Crescimento e Otimização

Como usar a IA empresarial para maximizar a eficiência, a produtividade e o crescimento: casos de uso e orientação para aumentar o valor

SAP Concur |

O potencial da IA empresarial para maximizar a eficiência, a produtividade e o crescimento é claro para os líderes financeiros e outros líderes de negócios. Mais da metade nos disse recentemente que planeja investir em IA empresarial, com 61% esperando melhorar a eficiência, 64% automatizar tarefas banais e 67% tornar previsões mais precisas.  

O problema é que também há uma lacuna de conhecimento, já que 58% dos CFOs confessam entender muito pouco sobre IA em finanças. Continue lendo para obter informações para ajudar a preencher as lacunas, como: 

  • Como a aplicação de IA empresarial pode melhorar a produtividade em viagens de negócios e contas a pagar 
  • Por que as soluções de viagens, despesas e contas a pagar com tecnologia de IA oferecem uma vantagem competitiva 
  • Melhores práticas para implementação de IA empresarial 
  • Capacitar sua força de trabalho financeira para usar ferramentas de IA 
  • Avaliar o retorno sobre o investimento (return on investment, ROI) da IA empresarial 

Casos de uso de IA empresarial para produtividade de contas a pagar e viagens 

Grande parte da conversa sobre os aplicativos de IA nos negócios envolve questões estratégicas de nível mais alto, como ROI de tecnologia e lacunas persistentes de talentos e habilidades. Há muito a falar sobre eficiência, precisão e eficiência de custos, mas vamos detalhar casos de uso específicos de IA. Por exemplo, de muitas maneiras concretas, a IA empresarial já está aumentando a eficiência em contas a pagar e impactando as viagens de negócios. Vamos nos aprofundar em como a IA empresarial melhora a produtividade de contas a pagar e viagens. 

Como a IA empresarial melhora a eficiência de contas a pagar  

A força da IA está em sua capacidade de absorver grandes quantidades de dados e analisar, aprender, recomendar e agir com base nisso. Com muitos detalhes, contas a pagar apresenta um caso de uso ideal de IA. As soluções de IA empresarial podem: 

  • Capacitar a detecção de fraudes digitalizando automaticamente todas as faturas para obter informações e detectar padrões e anomalias. 
  • Melhorar o fluxo de caixa automatizando entradas, reforçando previsões e garantindo pagamentos em tempo hábil.  
  • Identificar pagamentos antecipados encontrando faturas disponíveis para descontos e priorizando-as. 
  • Automatizar os cálculos de impostos em todas as jurisdições, gerenciando impostos sobre o valor agregado (IVA) e benefícios tributáveis dos colaboradores, reduzindo o risco de auditorias e penalidades. 
  • Fortalecer a tomada de decisões, pois os dados de gastos em tempo real possibilitam percepções que impulsionam o crescimento e a lucratividade. 

Exemplos do impacto da IA nas viagens de negócios 

As viagens de negócios estão sendo afetadas por vários tipos de IA, desde machine learning que simplifica a captura de recibos e geração de relatórios de despesas até IA generativa (GenAI) que produz recomendações personalizadas. Os casos de uso incluem: 

  • Aprovações pré-viagem que fornecem faixas de preços precisas com base nos parâmetros da viagem, permitindo que viajantes e gerentes saibam os custos com antecedência e garantindo a conformidade com as políticas. 
  • Recomendações personalizadas derivadas das preferências históricas do viajante, garantindo que as considerações de custos e sustentabilidade sejam atendidas e encurtando o planejamento da viagem. 
  • Orientação em tempo real durante todo o processo, desde a ajuda por bate-papo no aplicativo para reservas e preenchimento de despesas até recomendações e notificações sobre a segurança do local e interrupções na viagem. 
  • Análises e percepções mais profundas para líderes de viagens a partir de soluções que classificam dados, encontram oportunidades de economizar custos e fornecem referências para melhoria. 

A vantagem competitiva da IA empresarial 

As empresas implementam ferramentas de produtividade de IA para obter eficiência e resolver problemas. E em seus processos financeiros, de viagens e despesas, eles vislumbram melhorias que podem oferecer uma vantagem. Mas como é a vantagem competitiva da IA empresarial?  

