Como fazer acordo com locadoras de carros para viagem corporativa?

Garantir uma boa mobilidade nas viagens corporativas é um ponto estratégico para a empresa ter sucesso nos compromissos profissionais fora das suas dependências. Um das iniciativas com esse propósito é a contratação de serviços de locadoras de carros.

Eles são ainda mais utilizados quando há um deslocamento frequente entre cidades específicas (por exemplo, para reuniões em capitais, quando a sede do negócio fica no interior) ou quando é preciso investir em praticidade, previsibilidade de custos e segurança nos trajetos.

Nesses casos, firmar acordos com empresas de locação de veículos pode ajudar a reduzir custos devido à fidelização na contratação do serviço. Mas como ter sucesso nesse processo? Confira a seguir os principais detalhes que você precisa saber sobre esse tema e que ajudarão a fazer contratos mais vantajosos para sua empresa. Boa leitura!

Quando locar carros para viagem corporativa?

A locação de veículos é uma alternativa interessante quando há uma necessidade de mobilidade constante em viagens corporativas, como visitas a clientes, participação em eventos, deslocamentos para unidades da empresa ou para regiões com pouca oferta de transporte (por exemplo, horários restritos de ônibus).

Nesse contexto, a locação pode ser uma forma de garantir a chegada do profissional no horário do compromisso, e muitas vezes é uma solução mais econômica do que o uso de motoristas executivos, táxis ou aplicativos de transporte.

A opção costuma ser ainda mais benéfica para negócios que realizam deslocamentos para os mesmos destinos com frequência ou que apresentam um alto volume mensal de viagens. Isso porque esse alto volume permite negociar acordos com as locadoras de carros, com condições diferenciadas.

Quais são as vantagens?

Ao escolher usar a locação de carros em viagens corporativas, a empresa pode usufruir de diversos benefícios estratégicos. Entre eles:

• redução de custos — negociações podem resultar em tarifas reduzidas pelo contrato de longo prazo. Por exemplo, a locadora pode oferecer pacotes com quilometragem ilimitada ou valores de classes mais econômicas para veículos com performances melhores;
• previsibilidade orçamentária — com valores e condições fixas em contrato, fica mais fácil a empresa realizar a projeção de despesas de viagem e fazer adaptações, caso necessário;
• flexibilidade e autonomia — os colaboradores têm maior liberdade para cumprir seus itinerários, fora a eficiência durante a viagem;
• segurança e padronização — veículos locados geralmente são revisados e contam com cobertura de seguro, proporcionando maior segurança aos colaboradores;
• economia com manutenção — sua empresa não precisa ter veículos internos para viagens corporativas. O contrato pode prever até mesmo a troca do automóvel após determinada quilometragem rodada, garantindo que seus profissionais terão à disposição opções sempre em boas condições;
• controle de despesas via centro de custo — a locação pode ser alocada diretamente nos centros de custo da empresa, facilitando o controle e a auditoria dos gastos com viagens.

Por que firmar acordos com locadoras de carros?

Se o uso dessa alternativa for constante, é possível negociar acordos que sejam proveitosos para ambas as partes. Para as empresas, um dos principais motivos para investir nisso é um maior controle tanto orçamentário quanto gerencial da contratação desse serviço.

Uma possibilidade que se enquadra na parte gerencial é definir políticas claras de uso, baseadas nos acordos com as locadoras. Por exemplo, a prestadora pode oferecer manutenção preventiva antes da volta do colaborador. Para isso, deve constar nas políticas a necessidade de conduzir o veículo até a locadora antes do retorno.

Além disso, a empresa pode estabelecer regras para os profissionais a fim de evitar contratempos que gerem problemas com a responsável pela locação, conforme as diretrizes do contrato negociado.

Esses acordos também contribuem para:

• melhor relacionamento com as prestadoras do serviço, garantindo atendimento prioritário e suporte dedicado;
• condições contratuais mais vantajosas, com foco em volume de locações, formas de pagamento, disponibilidade de modelos e inclusão de serviços adicionais (como proteções adicionais de seguros);
• integração com plataformas de gestão de viagens corporativas, possibilitando relatórios mais precisos sobre transporte corporativo e compliance com as políticas internas.

Como fazer acordos com locadoras de carros?

Para o acordo ser vantajoso, é importante que o gestor responsável siga algumas etapas que vão ajudar a alinhar as necessidades internas da empresa com as soluções oferecidas pelas locadoras. Confira um passo a passo para aumentar as chances de bons acordos!

Identifique as necessidades da empresa

Liste os principais destinos de viagem e entenda com que frequência os colaboradores precisam de locomoção. Avalie, por exemplo, se a empresa atua em polos industriais ou regiões com baixa oferta de transporte intermunicipal.

Considere a demanda interna

Levante o volume médio de viagens realizadas por mês e se isso é um ponto sazonal ou frequente. Além disso, calcule quantos desses deslocamentos seriam mais eficientes ou com menor custo com a locação de veículos.

Esses dados em mãos ajudarão a negociar valores mais atrativos junto às locadoras, além de apontar para ela a regularidade de demanda da sua empresa. Isso pode incentivar a prestadora de serviço a melhorar as condições, sabendo que esse será um serviço frequente.

Faça uma pesquisa de mercado

Pesquise e compare diferentes locadoras de veículos, avaliando não apenas os preços, mas também a cobertura geográfica, a qualidade da frota, a assistência 24h e a reputação no mercado.

Negocie descontos e pacotes corporativos

Busque acordos de acordo com o volume de locações mensais, fidelidade e relacionamento de longo prazo. Muitas locadoras oferecem descontos progressivos e benefícios exclusivos para empresas.

Avalie as condições contratuais

Ao receber a proposta de acordo, leia com atenção as diretrizes. Verifique o que ela apresentou sobre políticas de quilometragem, cobertura de seguro, taxa por adicional de condutor e política de cancelamento ou alteração de reservas e avalie se, de fato, é vantajoso para seu negócio.

Verifique serviços extras

Observe se a locadora inclui no acordo facilidades que podem ser importantes para seus profissionais, como GPS, cadeirinha para crianças (em caso de viagens com colaboradores que levam a família), upgrade de categoria e devolução em outro local sem taxas adicionais.

Como simplificar a gestão da locação de veículos?

Além da locação, há diversos pontos que influenciam a gestão de viagens corporativas. Esse acompanhamento pode se tornar complexo sem o uso de ferramentas voltadas para essa atividade. Portanto, contar com sistemas de automação de viagens corporativas e que centralizem as informações no dashboard é o caminho mais eficiente para o sucesso.

O uso dessas soluções permite:

• reservar veículos diretamente na plataforma, com integração às locadoras parceiras;
• monitorar despesas em tempo real, identificando centros de custo e unidades responsáveis pelos gastos;
• centralizar o controle financeiro das viagens, com relatórios detalhados e políticas de aprovação automatizadas.

Contar com os serviços de locadoras de carros é uma das estratégias mais eficientes para otimizar os custos e a logística das viagens corporativas. Isso pode não só ajudar no controle orçamentário, mas garantir que seus profissionais façam viagens que atendam aos interesses da empresa.

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