A Nova Era do Compliance sobre o SG&A

24/03/2021, por Wagner André, Consultor de Negócios e Soluções da SAP Concur

A gestão de gastos dos funcionários está sobre a nova era do compliance. Você sabia que 50% das fraudes1 ocorrem devido às deficiências de controles internos?

75% dos CFOs no Brasil gostariam de saber mais sobre as despesas dos funcionários. Esse processo vital exige tempo e recursos. A perda média para casos de fraude organizacional em diferentes tipos de indústrias varia entre R$ 300.000,00 e R$ 1.200.000,00. Sim, FRAUDE! As empresas são roubadas sem saber.

Os custos em despesas administrativas de vendas e gerais (SG&A) podem ser a 2ª ou 3ª maior despesa em uma empresa, e como representam uma conta importante para a gestão de negócios, você precisa ter certeza de que as solicitações são precisas e em cumprimento com a política da empresa.

Despesas fora da conformidade devem ser detectadas e sinalizadas para que as políticas sejam seguidas, aumentando a visibilidade, mantendo o controle dos custos e melhorando a conformidade.

Como Cultivar o Compliance para Proteger seus Negócios?

A SAP Concur fornece maior visibilidade nos custos com funcionários, com o melhor da Inteligência Artificial, Machine Learning, análise preditiva de dados e controle de eventos em tempo real.

54% das empresas em todo o mundo2 trabalham em parceria com a SAP Concur, que tem as melhores práticas e o know-how para maximizar o compliance na sua empresa. Apoiamos as companhias a prevenir, detectar e mitigar seus riscos.

Sem dúvida, descobrir falhas na gestão de viagens corporativas e de reembolso de despesas pode ser difícil, especialmente quando você tem visibilidade limitada da maneira como seus funcionários estão gastando. Empresas experientes de hoje automatizam por completo a gestão dos gastos dos funcionários priorizando 5 Ações de compliance para melhor prevenir e detectar fraudes em seus negócios.

A prioridade nº 1 é ter uma visão unificada dos gastos com funcionários.

Infelizmente, um controle maior combinado com sistemas distintos e isolados resulta em um aumento de erros e também cria oportunidades para fraudadores tirarem proveito da empresa. Neste momento de crise, mais do que nunca, é importante reunir todos os seus gastos com funcionários - incluindo canais não tão tradicionais ainda como Uber, Km e Gastos com Cartão Corporativo - para que você possa não apenas ver, mas também saiba como gerenciá-los.

Todos os métodos de pagamento de viagens corporativas, e gastos realizados em despesas por seus funcionários precisam se conectar e compartilhar dados pra dar a você total visibilidade dos dados de gastos.

Ao reunir esses gastos, suas equipes internas também estarão conectadas. Isso garante que elas tenham os dados adequados para conduzir investigações e que os recursos sejam compartilhados. Isto promove a colaboração entre as partes interessadas, como o RH, o Financeiro, o Jurídico, a Segurança e, especialmente, suas equipes de auditoria e de conformidade interna.

A adoção de cartões de crédito corporativo aumenta a cada ano pelas empresas no Brasil e esta é a 2ª prioridade.

Quando se trata de mitigar riscos, empresas de alto desempenho focam nos seus programas de viagens e despesas para encontrar uma área que possa ser melhorada.

O programa que oferece a maior defesa contra falhas, quando otimizado, é o programa do seu cartão de crédito corporativo. As empresas que desejam ter uma visão melhor dos gastos iniciados pelos funcionários devem considerar um programa robusto para cartões corporativos individuais ou cartões de viagens e despesas que se integrem à sua plataforma de gastos.

Um programa de cartão corporativo eficaz fornece dados precisos e confiáveis que podem ser facilmente validados. Auditores contam com esses dados para validar compras, créditos e auxiliar em investigações. Quando você incentiva os funcionários a usar cartões corporativo ou pré-pago, as chances de roubo ou fraude simplesmente diminuem.

Como 3ª prioridade, o cruzamento de dados de diferentes fontes de gastos, apontando os principais gastadores, principais violadores das políticas, tipos de despesas que extrapolam valores razoáveis, muitas vezes são apenas uma peça de um quebra cabeças que pode revelar rombos gigantescos.

