Votorantim moderniza gestão de despesas de viagens com SAP Concur
Por SAP Brasil
A Votorantim S.A. adotou o SAP Concur Expense para gestão de despesas de viagens e reembolsos dos funcionários na holding, Centro de Excelência Lima e empresas investidas, como Votorantim Cimentos, Votorantim Energia, CBA, Nexa Brasil, Nexa Peru e Reservas Votorantim. A implementação inicialmente substitui uma solução anterior da SAP utilizada por três delas. Nos meses seguintes foi ampliada para as demais como parte das iniciativas de digitalização dos processos, considerando que alguns negócios ainda realizavam os reembolsos de forma manual e com uso de planilhas.
“Há dois anos, procuramos a área de TI para buscar uma nova solução e, além da parte técnica, priorizamos a tecnologia que oferecesse a melhor experiência para os viajantes das empresas, seja a negócios ou para os profissionais de atuação em campo. Após avaliação de algumas alternativas, optamos pela SAP Concur”, explica Giuliana Bonoto, analista financeira da Votorantim.
Segundo a analista, a flexibilidade do SAP Concur Expense foi fundamental para decisão da Votorantim S.A. em optar pela solução nas empresas investidas. A capacidade de parametrizar a ferramenta para as políticas dos diferentes negócios, considerando as particularidades de cada operação em segmentos distintos, foi fundamental para a escolha do sistema. Atualmente, a plataforma está disponível, via aplicativo no celular ou plataforma web, para 18 mil colaboradores, espalhados por 230 unidades, instaladas em diversas regiões do País.
A plataforma mobile atendeu a todos os requisitos técnicos, além de ser mais intuitiva e fácil de usar, com uma implementação rápida, que trouxe agilidade e flexibilidade não só para a área de negócios e os departamentos responsáveis pelo gerenciamento de despesas, mas também para o usuário final, que ganhou a simplicidade no processo de solicitação de reembolsos e de prestação de contas. Antes da implementação, os pedidos de reembolsos geravam muitas reclamações, pela morosidade para o recebimento, que podia chegar até 30 dias, e também pelo tempo gasto pelas equipes para preencher os relatórios, enviar os comprovantes, buscar aprovações dos gestores responsáveis, entre outras etapas.
O SAP Concur permitiu que todas essas fossem digitalizadas, aumentando a transparência dos processos, com impacto significativo no tempo de reembolso: reduzindo de até 30 para 5 a 10 dias para conclusão total do relatório, incluindo o processo de auditoria e pagamento.
“Um outro ganho significativo é que a solução permitiu expandir a natureza dos gastos, como despesas com combustível para algumas operações, com a devida alocação para os respectivos centros de custos. Antes, esse processo também era feito de forma manual e exigia um esforço extra nos processos de auditoria para evitar erros nos lançamentos das despesas. Com o SAP Concur ganhamos agilidade em todas essas etapas, melhoramos a experiência dos nossos colaboradores e temos a garantia que as despesas estão em conformidade com as respectivas políticas de viagens da Votorantim”, resume Giuliana.
Para a diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska, o grande diferencial da ferramenta é a capacidade de parametriza-la de acordo com as necessidades do negócio e com as políticas de cada operação. “No caso da Votorantim, que atua em setores tão diversos, essa possibilidade é fundamental para permitir que a holding e as empresas de seu portfólio utilizem a mesma ferramenta, respeitando realidades diferentes”, resume.