Sistema de viagens e despesas corporativas: como funciona a implementação do SAP Concur Travel & Expense?

14/06/2022

Com o objetivo de te auxiliar a compreender melhor como funciona a implementação do SAP Concur Travel & Expense, conversamos com Anderson Koike, que desmistificou o pensamento de que softwares como o SAP Concur Travel & Expense são demorados e possuem processos muito burocráticos.
 
Continue com a sua leitura e confira toda a entrevista ping-pong abaixo:
 
Como funciona o processo de implementação do SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: As implementações seguem uma linha “Agile”, sendo iterativa nas fases de Requerimentos e de Configuração/Testes do projeto. Assim o cliente poderá se familiarizar com a navegação da ferramenta SAP Concur, desde o início do projeto, facilitando na coleta dos requerimentos funcionais para a configuração do Expense. Uma das ferramentas de comunicação que utilizamos como repositório de documentos do projeto, e também para receber e acompanhar qualquer pedido de mudança de configuração, é o da plataforma iMeet, que prove agilidade ao time do projeto, tanto da SAP Concur quanto do cliente. E todos os detalhes das atividades acima, e de outras entregas do projeto, estão no nosso cronograma template, em formato MS Project (.mpp). Com o template, é possível que o time do cliente consiga entender as atividades do lado dele, assim alocar os recursos necessários, pois praticamente 80% das atividades do projeto dependerão deles.
 
Qual é o tempo de implementação da ferramenta?
KOIKE: Seguindo a premissa de que 80% das atividades do projeto estão do lado do cliente, o time do SAP Concur acompanhará a velocidade do time do cliente. Em média, as implementações rápidas ocorrem em 3 meses, mas temos alguns casos de clientes que fizeram em menos tempo.
 
O que uma empresa precisa ter para implementar o SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: Ter o escopo bem definido, possuir os recursos alocados, evitar de efetuar qualquer mudança de banco, agência de viagem (para o módulo de Travel), e alterações drásticas na politica de viagens e de reembolso durante o projeto, pois como se trata de uma política que envolve a empresa toda, estas mudanças podem levar tempo para serem definidas pelas áreas de RH, Auditoria, Finanças, etc, e poderiam afetar negativamente no tempo do projeto, ou até mesmo a sua paralisação.
 
Empresas que não possuem o ERP SAP, podem implementar o SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: Sim, o SAP Concur proporciona a opção para o cliente que não possui SAP ERP, um extrato contábil, em formato .txt, que poderá também ser enviado pela infra de SFTP. Assim o cliente terá a liberdade de trabalhar no desenvolvimento do programa para o consumo do extrato para a contabilização no seu ERP.
 
Quais são os principais desafios na implementação do SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: Além de todos os itens mencionados nas respostas anteriores, o principal é que o cliente sempre planeje e execute o seu Change Management, pois ele é a chave para sucesso da adoção do SAP Concur pelos colaboradores.
 
Como funciona o suporte da SAP Concur durante a implementação e sustentação do SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: O período de hypercare é feito pelo próprio time de implementação do SAP Concur, e depois é feita a transição para o time de Suporte do SAP Concur, através de um Onboarding, onde o time do suporte apresenta os SLAs, tiram dúvidas, entre outros pontos para que a transição seja a mais suave possível.
 
Como as empresas conseguem personalizar o SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: Como o SAP Concur é uma solução SAAS, o cliente não tem a opção de personalizar (ou customizar), por exemplo, mudar um botão de lugar, de cor. Mas a ferramenta possibilita uma variedade de Configurações funcionais, onde é possível adicionar um campo novo no cabeçalho do Relatório de Despesa, por exemplo. Além de possibilitar a configuração de regras de auditoria, como limite diário de almoço, e sobre o fluxo de aprovação, onde é possível trabalhar nas etapas de aprovações que o cliente deseja ter para uma melhor auditoria dos relatórios de despesas, antes de serem liberados para a contabilização.
 
Quais são as principais características do SAP Concur Travel & Expense que facilitam a sua implementação?
KOIKE: Por ser uma ferramenta em nuvem, SAAS, ela proporciona agilidade para o seu usuário na prestação de contas, seja através do aplicativo SAP Concur (IOS e Android), como também do navegador.
 
Quais são as medidas recomendadas pela SAP Concur durante a pós a implementação do SAP Concur Travel & Expense?
KOIKE: Com o Go-live, a jornada de adoção é iniciada, e é preciso manter acompanhamento e execução do Change Management mesmo após o término do projeto para garantir a adoção do SAP Concur pelos colaboradores.