O “Novo Normal” da Viagem de Negócios: O Que Esperar e Como se Preparar
Nos últimos meses, a maioria das empresas tem focado sua energia em como se adaptar a um ambiente de trabalho remoto e ainda manter a evolução dos negócios.
Mas, o que acontece quando as restrições de abrigo no lugar são amenizadas e as pessoas voltam para o escritório - e voltam a viajar? Como mudarão as viagens de negócios? Como as companhias aéreas se ajustarão? E como os gerentes de viagem podem se preparar para o que está por vir?
Embora ninguém tenha uma bola de cristal, ou todas as respostas, aqui está o que nossos especialistas estão prevendo:
Preços mais altos e menos opções
“No curto prazo, você verá uma equipe mais enxuta de companhias aéreas e hotéis enquanto tentam conservar o caixa e identificar exatamente quando os viajantes estão voltando. Eles já reduziram a capacidade — estacionando aviões e acelerando a aposentadoria de aeronaves”, explicou Charlie Sultan, SVP de conteúdo global e estratégia de fornecedor da SAP Concur.
“Assim, mesmo quando a viagem se abre, você verá muitos voos sem paradas indo embora, o que significa que os viajantes de negócios passarão mais tempo no aeroporto, esperando por voos de conexão, especialmente se estiverem indo para mercados menores.”
Para aderir às diretrizes de distanciamento social, esses voos provavelmente terão menos passageiros, deixando o assento do meio aberto. Isso não significa apenas que a disponibilidade de assento será limitada, mas provavelmente aumentará o preço da tarifa aérea.
Redução de viagens internacionais
Mesmo quando as viagens aéreas domésticas começam a subir, é esperado que as viagens internacionais para os negócios se tornem mais raras.
Não só é caro, mas agora as empresas devem considerar as capacidades médicas do país, a incidência do COVID-19, bem como o fato de que o viajante pode ter que passar por um período de quarentena após o retorno para casa. As organizações devem avaliar se a viagem vale o risco de afastar potencialmente um colaborador importante por 14 dias.
Aumento de viagens de carro e aluguéis de carros
Embora as viagens aéreas diminuam, pelo menos para o curto prazo, as viagens de automóveis e os aluguéis de automóveis são susceptíveis a aumentar.
“Se o destino é dirigível, eu acho que as pessoas vão começar a fazer isso, tanto porque a capacidade de voo está abaixo e eles não querem estar em ambientes lotados”.
Também é esperada uma grande onda de viajantes de negócios que estavam usando serviços de carona antes que a pandemia volte a alugar um carro.
“Se eu alugar meu próprio carro, eu tenho controle sobre sua limpeza, e também sei que eu sou o único que está naquele carro por essas 24 ou 48 horas, em vez de entrar em um monte de veículos diferentes ao longo de uma viagem”, disse ele.
Maior foco no dever de cuidado
Para cada gestor de viagem e para cada empresa, a pandemia tem ressaltado a necessidade de visibilidade do viajante e do Dever de Diligência.
“À medida que as coisas se abrem, acredito que as empresas estarão hiperfocadas na segurança de seus viajantes, e assegurando que elas têm um meio de saber exatamente onde seus funcionários estão, se reservaram por meio de uma agência, uma ferramenta ou decidiram reservar sozinhos”, disse Sultan.
As organizações buscarão uma solução para dar a elas essa visão de mundo da localização do viajante e uma forma de se comunicar com eles, se ainda não tiverem um mecanismo em vigor.
O que os gerentes de viagens devem fazer agora?
Enquanto estamos neste período de "esperar e ver", os gerentes de viagem devem tomar medidas para se preparar para as mudanças inevitáveis que se seguem.
1. Garantir reembolsos de viagem: se você ainda não tiver feito isso, comece a analisar quaisquer bilhetes ou viagens que tenham sido reservadas para os dois ou três meses seguintes. Descubra quais viagens foram canceladas, para que você possa garantir reembolsos ou créditos. Coloque um mecanismo de rastreamento em vigor para as viagens que ainda estão em consideração, caso a viagem ou o voo seja cancelado.
2. Revise suas políticas de viagem existentes: veja o que você tem em vigor para identificar se você precisa de alterações em relação a aprovações gerais de viagens, aprovações internacionais e qualquer reserva que ocorra fora do sistema. Determine se há necessidade de um adendo de política para um período intermediário, restringindo viagens a determinados locais ou adicionando etapas ou camadas extras de aprovação para garantir que a viagem seja necessária, bem como o nível de risco do local.
Confira nosso modelo gratuito de política de viagem para obter dicas úteis sobre como criar ou atualizar seu plano.
3. Atualizar perfis de viagem: certifique-se de ter perfis de viagem completos e informações de contato atuais para todos os viajantes e um plano para contatá-los caso viajem para um local que tenha um surto repentino ou outra condição insegura.
4. Revisite seus contratos com fornecedores: Analise os descontos baseados em volume que você negociou com seus parceiros de viagem aérea e hotéis e identifique o que precisa ser renegociado. Se uma companhia aérea elimina rotas viajadas com frequência ou um hotel perto de sua sede foi fechado, descubra como ela planeja acomodar isso.
Se esses fornecedores principais eliminaram permanentemente essas rotas ou locais, é hora de começar a procurar fornecedores alternativos e começar essas negociações.
5. Simplifique seus processos: “À medida que as empresas reduzem os orçamentos, torna-se mais importante do que nunca avaliar sua eficiência operacional e buscar maneiras de tomar o máximo de etapas do processo de viagem possível”, disse Sultan. “Como automatizar processos manuais ou auditoria mais eficiente de despesas e conformidade? Como aumentar a produtividade da equipe e obter mais visibilidade dos gastos?”
Em tempos em que os orçamentos e a equipe são enxutos, encontrar uma maneira de otimizar sua operação é mais importante do que nunca.
Avalie todo o seu processo de ponta a ponta para procurar áreas para melhoria. Em seguida, comece a analisar soluções que possam simplificar esses pontos de problemas. Avalie o ROI e, se possível, comece a fazer alterações incrementais antes que o volume da viagem volte a crescer.
Embora ninguém saiba exatamente o que acontecerá em seguida, usando este momento para reavaliar suas políticas, procedimentos, acordos e, o mais importante, seu plano para manter seus viajantes em segurança, sua organização estará pronta para qualquer que seja o novo padrão de viagem em um mundo pós-COVID-19.
Para obter mais informações sobre o SAP Concur e nossas soluções automatizadas de gestão de viagens móveis, despesas e faturas, visite Concur.com.br.