Como encontrar uma agulha em um palheiro tecnológico.

O que considerar ao procurar uma solução de gestão de viagens e despesas. 

Não se trata do dinheiro (tudo bem, trata-se do dinheiro), mas, neste caso, trata-se de mais do que do dinheiro. Qualquer ferramenta pode acompanhar as despesas e ajudá-lo a manter os gastos em conformidade, mas se não for fácil (e ousarmos dizer agradável) usá-la, ninguém vai usá-la. E todos sabemos que as pessoas que fazem os gastos não querem ou precisam de mais aborrecimentos em seus dias. Os colaboradores têm trabalho suficiente para fazer; os viajantes também, além de esperarem em filas a maior parte do tempo.  

As ferramentas que você fornece a eles, portanto, devem fazer o trabalho com alguns cliques – e devem fazer mais do que qualquer outro processo que você tenha feito. Tudo, desde o preenchimento automático de relatórios de despesas e a incorporação de inteligência artificial até a sincronização perfeita com seu sistema ERP e a garantia de viagens seguras e sustentáveis.  

Isso é um grande trabalho para um pequeno aplicativo, e se você quiser encontrar o aplicativo certo, dê uma olhada nas dicas deste Guia do comprador de 2022.  

 

Comece com a experiência. 

Nos dias antes da Covid-19, todos nós queríamos que os colaboradores ficassem felizes e confortáveis. Nós ainda queremos, é claro, mas agora é mais uma demanda. E se eles não tiverem maneiras mais fáceis, melhores e mais seguras de trabalhar, trabalharão em outro lugar.  

Isso significa que a solução que você escolher deve diminuir o máximo possível as tarefas manuais e braçais deles. Deve remover as barreiras entre eles e a capacidade deles de serem produtivos. Isso deve eliminar as horas gastas buscando recibos e digitando as despesas, liberando assim o tempo deles para se concentrarem em levar seu negócio adiante.  

A solução certa também facilita a redução da sua pegada ambiental, direcionando os viajantes para um transporte mais sustentável, por exemplo, ou incentivando-os a viajar apenas quando absolutamente necessário. Deve dar dicas sobre restrições da Covid-19 antes que saiam e mantê-los (e a você) no topo das mudanças de itinerários e riscos emergentes de viagens.  

E como as equipes agora podem trabalhar em qualquer lugar, sua solução de viagens e despesas deve trabalhar em todos os lugares. Em qualquer dispositivo. Não importa o quanto o local seja remoto.  

 

Certifique-se de que ele possa acompanhar você.  

O Guia do comprador descreve a solução certa como uma que fornece visibilidade em tempo real dos padrões de viagens e gastos dos colaboradores. Não é mais bom o suficiente saber o que aconteceu no mês passado, você tem que ver o que está acontecendo agora, então você sempre pode estar pronto para o que vem a seguir.  

A solução certa precisa ajudá-lo a ficar à frente dos novos tipos de pagamento e atender às necessidades dos novos usuários à medida que as despesas e expectativas mudam. Deve evoluir com as demandas dos colaboradores à medida que o trabalho e os locais de trabalho continuam a mudar. E, igualmente importante, precisa atender às demandas de sua empresa, desde lidar com novos processos e políticas de pagamento até garantir a segurança das transações globais, protegendo você contra fraudes.  

 

Pergunte e você deve obter algumas respostas.  

Você quer saber se tem os sistemas certos para proteger seus orçamentos, seus colaboradores e seus negócios. Você quer manter a conformidade sob controle e fortalecer os controles de custos ao mesmo tempo. Você quer saber que está obtendo valor pelo o dinheiro dele. E se você quiser saber onde encontrar essa solução, pergunte.  

O Guia do comprador oferece dez perguntas principais para fornecedores. É um ótimo lugar para começar sua busca, ou pelo menos descobrir o que você está procurando.