A SAP Concur oferece várias soluções orientadas por IA, por exemplo, que oferecem uma vantagem competitiva ao aumentar a produtividade, a conformidade, a experiência do colaborador e o crescimento: 

  • O Concur Expense acelera o processamento de relatórios, com 5 vezes mais eficiência, enquanto fornece dados que informam as decisões. 
  • O Concur Travel oferece reservas mais rápidas para os viajantes, com mensagens que alertam sobre as melhores reservas com base em suas preferências e políticas da empresa. 
  • O Concur Request Assistant usa IA generativa para estimar custos de viagem com base em datas, locais e preferências, economizando o tempo dos viajantes gasto ao extrair manualmente informações de vários recursos.  
  • O ExpenseIt permite que os viajantes tirem fotos de recibos, leiam os detalhes, insiram as informações nos relatórios de despesas e reduzam as taxas de rejeição de relatórios. 
  • O Concur Invoice extrai automaticamente detalhes de gastos, acelerando a visibilidade e melhorando a gestão de caixa.  
  • O Intelligent Audit e o Verify verificam os relatórios de despesas, estabelecendo a validade dos recibos e verificando o valor, a categoria de gastos, a data e outros itens essenciais. 

Ao buscar IA com velocidade e intenção, as organizações podem aproveitar a vantagem da IA para ficar um passo à frente dos concorrentes. 

SAP Concur e o futuro da inteligência artificial 

Saiba como nossas soluções de gestão de gastos têm uma vantagem de IA decorrente de grandes quantidades de dados, nossa profundidade de experiência e um compromisso com a ética e a segurança.

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Melhores práticas para uma implementação bem-sucedida de IA empresarial 

As objeções iniciais a projetos de IA, muitas vezes decorrentes de percepções errôneas, podem criar barreiras significativas e atrasos na implementação. Mas com os pontos de prova e a estratégia certos, você pode promover a adesão das partes interessadas e preparar seu projeto para o sucesso desde o início.  

  • A IA é difícil de ser integrada. A IA já está incorporada às soluções Concur existentes, que são facilmente implementadas e conectadas aos seus sistemas atuais.  
  • Nossos dados estão em risco. A segurança e a privacidade dos dados são nosso principal objetivo, e é por isso que seus dados estão protegidos por uma infraestrutura de segurança líder do setor que atende a todos os padrões regulatórios. Não compartilharemos com LLMs públicos como o ChatGPT. 
  • Levará muito tempo para entender. Nossas soluções orientadas por IA são intuitivas para as organizações e os colaboradores e têm um longo histórico de sucesso. Também fornecemos integração e treinamento abrangentes, limitando a carga sobre as equipes de TI. 
  • É difícil criar um caso de negócios orientado por dados. Medir o ROI do seu aplicativo de IA empresarial pode ser desafiador. Mas é justo procurar o SAP Concur Expense para obter perspectiva: sete meses para recuperar o investimento inicial e um ROI de três anos de 628%.

Como evitar erros de implementação de IA  

À medida que você desenvolve sua estratégia de implementação de IA, é valioso entender as melhores práticas e os erros comuns que os líderes de TI e outros cometem ao implementar soluções de IA empresarial. As melhores práticas incluem: 

  • Definir metas e resultados claros – não importa o quanto você considere a IA interessante, resista à vontade de mergulhar de cabeça sem saber o que está tentando alcançar.  
  • Definir uma estratégia de dados integrada, porque fontes dispersas e isoladas podem prejudicar percepções e automação. 
  • Criar padrões para uso de IA, para que as equipes entendam claramente como os objetivos se alinham com as metas e valores organizacionais.  
  • Montar uma equipe de projeto que vá além da TI para incluir viagens, finanças, RH e outras partes interessadas. 
  • Elaborar um plano de gestão de mudanças descrevendo a estratégia de implementação, o cronograma e o plano de treinamento. Tenha defensores da adoção e concentre-se no impacto para toda a empresa, não apenas dentro da TI.  
  • Estabelecer comunicações consistentes com os colaboradores, já que seu apoio e compreensão não apenas aumentam a adoção, mas dissipam preocupações sobre a perda de empregos. Dê a eles treinamento relevante para suas funções em evolução. 
  • Procurar processos de implementação comprovados e provedores confiáveis, reconhecendo que uma equipe de TI já sobrecarregada não pode fazer isso sozinha. A SAP Concur tem ampla experiência em implementação e isso se estende a quase uma década de uso de IA empresarial. 

