Por que investir em uma solução de controle de despesas? Veja 7 razões

07/04/2020

Gerir com efetividade os gastos de uma organização é um desafio para diversos empreendedores. Por isso, diferentes líderes recorrem à tecnologia como meio bastante eficiente para tal, como o sistema de controle de despesas. O principal motivo para essa busca por adaptação é que há uma série de dificuldades que permeiam o gerenciamento de custos. 

Por sua vez, não estão relacionadas apenas aos processos internos, como os gastos internos, mas também com toda a administração do negócio, desde uma boa gestão de produtividade até a otimização de procedimentos. Desse modo, para te ajudar a compreender um pouco mais sobre esses gargalos, elaboramos um conteúdo completo. Além disso, confira algumas razões para automatizar o fluxo financeiro e quais os benefícios.

Principais dificuldades do controle de despesas corporativas

Dentre as principais diversidades para manter um gerenciamento de custos efetivo está o fluxo manual. Planilhas, cadernos de anotações, blocos ou arquivos soltos em uma pasta central são alguns dos recursos que grande parte das empresas utilizavam antigamente. Entretanto, atualmente, esse tipo de controle tende a gerar muito mais trabalho e problemas, além de resultar em prejuízos. Isso porque esse método é limitado e não atende completamente as necessidades atuais das corporações. Com isso, surgem erros de processos, retrabalhos e ineficiência operacional. Da mesma forma é a credibilidade da instituição. Todos esses problemas resultam em desconforto tanto para os funcionários quanto para os clientes, prejudicando a imagem da companhia frente ao mercado. 

Veja 7 razões para adotar um sistema de controle de despesas

De acordo com um levantamento realizado pela PwC, 80% dos respondentes acreditam que a escassez de habilidades técnicas é uma das lacunas do desenvolvimento das empresas. Por essa razão, as organizações têm tido dificuldades para adotarem medidas inovadoras. Além disso, o mesmo estudo acredita que a tecnologia é uma das soluções desse problema. Por isso, elencamos abaixo 7 razões para automatizar seus processos financeiros com o auxílio do sistema de controle de despesas.

1 - Mais automação e produtividade

Como citamos, instituições que mantêm os procedimentos antigos possuem um problema bastante prejudicial: a ausência de efetividade nos resultados operacionais. Já com a ajuda do sistema de controle de despesas essa realidade é outra. A ferramenta permite a automação de todas as atividades manuais de acordo com as políticas da empresa e suas necessidades. Com essa possibilidade, os profissionais conseguem concentrar esforços naquilo que realmente é importante, aumentando os retornos positivos e a produtividade de todo o time.

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2 - Possibilita o compliance

Um desejo muito comum de todas as empresas é parametrizar dados e centralizar informações e isso é possível por meio do compliance, que consiste em todas as normas internas da companhia. Entretanto, para implementar medidas do tipo, é fundamental adotar uma plataforma que auxilie no gerenciamento e acompanhamento dessas ações e o sistema de controle de despesas é um ótimo aliado.

3 - Adaptado a qualquer dispositivo

Um dos problemas dos métodos de gestão antigos é a carência de possibilidades. Ou seja, apenas é possível atualizá-los por meio de computadores com acesso a redes internas e físicas, como servidores. Mas, contar com uma ferramenta de gastos é sinônimo de completa agilidade, pois ela pode ser acessada por qualquer dispositivo e em qualquer lugar, isso porque todas as informações são armazenadas em nuvem.

4 - Permite análise de dados e visão geral dos gastos

Uma das bases do gerenciamento financeiro é a análise. Por meio de um acompanhamento crítico de todos os números é possível cortar despesas desnecessários, eliminar custos operacionais e decidir os melhores investimentos para a organização. O sistema permite tudo isso. Com layouts simples e adaptáveis, pode-se monitorar todos os gastos em tempo real, possibilitando, inclusive, medidas rápidas em casos de necessidades.

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5 - Viabiliza o recebimento de recibos eletrônicos

Centralizar as notas para reembolsos é um desafio. Entretanto, quando não feito corretamente pode gerar uma série de problemas para a organização, como prejuízos, pagamentos errados ou perda de documentos. O sistema de controle de despesas soluciona essa dificuldade com efetividade, pois possibilita que todos os colaboradores enviem as notas por uma mesma ferramenta. Desse modo, os líderes conseguem acompanhar e aprovar pagamentos de maneira prática. Além disso, não se perde registros, isso porque os recibos ficam armazenados na nuvem e podem ser visualizados a qualquer momento.

6 - Concilia as despesas com integração de cartões

Além das notas e dos gastos comuns de uma instituição, é possível integrar à plataforma de gestão também os cartões de créditos corporativos, gerando, assim, informações mais acertadas em relação aos custos gerais.

7 - Acompanhamento dos resultados por meio de relatórios

Finalmente, o sistema de controle de despesas gera relatórios completos de acordo com as precisões da organização. Com esse tipo de recurso, o gestor possui mais embasamento para tomadas de decisões estratégicas e assertivas, que viabilizam o crescimento dos negócios.

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