Como funciona o uso do celular corporativo?
Obviamente, é cada vez mais importante disponibilizar o uso do celular corporativo para os colaboradores nas empresas, seja para a equipe de vendas nas negociação com clientes, para o time de atendimento, suporte, pós-venda e de customer experience no relacionamento com os consumidores, para equipes de campo na prestação de serviços e por aí vai.
Além disso, a utilização dos dispositivos móveis por parte dos profissionais ganhou um impulso com a pandemia do coronavírus. Afinal, com o isolamento social e a necessidade de home office, para realizar a comunicação entre diferentes setores, filiais e até mesmo entre equipes, os negócios passaram a fornecer a opção do celular corporativo.
Até porque, no caso do emprego do celular pessoal dos funcionários para fins profissionais, as empresas deveriam arcar com os custos da conta. Então, muitas vezes, o uso do celular corporativo traz mais vantagens para as organizações, já que se torna inclusive um ativo da marca que pode ser transferido de um colaborador para outro.
Outras vantagens do celular corporativo estão associadas à economia. Isso porque é possível efetuar chamadas para diferentes celulares utilizando somente uma linha corporativa. Com isso, os custos das ligações são reduzidos. Sem contar que fica mais fácil conseguir descontos pela quantidade contratada.
Mas o que as empresas devem considerar em relação ao uso do celular corporativo no que diz respeito à legislação? É isso que vamos falar a seguir.
Existe lei sobre o uso do celular corporativo?
Podemos dizer que, basicamente, não existe legislação específica que aborde como deve ser feito o uso do celular corporativo. No entanto, muitas empresas levam em consideração, neste caso, o artigo 444 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Neste ponto, está previsto que cada organização tem liberdade para definir as regras relacionadas a normas internas, ações e comportamentos no ambiente de trabalho. Assim, a utilização dos dispositivos móveis também se enquadraria neste conjunto de regras.
Ou seja, na prática, essas diretrizes podem variar de acordo com cada marca. Portanto, cabe aos gestores determinar sua própria regulamentação sobre o uso do celular corporativo, como por exemplo:
-
Dentro ou fora do local de trabalho a depender das atividades realizadas;
-
Qual o horário de utilização;
-
Se pode ser usado para fins pessoais;
-
Como funciona a recarga ou pagamento da conta;
-
Entre outras definições.
Passo a passo para gerenciar o uso do celular corporativo
Então, se não existe uma legislação específica sobre o assunto, é importante que as empresas criem uma regulamentação interna tanto para evitar o uso indiscriminado e comportamentos inadequados, como para esclarecer aos colaboradores o que é permitido ou não. Vamos aos principais passos para essa definição:
1. Implementação e termo de uso do celular corporativo
Para começar, a empresa deve explicar que o celular corporativo é uma ótima ferramenta para os funcionários otimizarem suas funções de trabalho e diminuírem o gasto com o celular pessoal. Assim, os gestores devem mostrar como o aparelho funciona, como lidar com as ligações, recargas e outras questões necessárias para a utilização efetiva do dispositivo.
Além disso, não se esqueça de estabelecer cuidados de manutenção e conservação que os funcionários devem ter para evitar problemas e quebra do celular. Outro detalhe importante é fazer um termo de recebimento do aparelho para deixar claro que o telefone está sob uso, responsabilidade e cuidados de determinado colaborador.
2. Criação de uma política interna
É fundamental sempre ter uma política interna para apresentar os deveres, direitos e responsabilidades dos colaboradores no manuseio, na forma de lidar e no uso do celular corporativo e também do aparelho pessoal no ambiente de trabalho.
Não se esqueça de levar em conta as peculiaridades e diferentes necessidades da sua empresa na hora de passar essas normas para o papel, determinando as boas práticas esperadas da sua equipe.
3. Monitoramento do aparelho
Para garantir que os colaboradores cumpram com as práticas da política interna e também evitar furtos dos aparelhos, implemente formas de rastreamento e monitoramento do dispositivo. E, claro, avise aos colaboradores de que o telefone está sendo rastreado.
4. Divulgação das informações
Não adianta criar toda essa política e normas do uso do celular corporativo. É necessário também manter os funcionários informados sobre todas as condutas e responsabilidades. Por isso, vale a pena incentivar o conhecimento dos colaboradores sobre as regras e realizar ações para destacar os pontos mais importantes.
5. Reembolso dos gastos com o uso do celular corporativo
Por fim, as empresas devem estipular os processos de prestação de contas e reembolsos dos gastos com o uso do celular corporativo, principalmente se for um modelo pré-pago que exige a necessidade de recarga. Então, é bom definir o quanto os colaboradores podem gastar com as recargas, como deve ser feita a comprovação e quanto tempo demora para receber o ressarcimento.
Além disso, muitas vezes, caso o funcionário use seu celular pessoal com fins empresariais, pode ser que ele faça o pagamento da conta mensal e tenha que pedir o reembolso para a empresa.
Conheça a SAP Concur
Para o controle das despesas com o uso do celular corporativo e o gerenciamento dos demais gastos realizados pelos colaboradores, a SAP Concur tem uma ferramenta inovadora que vai facilitar a vida dos gestores. O SAP Concur Expense permite otimizar a prestação de contas, a geração de relatórios de despesas e acelerar o reembolso, com a possibilidade de enviar os comprovantes de gastos por fotos de celular e automatizar todos os processos de categorização de despesas e solicitação de reembolso.
Com isso, os gestores têm maior visibilidade financeira, maior controle e mais dados financeiros para embasar a tomada de decisão. Quer saber mais informações sobre o SAP Concur Expense?
Entre em contato conosco e descubra como fazer uma gestão de despesas mais fácil, rápida, automatizada e precisa.