Como qualificar sua força de trabalho financeira para a era da IA 

Os desafios enfrentados pelos líderes financeiros estão evoluindo de forma contínua e rápida. Por exemplo, faltam talentos e habilidades para as equipes financeiras. E os colaboradores esperam uma tecnologia mais simples e personalizada. As soluções com IA podem desempenhar um papel considerável para tornar as finanças mais produtivas, estratégicas e prontas para o futuro. Mas se sua força de trabalho não sabe como usar as ferramentas, é improvável que a equipe financeira aproveite todos os benefícios. Os colaboradores do departamento financeiro concordam que há um déficit de habilidades: 

  • 54% acham que não estão desenvolvendo habilidades que o futuro exigirá.1 
  • 87% dos colaboradores mais jovens querem mais treinamento sobre tecnologia.1  

“Os profissionais de finanças precisam de oportunidades para se qualificar e requalificar, principalmente em habilidades analíticas e de pensamento crítico que não podem ser facilmente automatizadas. Isso ajudará a incentivar e motivar os colaboradores a permanecer e resolver a crise de mão de obra”, diz Theodora Lau, fundadora da Unconventional Ventures. 

Uma etapa fundamental na construção de um departamento financeiro focado no futuro é fornecer à sua equipe as habilidades para aproveitar ao máximo um aplicativo de IA empresarial. Com a automação lidando com tarefas manuais, as iniciativas de qualificação devem se concentrar em habilidades técnicas, como previsões e orçamentos, bem como em habilidades interpessoais, como comunicação e colaboração. Abordagens eficazes podem incluir: 

  • Combinação de desenvolvimento interno com cursos e certificações externas. 
  • Reter especialistas externos para se concentrar em habilidades altamente especializadas ou novas tecnologias. 
  • Usar especialistas internos no assunto como mentores ou líderes de workshops. 
  • Colaborar entre departamentos para desenvolver habilidades interfuncionais. 

Como medir o ROI da IA empresarial 

Depois de decidir investir em IA empresarial, uma parte crítica do quebra-cabeça é determinar se sua organização está colhendo dividendos de suas ferramentas de produtividade de IA. Como acontece com qualquer nova tecnologia, aprender a medir e maximizar o ROI pode ser complicado. 

As métricas a serem consideradas incluem: 

  • Ganhos de produtividade e eficiência, como número de faturas processadas, relatórios de despesas que exigem acompanhamento e tempo economizado reservando viagens ou preparando relatórios. 
  • Fraudes ou erros evitados, como detecção de faturas falsas, pagamentos duplicados e descontos de pagamento antecipado não aproveitados. 
  • Custos de integração dos dados usados pelos aplicativos de IA empresarial e criação de padrões para uso responsável e ético. 
  • Medidas não financeiras, incluindo a satisfação do colaborador, seja por poder se concentrar em um trabalho mais satisfatório ou por ter ferramentas simplificadas para reservar viagens e gerar relatórios de despesas. 

Conclusão 

Obviamente, há muito o que absorver e sobre o que agir à medida que você aprende a usar a IA empresarial para maximizar a eficiência, a produtividade e o crescimento em sua organização.  

As soluções de gestão de gastos da SAP Concur em viagens, despesas e contas a pagar fornecem um caminho e as ferramentas para impulsionar o crescimento. Como um líder de negócios e cliente da Concur, Gillray Cadet, diretor financeiro da Amazon Business, observa:  

“Devemos investir continuamente em nosso pessoal, em habilidades técnicas e interpessoais. Isso reforça uma cultura de crescimento e desenvolvimento e serve para motivar a equipe a maximizar as oportunidades disponíveis, oportunidades geradas a partir de investimentos em tecnologia que estamos fazendo”. 


1ACCA Global Talent Trends (Tendências globais para talentos, ACCA) 2024 

2AMI, Business Mindset For 2022 And Beyond And The Benefits Of Automating Travel, Expense And Invoice Management: Global Study Findings, 2022 

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