Para você ter uma ideia, uma das 10 maiores empresas em faturamento do País, identificou R$ 2.300.000,00 em fraude nos primeiros meses de parceria com a SAP Concur.

Esquemas de fraude em outras partes da empresa também podem ser identificadas com sinais de alerta a partir de relatórios de despesas. Se alguém está cometendo um ato fraudulento em uma área de

negócios, ele ou ela provavelmente também está trapaceando nos relatórios de despesas. Ter dados confiáveis e acessíveis disponíveis para obter mais evidências é fundamental para os investigadores.

E na 4ª ação prioritária, envolve a maneira mais fácil de mitigar erros ou fraude, que é evitar que ela aconteça por completo.

A adoção de medidas preventivas com antecedência, ajuda a reduzir o número de erros e de esquemas de fraude que afetam sua organização no futuro. Aqui nós temos as principais etapas destacadas, mas a mensagem principal é que empresas bem sucedidas nesta nova Era, detectam possíveis erros e abusos mais cedo, certificando que as políticas estão visíveis para os funcionários no momento da identificação e em tempo real.

Você sabia que em média, 5% das receitas anuais de uma organização são perdidas para fraudes a cada ano?3

Na 5ª e última ação prioritária, as empresas maduras em compliance na atualidade digitalizam por completo a gestão de gastos dos funcionários por meio da automação nos processos de auditoria em viagens e despesas, aplicando rastreios e detecção em tempo real, bem como validando despesas e dados de recibos antes do reembolso. A avaliação automática destes gastos ocorre quase em tempo real, usando a tecnologia de aprendizado de máquina e a inteligência artificial para examinar cada despesa em busca de erros, fraude potencial, cumprimento da política da empresa e até mesmo questões de conformidade regulatória.

Sua empresa passa a ter o poder de rastrear erros e fraudes, ajudando a isolar infratores reincidentes dos que às vezes cometem erros acidentais.

Com as revisões automatizadas, a sua organização economiza tempo e dinheiro e tem a tranquilidade pra reembolsar despesas com confiança total.

Todas estas ações  de digitalização e transformação digital mudam o comportamento dos funcionários e fortalecem a conduta corporativa. Quando nós olhamos o processo fim a fim, os controles iniciam desde antes do gasto ser realizado, avança com uma varredura nos comprovantes e dados inseridos no relatório de despesas, com controle total sobre as auditorias e aprovações, fornecendo insights, com relatórios personalizados do compliance para sua empresa.

A SAP Concur fornece o máximo em tecnologia para tornar o processo de auditoria mais preciso, eficiente e eficaz:

  • De forma a descobrir dados valiosos;
  • Deixando que os auditores se concentrem em questões de alto risco;
  • Eliminando processos manuais e economizando tempo.

Ficar acomodado às mudanças de hoje nos gastos dos funcionários pode parecer desafiador, mas o custo de gerenciar o compliance sem uma solução unificada e conectada com um ecossistema de parceiros em todas as áreas de gastos será muito maior em termos de perda monetária, detecção de padrão e prevenção geral. As empresas experientes desta Nova Era do Compliance, que colocam um microscópio nas áreas de gastos dos funcionários, são mais eficientes do que as outras e melhoram sua lucratividade em 24%.4

O que você não pode ver, pode ser caro para sua companhia. Conte com o know-how da SAP Concur para o mercado brasileiro, para fortalecer a conduta corporativa na sua empresa!

 

1 “Gaining Strategic Insights From Company Spend Data”, November 2020, Aberdeen Group.

2 “IDC Worldwide Travel and Expense Management Software Market Shares, 2019”, June 2020.

3 “Spend Analysis Report 2017”, Oversight Systems Inc.

4 “Gaining Strategic Insights From Company Spend Data”, November 2020, Aberdeen Group.

 


Foto do perfil de Wagner AndreSobre o autor: Wagner Andre é Consultor de Negócios e Soluções da SAP Concur, apoiando as empresas nas estratégias de Transformação Digital e Change Management para que migrem para a Nuvem com sucesso, implantando o SaaS para inovar e melhorar as experiências na gestão de gastos e dos negócios. Formado em Ciências da Computação, possui MBA em Business Innovation pela Faculdade de Informática e Administração Paulista (FIAP).