabalho financeira para a era da IA 

Os desafios enfrentados pelos líderes financeiros estão evoluindo de forma contínua e rápida. Por exemplo, faltam talentos e habilidades para as equipes financeiras. E os colaboradores esperam uma tecnologia mais simples e personalizada. As soluções com IA podem desempenhar um papel considerável para tornar as finanças mais produtivas, estratégicas e prontas para o futuro. Mas se sua força de trabalho não sabe como usar as ferramentas, é improvável que a equipe financeira aproveite todos os benefícios. Os colaboradores do departamento financeiro concordam que há um déficit de habilidades: 

• 54% acham que não estão desenvolvendo habilidades que o futuro exigirá.¹ 
• 87% dos colaboradores mais jovens querem mais treinamento sobre tecnologia.¹  

“Os profissionais de finanças precisam de oportunidades para se qualificar e requalificar, principalmente em habilidades analíticas e de pensamento crítico que não podem ser facilmente automatizadas. Isso ajudará a incentivar e motivar os colaboradores a permanecer e resolver a crise de mão de obra”, diz Theodora Lau, fundadora da Unconventional Ventures. 

Uma etapa fundamental na construção de um departamento financeiro focado no futuro é fornecer à sua equipe as habilidades para aproveitar ao máximo um aplicativo de IA empresarial. Com a automação lidando com tarefas manuais, as iniciativas de qualificação devem se concentrar em habilidades técnicas, como previsões e orçamentos, bem como em habilidades interpessoais, como comunicação e colaboração. Abordagens eficazes podem incluir: 

• Combinação de desenvolvimento interno com cursos e certificações externas. 
• Reter especialistas externos para se concentrar em habilidades altamente especializadas ou novas tecnologias. 
• Usar especialistas internos no assunto como mentores ou líderes de workshops. 
• Colaborar entre departamentos para desenvolver habilidades interfuncionais. 

Como medir o ROI da IA empresarial 

Depois de decidir investir em IA empresarial, uma parte crítica do quebra-cabeça é determinar se sua organização está colhendo dividendos de suas ferramentas de produtividade de IA. Como acontece com qualquer nova tecnologia, aprender a medir e maximizar o ROI pode ser complicado. 

As métricas a serem consideradas incluem: 

• Ganhos de produtividade e eficiência, como número de faturas processadas, relatórios de despesas que exigem acompanhamento e tempo economizado reservando viagens ou preparando relatórios. 
• Fraudes ou erros evitados, como detecção de faturas falsas, pagamentos duplicados e descontos de pagamento antecipado não aproveitados. 
• Custos de integração dos dados usados pelos aplicativos de IA empresarial e criação de padrões para uso responsável e ético. 
• Medidas não financeiras, incluindo a satisfação do colaborador, seja por poder se concentrar em um trabalho mais satisfatório ou por ter ferramentas simplificadas para reservar viagens e gerar relatórios de despesas. 

Conclusão 

Obviamente, há muito o que absorver e sobre o que agir à medida que você aprende a usar a IA empresarial para maximizar a eficiência, a produtividade e o crescimento em sua organização.  

As soluções de gestão de gastos da SAP Concur em viagens, despesas e contas a pagar fornecem um caminho e as ferramentas para impulsionar o crescimento. Como um líder de negócios e cliente da Concur, Gillray Cadet, diretor financeiro da Amazon Business, observa:  

“Devemos investir continuamente em nosso pessoal, em habilidades técnicas e interpessoais. Isso reforça uma cultura de crescimento e desenvolvimento e serve para motivar a equipe a maximizar as oportunidades disponíveis, oportunidades geradas a partir de investimentos em tecnologia que estamos fazendo”. 

_{¹ACCA Global Talent Trends (Tendências globais para talentos, ACCA) 2024} 

_{²AMI, Business Mindset For 2022 And Beyond And The Benefits Of Automating Travel, Expense And Invoice Management: Global Study Findings, 2022}