Como calcular quilometragem para realizar reembolso

SAP Concur Team | 09-06-2022

As despesas de transporte também estão incluídas nos deslocamentos feitos em viagens. Muitas vezes, o próprio funcionário prefere viajar de carro e, ao fim, a empresa necessita realizar o reembolso.

 
Calcular a quilometragem não deve ser uma dificuldade, mas, para que não reste dúvidas, ensinaremos de modo claro como realizar esse procedimento. O primeiro passo é saber quantos quilômetros o carro percorre por litro de combustível. Depois, a distância a ser percorrida, pedágios e gastos com estacionamento. Esse cálculo auxilia a empresa a saber se o custo total é vantajoso e também para realizar o devido reembolso.
 
No blog de hoje, preparamos um conteúdo completo com algumas dicas para facilitar esse cálculo.
 

O que é calcular quilometragem?

Calcular a quilometragem para reembolso é receber de volta um valor gasto em um deslocamento. No mundo corporativo, é muito comum que as instituições precisem que os colaboradores viagem com seu carro pessoal e, por isso, essa prática acontece.
 

Como é a política de reembolso por quilometragem?

É um documento que esclarece todas as condutas para que ocorra o reembolso por quilometragem na empresa. Ela é responsável por fornecer todas as informações para que o colaborador tenha suas despesas devolvidas.
 
Em um termo desses, é possível ter os seguintes tópicos:

Tipos de despesas de quilometragem que são reembolsadas

Na política de reembolso, a empresa precisa determinar quais são as despesas que entram no reembolso para que não haja dúvidas por parte do colaborador.
 
Valor máximo para reembolso das despesas de quilometragem.
 
Também é preciso estipular qual o valor máximo do reembolso, limitando, por quilometragem, em deslocamentos que são flexíveis.

Prazo para pagamento do reembolso

O prazo para o pagamento do reembolso é uma prática que deixa o colaborador mais à vontade para realizar as viagens da empresa, pois sabe que, em determinado dia, terá o seu pagamento de volta.
 

Quais são as vantagens de ter uma política de como calcular quilometragem?

Ter em detalhes uma política de reembolso ajuda a empresa a mitigar os riscos de gastos desnecessários, bem como de reembolso errôneo por parte da área financeira. Também é um resguardo contra ações trabalhistas referente aos pagamentos de deslocamentos, pois tudo está acordado entre ambas as partes.
 

Como calcular quilometragem para realizar reembolso

Alguns aspectos como pedágio e taxas são contabilizados ao calcular quilometragem. Portanto, aprenda passo a passo desse cálculo abaixo:

1- Defina as despesas reembolsáveis

A política de reembolso da empresa precisa que as despesas estejam organizadas para dar continuidade ao processo. Por isso, estabeleça o que é e o que não é reembolsável, como:
 
  • combustível;
  • seguro;
  • taxas do DETRAN (licenciamento e DPVAT);
  • limpeza;
  • manutenção;
  • depreciação do veículo.

2- Veículo utilizado

O ano de fabricação, a marca e o modelo tem relação com o consumo, os impostos e a manutenção para calcular a quilometragem. Ao solicitar um reembolso, todos esses detalhes devem estar no documento.

3- Combustível

Para calcular o combustível, é preciso saber o consumo do carro e o valor do combustível, depois, dividir o litro do combustível pelo consumo. Assim, terá o valor de cada quilômetro rodado.

4- Seguro

O cálculo do seguro é feito da seguinte maneira: divida o valor contratado pelo colaborador pelo número de quilômetros rodados durante o ano. Geralmente, a empresa fica responsável por 50% do valor.

5- IPVA e Licenciamento

As taxas anuais podem ser colocadas no acordo da empresa com o colaborador. O cálculo também é feito com a soma dos impostos e a divisão pelos quilômetros rodados no ano. Como o item acima, a empresa também pode arcar com 50% dessa despesa.

6- Manutenção

Os gastos com manutenção também podem ser acordados pela empresa e pelo colaborador em 50% para cada.

7- Limpeza

O cálculo da limpeza mensal do carro pode ser feito pela quantidade de quilômetros rodados dividido pelo número de limpezas.

8- Conte com a tecnologia

Por fim, não podemos falar sobre como calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa sem citar a importância da tecnologia.
 
Com uma ferramenta apropriada, a sua organização consegue não somente estimar melhor o gerenciamento de gastos, mas também o controle de reembolsos, recebimentos de comprovantes e a elaboração de relatórios.
 

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