Os colaboradores estão felizes. As finanças estão felizes. É algo que está na água?

04/09/2020

Quando você fala sobre apertar o orçamento e controlar os custos, a conversa normalmente não termina com os colaboradores sorrindo. Na maioria das vezes, cortar gastos não melhora nada para sua força de trabalho, muito menos a satisfação no trabalho.

Mas, no caso de gastos com viagens e despesas, cortar custos realmente elimina dores de cabeça e aborrecimentos, melhorando a experiência do colaboradore aumentando a produtividade. Vamos dizer novamente: Você vê economias, os colaboradores estão mais felizes e a produtividade aumenta. Sério?

As empresas que oferecem experiências excepcionais de colaboradores normalmente veem:

  • Produtividade 17% maior
  • Rentabilidade 21% maior
  • Rotatividade 24% menor

– Estudo do Gallup de 2017, Estado do local de trabalho global

 

Quando sua empresa puder controlar a qualidade dessas experiências e os custos que acompanham, você poderá tomar decisões mais inteligentes e mais rápidas com base em dados mais precisos e oportunos. Está tudo descrito nesta Lista de verificação de 7 etapase não é tão complexo quanto você imagina.

 

Não é mágica. Nem é complicado

Veja como funciona uma solução melhor de T&E, em três etapas fáceis.

  1. Você fornece aos colaboradores um aplicativo simples para gerenciar quilometragem, viagens de negócios e todos os detalhes de suas despesas.
  2. Eles tiram fotos dos recibos e elimina o papel.
  3. As cobranças são automaticamente carregadas nos relatórios de despesas deles e assim, eles não precisam preencher nada.

Elimina as tarefas manuais e pouco significativas de um colaborador. Isso os deixa satisfeitos. Mas o que isso significa para o pessoal do financeiro?

  1. Todos os detalhes do itinerário são capturados e as políticas são seguidas automaticamente.
  2. Todos os seus gastos com viagens e despesas são categorizados e discriminados automaticamente (e com precisão), para que não haja espera até o final do mês para descobrir o que restou.
  3. Você pode definir controles de gastos antes que o dinheiro saia pela porta.
  4. Você sabe onde seus colaboradores estão, com base nos detalhes da reserva e nos dados do cartão corporativo, para mantê-los seguros onde quer que estejam.

 

A escolha e o controle não são uma coisa ou outra

Parece pouco intuitivo, mas oferecer aos colaboradores mais opções sobre como e onde reservar suas viagens oferece a você mais detalhes sobre as reservas deles e, por fim, mais controle sobre o que eles estão gastando. Adicione um pouco de inteligência artificial, aprendizagem de máquina e outras habilidades técnicas, e você não apenas permanecerá no topo da política, mas também estará à frente dos requisitos regulamentares. Sem qualquer aborrecimento.

Mas somente se você tiver os sistemas certos implementados.

Se, em vez disso, você estiver contando com o software preexistente e na supervisão prática para policiar comportamentos de reserva e decisões de gastos, os gastos ocultos são quase uma garantia. A única questão é quanto. Manter o status quo também é uma maneira muito boa de evitar que os colaboradores se envolvam em atividades desnecessárias.

E claro, você quer que seu pessoal esteja fazendo o trabalho que importa, mas quanto realmente importa a satisfação geral deles com isso? De acordo com uma pesquisa de colaboradores do Gartner de 2019, os colaboradores que estão satisfeitos com sua experiência têm:

  • 60% mais chances de relatar uma grande intenção de permanecer na organização atual.
  • 52% mais chances de relatar alto esforço discricionário.
  • 69% mais chances de ter um alto desempenho.

Infelizmente, apenas 13% dos colaboradores indicam que estão totalmente satisfeitos no momento com sua experiência no trabalho.

Em outras palavras, mantê-los satisfeitos não é realmente uma opção. É um requisito. E se você quiser saber como corresponde, dê uma olhada nesta lista de verificação rápida.

  Novamente, as tecnologias que possibilitam controlar os gastos e melhorar as experiências quando alguém está em trânsito são as mesmas tecnologias que controlam os gastos e melhoram as experiências quando todos estão fora do escritório. Elas trabalham para manter as pessoas seguras e felizes onde quer que elas estejam trabalhando e reduz os encargos administrativos enquanto aumenta o controle sobre os custos.

 

Você está feliz. E sabe disso

Não se trata de uma experiência de trabalho positiva, graças a menos trabalho, mas de facilitar o trabalho. Trata-se de automatizar processos manuais e eliminar a entrada de dados propensa a erros. Trata-se de aplicativos intuitivos que permitem que as pessoas gerenciem despesas e viajem da maneira que desejam.

Quando você oferece aos colaboradores esse tipo de simplicidade, eles terão mais tempo para um trabalho mais importante e se sentirão melhor com o trabalho que estão realizando.

É um processo mais fácil e agradável que oferece mais controle. Portanto, os colaboradores seguem com prazer a política e você está visualizando todos os seus gastos. E quando você vê mais, economiza mais.

 

Quem não ficaria feliz com isso?

Encontre 7 maneiras de criar uma empresa mais resiliente controlando custos, melhorando experiências e descobrindo economias. Leia a lista de verificação.