Passo a passo: como montar um relatório de despesas de viagem corporativa

SAP Concur Team | 18-03-2020

Uma das principais dificuldades de empresas que contam com uma grande quantidade de funcionários em deslocamentos é a elaboração de um relatório de despesas de viagem. Na prática, esse documento tem por objetivo exemplificar todos os gastos gerados com determinadas locomoções. De modo geral, o registro possibilita a centralização de informações, potencializa uma gestão mais efetiva e diminui riscos de erros. De acordo com um levantamento da Nexonia, 43% das empresas levam em torno de 8 dias na elaboração do relatório de despesas de viagem e apenas 22% precisam de 1 a 3 dias. Conforme outro estudo, por ano, as corporações gastam um pouco mais de 3.000 horas preenchendo esses documentos. 

Nesse sentido, é de suma importância que esse processo seja otimizado e simples, pois, caso o contrário, é capaz de atrasar os fluxos da companhia e abrir espaços para falhas ou, até mesmo, fraudes. Levando esses aspectos em consideração, confira abaixo os benefícios de estabelecer uma política de viagens efetivas e o passo a passo para elaborar um relatório de despesas eficaz.

Qual a importância de estabelecer uma política de viagens?

A política de viagens pode ser definida como uma série de normas que regulamentam os processos estabelecidos nos deslocamentos corporativos. De modo geral, essas diretrizes visam padronizar as atualizações e manter todos os colaboradores alinhados. Entretanto, os benefícios de um regimento bem delimitado são muito maiores. Isso porque possibilita a redução de custos, maximiza a produtividade e otimiza a gestão de recursos.Tudo isso gera um cenário bastante positivo para a organização, pois permite tomadas de decisões mais estratégicas por meio do acompanhamento de todos os reportes. 

Passo a passo: veja como elaborar um relatório de despesas de viagens corporativas

Com a política de deslocamentos em mãos, é momento de planejar o relatório de despesas de viagem corporativa. É fundamental que esse documento se adeque inteiramente às normas já estabelecidas, de modo a garantir o controle efetivo sobre os processos. Além disso, antes mesmo de padronizar esse registro, é importante já determinar algumas despesas (como reservas em hotéis e passagens aéreas) e definir os gastos reembolsáveis. Com isso, confira outros dados fundamentais que o relatório deve conter.

Inclua as principais informações sobre a viagem

Muitas organizações acabam se perdendo na validação do relatório de despesas de viagem por falta de informações. Por isso, é essencial que seja o mais completo possível. Nesse sentido, podemos elencar elementos como:

  • Nome, cargo e setor do viajante;

  • Itinerário;

  • Horários;

  • Destino;

  • Motivo principal do deslocamento;

  • Custos já previstos.

Separe os custos antecipados dos reembolsáveis

Como citado, já é possível estimar alguns valores, pois são padrões de qualquer tipo de locomoção. Entretanto, é fundamental que eles sejam descritos nos relatórios. Da mesma forma, o documento deve conter um espaço para os gastos restituíveis (geralmente compostos por alimentação e transporte), para facilitar os reembolsos.

Adeque o relatório de despesas de viagem às políticas de reembolsos

Além disso, o relatório de despesas de viagem deve ser padronizado com as normas de ressarcimento da organização. Ou seja, quais os limites de gastos para cada item? Como as notas são enviadas, validadas e armazenadas? Como acompanhar esses valores? Eles serão verificados pelos gestores antes de chegarem ao financeiro? Quais os prazos? Tudo isso deve ser claro principalmente para os colaboradores, de modo a manter o máximo de transparência possível e evitar problemas gerados por erros ou desinformação.

Implemente a padronização para todos os funcionários

Para que a gestão de despesas corporativas seja devidamente empregada e gere resultados positivos, é fundamental que todos os colaboradores, independente do setor ou cargo, sigam as normas à risca. Imagine, por exemplo, um Gestor de TI preencher o relatório de despesas de viagem diferente do Analista de Projeto. Ou, ainda, o Gerente do RH colocar informações distintas do Assistente de Comunicação. Seria uma loucura, não é mesmo? Por isso, todos os padrões já estabelecidos nas políticas organizacionais devem ser adotados por todo o time sistematicamente.

Não deixe a tecnologia de lado

Atualizar os gastos envolvidos nos deslocamentos pode levar muito tempo se for realizado manualmente. Nesse cenário, uma saída bastante efetiva é adotar um sistema para gestão e elaboração do relatório de despesas de viagem, como a SAP Concur Travel. De maneira geral, a plataforma permite todo o controle de um deslocamento, além de integrar com facilidade os setores envolvidos. Agregando inovação e tecnologia, a SAP Concur Travel consiste na melhor alternativa do mercado, isso porque resulta em processos mais transparentes, etapas otimizadas e, ainda, é capaz de reduzir os custos da empresa.

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