Como escolher a solução de controle de despesas ideal para sua empresa

19/02/2020

Qualquer empresa, principalmente no mercado de varejo, deve adotar medidas para o gerenciamento de gastos. Nesse sentido, o sistema de controle de despesas é uma maneira bastante efetiva de administrar o consumo. Dentre as atividades que carecem de mais investimentos, as viagens corporativas estão no topo da lista. De modo geral, essas locomoções necessitam de uma série de assistências, como passagens aéreas, reservas em hotéis e alimentação.

Gerenciar tudo isso à moda antiga pode ser um grande desafio, visto que planilhas e outros recursos não possuem as especificações necessárias para integrar todos os gastos.

Por isso, diversas organizações têm adotado um sistema de controle de despesas. Confira abaixo quais os benefícios de adotar essa plataforma e como escolher o melhor software para sua organização. 

Por que adotar um sistema para gestão de despesas?

A primeira vantagem na adoção de um sistema de controle de despesas, sem dúvidas, está diretamente relacionado com a redução de custos.Os meios tradicionais de administração tendem a deixar possibilidades para erros e descentralizações financeiras, tudo isso gera gastos excessivos, que acabam comprometendo as receitas da organização. Por meio de uma plataforma específica, todas as informações são centralizadas, minimizando equívocos e despesas desnecessárias. 

Além disso, um software de controle possui otimizações de acordo com as especificações da organização, principalmente para viagens de funcionários. Essa dinâmica deixa as rotas muito mais claras, tanto para o gestor quanto para o colaborador, automatizando todas as validações e aprovações.

Como escolher o sistema de controle de despesas para sua empresa

Antes de escolher um sistema de controle de despesas, é fundamental levar alguns pontos em consideração, de modo a optar pela plataforma que melhor atende às necessidades da sua organização.

Confira abaixo alguns passos que podem te ajudar nessa missão.

Parametrize as políticas da empresa

Para considerar a adoção de um software para gestão de despesas, é fundamental que você parametrize as políticas da sua empresa. O que isso significa? Basicamente consiste na criação de processos e normas para utilização dos recursos da corporação. Por exemplo, sua companhia possui uma política clara de reembolsos? Ou teto de gastos com alimentação? Limites de quilometragem? Ou outros gastos envolvidos?

Estabelecer esses regulamentos é de suma importância para a escolha de um sistema. Isso porque o software é customizado para atender os padrões da organização, englobando todos os colaboradores. 

Defina suas necessidades

Um modo de entender qual sistema de gestão de despesas é o melhor para sua empresa é definindo as suas necessidades. Você precisa de uma plataforma que te ajude a controlar as viagens corporativas juntamente com os gastos envolvidos, por exemplo? Você necessita de relatórios integrados? 

Entenda a estrutura da sua organização

Além de definir as suas especificações, é importante entender a estrutura da sua organização, tanto em termos de colaboradores, ou seja, a quantidade de funcionários, quanto em relação à demanda. Conhecer a estrutura da sua empresa é essencial para adotar o sistema que atende com eficiência todo o fluxo.

Considere o processo de implementação

Processos de implementação rápido e descomplicado oferecem diversos benefícios, mesmo antes do sistema realmente entrar em funcionamento. Por isso, uma boa dica é obter todas as informações necessárias sobre a implementação da plataforma. É válido entender o passo a passo, como também os dados que o software é capaz de integrar. 

Avalie o suporte

Além da implantação, tenha todas as informações a respeito do suporte que a ferramenta oferece. Todas as customizações pode ser realizada com a corporação responsável? E qualquer tipo de dificuldade?

O suporte completo permite que a empresa tenha mais segurança com todos os processos realizados pela plataforma. 

Leve em conta a usabilidade

Por fim, é fundamental levar em consideração a usabilidade para escolher um sistema de controle de despesas. É essencial que a plataforma seja intuitiva, simples e fácil de usar. O sistema também deve organizar com clareza as informações, além de emitir relatórios completos, de visualização descomplicada tanto para o gestor quanto para o colaborador. O SAP Concur Travel atende com facilidade todas as demandas da sua organização. Com um layout simples, o sistema de gestão de despesas permite que a empresa administre as viagens e gastos dos funcionários com eficiência.

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