VMware

A VMware é famosa por transformar setores inteiros de mercado ao fornecer as tecnologias inovadoras de que as organizações necessitam para competir no mundo digital. Portanto, não é surpresa que essa empresa inovadora esteja buscando continuamente maneiras de transformar e otimizar seus próprios processos internos para melhorar a produtividade e a capacidade de expansão, e fornecer a percepção analítica que sua equipe de liderança requer para tomar decisões estratégicas.
 

Essa busca é o que motivou os líderes da empresa a procurarem uma forma melhor e mais transparente de gerenciar as despesas dos colaboradores.
 

“Nossos colaboradores enviavam solicitações de reembolso por um sistema antigo e com uma interface de usuário muito complicada. Eles tinham de fazer login na VPN antes e, depois, ir de tela em tela para anexar recibos digitalizados até concluir o processo”, lembra Reema Mukherjee, Diretora de Sistemas e Soluções Financeiras da VMware. “Como depois de enviado, o relatório de despesas ainda precisava passar por diferentes integrações, ele chegava em nosso departamento de contas a pagar com um certo atraso. Se o colaborador cometesse algum erro ou se faltassem informações, o departamento de contas a pagar precisava enviar de volta ao gerente de aprovação, o que retardava ainda mais o processo.”
 

Como as auditorias eram realizadas manualmente, era analisada somente uma amostragem aleatória dos 150 mil relatórios de despesas gerados a cada trimestre. Isso dificultava as verificações de conformidade e — o que é mais importante — não dava à equipe de liderança da empresa uma visibilidade em tempo real dos gastos globais.
 

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