O que significa T&E?

O termo T&E é usado frequentemente nos negócios e, como com a maioria das siglas comerciais, as pessoas assumem que ele é entendido automaticamente. Caso você já tenha se perguntado o que realmente significa T&E ou lido por aqui ou em algum artigo de finanças, explicaremos não apenas o que é, mas também por que o termo é importante no mundo dos negócios e como prestar atenção nos seus gastos com T&E pode economizar tempo e dinheiro.

O básico: O que significa T&E?

O termo "T&E" significa "viagem e despesa" (travel and expense). Essas frases (T&E, viagens e despesas) são frequentemente usadas quando se fala em um grande custo operacional para empresas que dedicam, em média, 10% de seus orçamentos a T&E. Portanto, é um termo muito importante se você se preocupa em cortar custos ou tornar seus processos de negócios mais eficientes.

Quais são as implicações comerciais?

O gerenciamento de despesas de T&E é considerado o segundo custo operacional mais difícil de controlar. Faz sentido quando você pensa sobre isso, porque o orçamento de viagens e despesas da sua empresa é um dos principais locais onde você pode procurar reduzir custos, mas seus dados provavelmente são armazenados em vários locais, dificultando a consolidação e a avaliação.

O que isso significa para você?

Se você estiver envolvido na redução de custos da empresa - você pode ser um CFO, diretor financeiro ou qualquer pessoa em gerenciamento financeiro, então sabe que é necessário economizar dinheiro. Porém, se economizar dinheiro com despesas de viagens de negócios não parecer uma prioridade, considere o seguinte:

Primeiro, talvez você não consiga identificar exatamente quanto sua empresa está gastando em T&E neste momento. Você não é o único. 80% das organizações ainda dependem de processos manuais, deixando muitas oportunidades para erros humanos. E, se o seu sistema não estiver capturando gastos onde e quando acontecem, você não estará gerenciando todos os seus gastos.

Segundo, você pode pensar que não há maneiras de economizar muito dinheiro na sua conta de despesas. Felizmente, este não é o caso. Uma vez que as empresas sabem de seus gastos reais (e um bom sistema de T&E informará isso), muitas vezes ficam surpresas com o quanto gastam com o mesmo fornecedor ou com quantos funcionários podem estar gastando sem constar na política. As informações anteriores fornecem uma excelente vantagem para negociar preços mais baixos com os fornecedores. O último caso mencionado garantirá que você não pague por faturas duplicadas ou outras despesas fraudulentas. De fato, quase 20% das despesas de T&E não constam na política.

Os benefícios de melhorar os processos de T&E também são aplicáveis aos viajantes a negócios. Nem todos os seus funcionários viajam com frequência, mas mesmo que quase nunca viajem ou enviem despesas, as chances são de que ocasionalmente eles precisem comprar coisas para a empresa do próprio bolso. E, quando isso acontecer, eles vão querer saber que serão reembolsados prontamente.

Um bom sistema de gerenciamento de T&E fornecerá visibilidade de seus gastos e reembolsará os funcionários mais rapidamente, garantindo que eles enviem despesas que cumpram a política de T&E da sua empresa.